Die Kosten für Kopieren, Faxen und Drucken machen bis zu drei Prozent des Gesamtjahresumsatzes eines Unternehmens aus. Sehr häufig trifft man bei der Analyse dieser Kosten auf Strukturen, die über die Jahre gewachsen sind, ohne dabei ein bestimmtes Konzept oder eine Strategie zu verfolgen. Der so entstandene «Wildwuchs» führt dazu, dass sich die wenigsten Unternehmen im Klaren darüber sind, wieviel sie für den Druck ihrer Dokumente ausgeben und welche ihrer Druckausgabegeräte unter- oder überlastet sind. Laut einer aktuellen IDC-Studie wissen 70 Prozent der Unternehmen nicht, wie hoch ihre Outputkosten sind. Hinzu kommt, dass einer Umfrage von Ipsos zufolge eine von sechs Seiten direkt in den Papierkorb wandert, ohne je gelesen worden zu sein. Der unnötige Papierverbrauch verursacht nicht nur hohe Kosten, sondern schadet auch der Umwelt.
Output-Geräte sinnvoll verteilen
Ein wichtiges Ziel von MPS ist es daher, die richtige Menge der geeigneten Outputgeräte an der passenden Stelle zu plazieren. So werden die Geräte optimal eingesetzt und ausgelastet, was die Outputkosten erheblich verringert. Greifen beispielsweise mehrere Mitarbeiter auf ein Gerät zu, verringern sich die Anzahl der Geräte und damit auch die Anschaffungs-, Wartungs-, Reparatur- und Energiekosten. Gleichzeitig kann ein leistungsfähiges Gerät mit niedrigeren Seitenkosten eingesetzt werden. Das Gerät muss aber den jeweiligen Anforderungen gerecht werden. Der Einsatz eines A3-Kopierers ist beispielsweise nur dann sinnvoll, wenn auch zahlreiche Dokumente im A3-Format kopiert werden. Tatsächlich werden in den meisten Firmen weniger als drei Prozent aller Seiten im Format DIN A3 benötigt.
Die richtigen Geräte sparen Kosten
Doch nicht nur die sinnvolle Verteilung der Output-Geräte trägt dazu bei, dass mit MPS Druckkosten reduziert und Prozesse optimiert werden. Die im Rahmen von MPS eingesetzten, modernen Geräte bieten noch weitere Möglichkeiten. Beispielsweise verfügen die meisten Drucker standardmässig über Duplex-Druck, der den Papierverbrauch um bis zu 50 Prozent reduziert. Anwender können initiierte, aber nicht mehr benötigte Druckaufträge bequem am Display des Druckers löschen – damit lässt sich die Zahl der unnötigen Ausdrucke erheblich reduzieren.
Darüber hinaus bieten moderne Geräte eine Scanvorschau und eine Multi-up-Funktion, bei der mehrere Seiten verkleinert auf einer Seite gedruckt werden. Gleichzeitig ist der Stromverbrauch geringer. Zusätzliche Applikationen unterstützen den Anwender dabei, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Druckprozesse zu optimieren. Diese Apps lassen sich individuell zusammenstellen und ermöglichen es, Output-Geräte flexibel auf die Anforderungen und Bedürfnisse einer bestimmten Abteilung oder des gesamten Unternehmens anzupassen. Beispielsweise können gescannte Artikel mit nur einem Klick per E-Mail an einen bestimmten Verteiler versendet werden.
Auch in punkto Sicherheit bieten moderne Outputgeräte umfassende Funktionen. So gibt es Dokumente im Unternehmen, die nur für einen kleinen Personenkreis bestimmt sind. Dazu zählen beispielsweise vertrauliche Unterlagen wie Kreditverträge, Personalakten oder Gehaltsabrechnungen. Aber auch bei weniger kritischen Dokumenten wie persönlichen Notizen oder Strategieentwürfen kann es sinnvoll sein, sie vor den neugierigen Blicken des Kollegen zu schützen. Moderne Output-Geräte sind daher mit einem speziellen Sicherheitskonzept ausgestattet: Der Druckauftrag wird erst nach Identifizierung des Mitarbeiters durch seine persönliche Chipkarte ausgeführt. So wird vermieden, dass gedruckte Dokumente, die nicht sofort abgeholt werden, im Drucker liegenbleiben und für jeden einsehbar sind.
Modulares Konzept
MPS sind als laufender Prozess zu verstehen, denn die Service-Leistungen werden kontinuierlich den Veränderungen und Weiterentwicklungen im Unternehmen angepasst. Grundsätzlich entscheidet jede Firma selbst, wie umfassend die Leistungen sind, die sie im Rahmen von MPS beziehen will. Das Konzept kann beispielsweise nur die Neuorganisation und stete Betreuung der Druckerinfrastruktur integrieren. Es bietet aber auch die Möglichkeit, weitergehende Service-Module zu beanspruchen: Beispielsweise lässt sich einrichten, dass das Outputgerät automatisch eine Meldung an den MPS-Dienstleister schickt, wenn ein neues Verbrauchsmaterial benötigt wird. Der Dienstleister kann den neuen Toner rechtzeitig bestellen und einsetzen – der Anwender braucht sich nicht mehr selbst um diese administrative Aufgabe zu kümmern. Ein weiteres Beispiel für einen variablen Baustein, wie ihn verschiedene Hersteller bieten, ist die Verwaltung digitaler Inhalte im Rahmen einer umfassenden Enterprise-Content-Management-(ECM)-Strategie. ECM umfasst Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten zur Unterstützung von Unternehmensprozessen. Dabei konzentrieren sich die MPS-Leistungen nicht mehr ausschliesslich auf die Optimierung der Output-Prozesse. Sie sorgen auch dafür, dass digitale Inhalte kontextabhängig abgelegt werden und unabhängig vom jeweiligen Format innerhalb eines Unternehmens von jedem Ort, jederzeit und von jedem Mitarbeiter schnell und einfach zugänglich sind. Damit werden sämtliche Prozesse rund um Dokumente beziehungsweise Content optimiert.
Andreas Duthel
Andreas Duthel ist Director
Lexmark Global Services DACH bei Lexmark Deutschland.
