Softwaregestütztes Arbeitsmanagement aus der Schweiz

Das Management softwaregestützter Arbeit in Unternehmen und Organisationen ganzheitlich zu betrachten ist für Heinz Scheuring – unter anderem Kolumnist von «Swiss IT Magazine» und Inhaber einer Schweizer Softwareschmiede mit seinem Nachnamen – ein Anliegen, das er seit langer Zeit mit grossem Engagement und spürbarer Begeisterung verfolgt. Zum Arbeitsmanagement gehören alle Aktivitäten und Aspekte, die sowohl den Arbeitsplatz des Einzelnen als auch die Arbeit des Teams ausmachen. Wichtig dabei sind etwa die Planung und Steuerung von Tasks und To-do’s und von Meetings, eine effiziente Verwaltung von Inhalten beziehungsweise Content, Wissensmanagement sowie die Unterstützung von Kreativität und Problemlösung, wie Scheuring in den einleitenden Worten zu seinem Buch «Effektiver Arbeiten mit SAMM» ausführt (Buch als PDF und online kostenlos).

SAMM und Hypermanager

Die Abkürzung SAMM steht für Software-orientiertes Arbeitsmanagement­Modell. Das Modell fasst alle Aspekte des Arbeitsmanagements zusammen, wobei vier Punkte als die «Big Four» im Zentrum stehen: Tasks, Meetings, Content und Wissen. Der Bereich Tasks umfasst die Planung und Steuerung von Aufgaben sowohl auf der persönlichen Ebene als auch mit Bezug auf Organisationseinheiten wie Teams und Abteilungen. Content meint die Erstellung und Verwaltung von Konzepten, Berichten und weiteren Inhalten, und zwar in allen Bereichen, in denen ein Unternehmen tätig ist – ob etwa Marketing, Produktentwicklung, Geschäftsleitung oder Personalverwaltung. Besonders wichtig in jedem Unternehmen und in jeder Organisation ist auch das Wissens- oder Knowledge-Management. Hier geht es darum, das im Unternehmen angesammelte Wissen und die Erfahrungen der Mitarbeitenden zu dokumentieren, damit sie später gezielt genutzt werden und die Effizienz und Wirkung der Arbeit verbessern können.

Aus dem Software-orientierten Arbeitsmanagement-Modell und aus dem Softwareentwicklungs-Know-how der bereits früher entwickelten und nach wie vor aktuellen Projektmanagementsoftware Ressolution ist das Arbeitsmanagement-Tool Hypermanager aus dem Hause Scheuring hervorgegangen. Wir konnten Hypermanager anhand einer Demoinstallation testen, in der die Bereiche Tasks und Content freigeschaltet waren. Die Lösung umfasst daneben weitere Bereiche wie Personen- und Kontaktmanagement (CRM), das Management von Links und Wissensmanagement. Man kann damit Präsentationen erstellen und abhalten, und das umfassende Content Management bietet eine gute Basis für die unternehmensinterne Information und für Aspekte der Problemlösung und Kreativität.


Was explizit nicht Teil von Hypermanager ist, sind Dienste wie E-Mail, Videoconferencing, Kalender und File Sharing. Dafür setzen die meisten Unternehmen bereits verbreitete Tools wie Onedrive, Outlook oder Teams sowie deren Gegenstücke ausserhalb des Microsoft-Universums ein.

Webbasiert und für Nutzer einfach zu bedienen

Hypermanager arbeitet mit einer webbasierten Oberfläche und wird üblicherweise aus der Cloud genutzt, wobei der Hyperscaler Amazon Web Services zum Zug kommt. Die Software lässt sich aber ebenfalls On-Premises installieren und eignet sich damit auch für Unternehmen mit höchsten Anforderungen an den Datenschutz.

Einzigartig an Hypermanager ist das zweistufige Navigationskonzept mit Primär- und Sekundärnavigation. Man bewegt sich in einem sogenannten Haus (möglich sind auch mehrere Häuser für unterschiedliche Bedürfnisse verschiedener Anwendergruppen) als oberste Ebene, darunter bilden gewissermassen die Stockwerke die zweite Ebene der Primärnavigation, dargestellt als Register respektive Reiter. Über die linke Seitenspalte der Oberfläche sind die Räume der jeweiligen Etage zugänglich – sie übernehmen die Sekundärnavigation. Technisch gesehen sind die Räume Objekte, die entweder eine statische Webseite, eine strukturierte Linksammlung oder das Resultat einer Datenanwendung präsentieren, die beim Klick auf ein Objekt rechts daneben angezeigt werden.


Interessant sind dabei natürlich vor allem die Datenanwendungen, mit denen sich äusserst flexibel nahezu jede gewünschte Kombination aus den in der gesamten Datenbank enthaltenen Informationen zusammenstellen lassen. Dies dank dem dynamischen Content Management, das in dieser Form keine vergleichbare Software anbietet – mehr dazu später. So basieren etwa die Bereiche Tasks, Meetings oder Schwarzes Brett auf Datenanwendungen, ebenso generell alles, was an Content angezeigt wird, mit Ausnahme der statischen Seiten.

Für die Mitarbeitenden spielen die dahinterstehenden technischen Details keine Rolle: Sie erhalten eine massgeschneiderte Oberfläche, in der sie das Gewünschte mit wenigen Klicks erledigen können. Zahlreiche häufig genutzte Datenanwendungen wurden von Scheuring bereits vorbereitet, weitere können geschulte Mitarbeitende – sogenannte Customizer – selbst erstellen und den Kollegen, Teams und Abteilungen zur Verfügung stellen.

Mächtiges Task Management

Die Datenanwendung für das Task Management zeigt exemplarisch, wie flexibel sich die Darstellung der Aufgaben den ganz persönlichen Bedürfnissen anpassen lässt. So ist die Taskliste nicht auf eine Ebene beschränkt, sondern kann hierarchisch strukturierte Tasks mit Subtasks auf beliebig vielen Ebenen aufnehmen. Die Ebenen mit Unterebenen lassen sich dabei auf- oder zugeklappt darstellen – und der jeweilige Auf-/Zuklappstatus kann durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das zugehörige Objekt in der Seitenspalte mit dem Befehl «Einstellungen speichern» für den späteren Wiederaufruf gesichert werden.

Will man mehrere Darstellungen zum schnellen Abruf sichern, muss das Objekt kopiert und wieder eingefügt werden. Dann kann beim eingefügten Objekt eine andere Darstellung eingestellt und gespeichert werden. Noch praktischer wäre dafür ein Befehl «Objekt duplizieren», der in Hypermanager jedoch fehlt.


Ein weiteres wichtiges Element der flexiblen Darstellungsmöglichkeiten sind die hierarchischen Vorfilter, die Hyper­manager unten in der linken Seitenspalte anzeigt. Auch hier erhalten die Mitarbeiter üblicherweise von Anfang an ein Set passender Vorfilter, mit denen sie beispielsweise nur Tasks, die sie selbst betreffen oder nur Tasks einer bestimmten Priorität anzeigen können. Zusätzliche Vorfilter konnten wir über den Befehl «Hinzufügen» relativ einfach definieren: Es erscheint ein Dialogfenster, in dem die für den Filter relevanten Felder und Inhalte eingetragen werden, wobei mehrere AND- oder OR-verknüpfte Bedingungen möglich sind.

Auch eine weitere Besonderheit von Hypermanager zeigt sich im Task Management: Rechts neben der hierarchischen, feldbasierten Taskliste (man kann dies via Definition auf einer tieferen Customizing-Ebene aber auch darunter anzeigen lassen), befindet sich ein Fenster, das zu jedem Eintrag in der Liste zusätzliche Rich-Text-Informationen (Content) aufnimmt.

Der dafür zu nutzende Rich-Text-Editor respektive dessen Bedienelemente erscheinen, sobald man den Content-Bereich anklickt. Der Editor bietet Optionen für Schriftarten, Schriftgrösse und Schriftdarstellung, Text- und Hintergrundfarbe sowie Listendarstellung an. Beim Klick auf das Drei-Punkte-Icon erscheinen weitere Optionen, darunter solche zum Einfügen und Bearbeiten von Links, Tabellen, Bildern und Videos, Quellcode, Sonderzeichen und Emojis. Insgesamt lässt der Editor kaum Wünsche übrig – und es ist, schon fast selbstverständlich, der genau gleiche Editor, wie er für jegliche Inhalte zur Verfügung steht. Denn eines der Prinzipien von Hypermanager ist, dass die Bedienung über die gesamte Plattform hinweg überall identisch sein soll. Wenn ein Unternehmen stattdessen für die verschiedenen Bereiche unterschiedliche Tools nutzt, kommt jedes mit eigenen Konzepten und Bedienungselementen daher, was übermässigen Schulungs- und Support mit sich bringt.

Dynamisches Content Management

Umfassende Content-Management-Möglichkeiten sind für effektives Arbeitsmanagement in vielen Bereichen unabdingbar. Und damit ist nicht die Ablage ­einzelner Dokumente auf einer File-­Sharing-Plattform oder gar auf der eigenen SSD gemeint. Inhalte lassen sich so nur schwer wiederfinden, nicht miteinander verknüpfen und sind nicht per se in den Arbeitskontext eingebunden. Enterprise-Content-Management-Systeme lösen solche Probleme laut Heinz Scheuring nur zu einem gewissen Grad: Sie funktionieren browserbasiert in der Art von Wiki-Systemen und verwalten Inhalte mittels HTML-Seiten, wie man sie vom Content Management für Websites kennt – ähnlich wie es bei Hypermanager früher der Fall war.

Seit 2021 ist Hypermanager gewissermassen um eine Dimension reicher. Die Plattform arbeitet nun mit dynamischem Content Management (DyCoS). Dies ­ermöglicht, dass Content in einer hierarchisch strukturierbaren Liste von Content-­Elementen, je nach Bedarf angereichert mit beliebigen Content-­Datenfeldern, verwaltet und bereitgestellt wird. So lässt sich zum Beispiel ein Buch oder längeres Dokument entweder strukturiert mit einer Liste (wie bei den Tasks) als Inhaltsverzeichnis oder fortlaufend und integral wie ein gewöhnliches Buch darstellen. Dazu werden auf Basis der Datenanwendung zwei sogenannte Produkte erstellt: Produkte sind für die Darstellung der Informationen aus der Datenanwendung zuständig und werden dazu als Objekte in die linke Seitenspalte eingefügt.


Oder man selektiert aus dem verfügbaren Content genau das, was benötigt wird und kann so Inhalte aus verschiedenen Quellen innerhalb Hypermanager zusammengefasst präsentieren. Die Basis für solche Darstellungen bildet jeweils eine Datenanwendung, unterstützt durch die raffinierten Filter- und Sortiermöglichkeiten der Plattform. Auf diese Weise entstehen Anwendungen wie Meetings oder Schwarzes Brett/Blog. Die so eröffneten Möglichkeiten sind praktisch unbegrenzt – aber die Entwicklung erfordert tiefere Kenntnisse der Plattform, Erfahrung mit dem Aufbau von Datenanwendungen und einiges an Arbeit seitens der Customizer.

Gerade das dynamische Content Management zeigt die zwei Seiten von Hypermanager: Für die Mitarbeitenden sehr einfach zu bedienen, «unter der Haube» aber komplex und technisch ausgefeilt – und es kommen immer wieder neue Features hinzu.

Fazit

Hypermanager überrascht durch seinen erfrischenden Ansatz als umfassendes Tool für alle wichtigen Bereiche des softwaregestützten Arbeitsmanagements: flexibles Task Management mit hierarchischen Tasklisten und Zusatzinformationen, Meetings, ausgeklügeltes Content Management mit statischer Darstellung oder dynamischer Aufbereitung mittels Datenanwendungen, Wissensmanagement, Personen- und Kontaktmanagement sowie Basisdienste wie etwa Link Management. Die Bedienung für Mitarbeitende ist einfach und über die ganze Plattform konsistent. Wer Hilfe braucht, kann über das Fragezeichen-Icon an jeder Stelle dynamische Onlinehilfen abrufen. Die Oberfläche ist rein webbasiert, die Software läuft in der Cloud (AWS) oder On-Premises. Als Alternative zu Einzeltools und Content-Management-Systemen wie Onenote oder Confluence ist Hypermanager durchaus zu empfehlen.

Positiv
+ konsistente Bedienung
+ umfassende Funktionalität für die Kernaspekte des Arbeitsmanagements
+ einzigartiges dynamisches Content Management
+ ermöglicht Reduktion der Anzahl eingesetzter Tools


Negativ
- Preise könnten bei geringer Userzahl tiefer sein
- Customizing-Know-how erfordert einiges an Einarbeitung

Hersteller/Anbieter
Scheuring

Preis
Kauf: 2 User Fr. 1500.–, weitere User je Fr. 400.– (plus 18% Support/Upgrades); Nutzung in der Cloud: 42 Prozent des Kaufpreises pro Jahr (inklusive Support und stets aktuelle Version). Typische Kosten pro User/Monat variieren von Fr. 20.– bis Fr. 25.–

Wertung
Funktionalität 6 von 6 Sternen
Bedienung 5 von 6 Sternen
Preis/Leistung 5 von 6 Sternen
Gesamt 5,5 von 6 Sternen