Es muss nicht immer Microsoft Teams sein

Digitale Kollaborationsplattformen sind mittlerweile ein fester Bestandteil unseres Arbeitslebens. Vom Aufgabenmanagement über Videokonferenzen bis hin zum simplen Montags-Check-in um 9.00 Uhr ermöglichen uns diese Plattformen eine effiziente Teamarbeit. Microsoft Teams gehört zweifellos zu den führenden Lösungen in diesem Bereich. Doch es gibt auch andere Optionen, die es wert sind, genauer betrachtet zu werden.

Was Teams auszeichnet – und was nicht

Microsoft Teams fungiert als zentrale Kommunikationsplattform, bietet Videokonferenzen, Live-Chats, Dateifreigabe und einen integrierten Kalender. Als Teil des Microsoft-Ökosystems profitiert Teams von nahtloser Integration mit beliebten Anwendungen wie den Office-Apps oder Outlook.

Diese erwähnte Integration ermöglicht eine reibungslose Zusammenarbeit, kann aber gleichzeitig die Verbindung mit Konkurrenzprodukten erschweren. Die Synchronisierung eines Teams- mit einem Google-Kalender beispielsweise erfordert zusätzlichen Aufwand.


Darüber hinaus ist Microsoft Teams auf Plug-ins und Upgrades angewiesen, um bestimmte Funktionen anzubieten, die in anderen Softwarelösungen bereits Standard sind. Eine echte Achillesferse sind jedoch die begrenzte Anzahl an Kanälen, unflexible Berechtigungseinstellungen oder das unübersichtliche Dateiablagesystem.

Eine passende Alternative zu Microsoft Teams zu finden, ist dennoch nicht ganz einfach und hängt letztendlich von den spezifischen Anforderungen jeder Organisation ab. Die gute Nachricht ist jedoch, dass es eine ganze Reihe hochwertiger Konkurrenzlösungen von verschiedenen grossen und namhaften sowie auch kleineren, spezialisierten (Open-Source-)Anbietern gibt.

Nachfolgend werden mit Cisco Webex Teams, Google Workspace, Matrix/Element und Jitsi, Mattermost, Nextcloud, Slack, Spike sowie Zoom einige bewährte Teams-Alternativen kurz vorgestellt. Zudem finden Sie ab Seite 58 einen ausführlichen Test von Trident für Zoho Workplace.

Cisco Webex Teams: Die bewährte Alternative

Das Produkt Webex Teams (ehemals Spark) von Kommunikationsgigant Cisco ist eine Kollaborationsplattform, die Funktionen wie Video- und Audiokonferenzen, Instant Messaging, Datei­freigabe und virtuelle Whiteboards bietet. Mit Webex Teams können Benutzer nahtlos kommunizieren, Inhalte teilen und Projekte in Echtzeit bearbeiten, was zu einer verbesserten Zusammenarbeit und Produktivität führen kann.

Vorteile:
+ Interessante Videofunktionen wie die mobile Bildschirmfreigabe erweitern die Möglichkeiten der Zusammenarbeit
+ Unterstützung von Wearables ermöglicht flexibles Arbeiten von verschiedenen Geräten aus
+ Als Unternehmen, das sich auf Kommunikation spezialisiert hat, bietet Cisco eine umfangreiche Erfahrung und Expertise


Nachteile:
- Um den Kalender nutzen zu können, benötigt man den zusätzlichen Cisco Webex Hybrid Calendar Service und einen externen Client
- Im Vergleich zu anderen Alternativen eher teuer

Google Workspace: Die umfassende Alternative

Google hat seine bisherigen Geschäftslösungen wie Hangouts oder die G Suite in der umfassenden Plattform Google Work­space zusammengeführt. Diese Teams-Alternative bietet eine Vielzahl von Funktionen, darunter Videokonferenzen, einen integrierten Kalender, Einzel- und Gruppenchats sowie vieles mehr. Da viele Anwender bereits mit früheren oder anderen Google-Produkten vertraut sind, ist der Einstieg meist einfach. Alles in allem ist Google Workspace eine leistungsstarke Lösung für Unternehmen, die weniger strikte Anforderungen in Sachen Datenschutz haben.

Vorteile:
+ Nahtlose Integration von Google-Lösungen (obwohl nicht immer so leistungsstark wie Microsoft)
+ Skalierbarkeit und Flexibilität der Plattform


Nachteile:
- In den Basispaketen fehlen Funktionen wie Meeting-Moderation, Handheben oder die Aufzeichnung von Videoanrufen
- Der genaue Standort der Server wird nicht transparent angezeigt
- Die verwendete Software ist nicht Open Source

Matrix/Element und Jitsi: Die (noch) unbekannte Alternative

Gewissermassen einen Geheimtipp stellt die Kombination von Matrix/Element und Jitsi dar. Matrix ist ein offenes, dezentrales Kommunikationsprotokoll, das die Grundlage für Element bildet, eine benutzerfreundliche Chat-Plattform, die eine nahtlose Integration der Open-Source-Videokonferenzlösung Jitsi bietet. Verfechter von Open-Source-Lösungen und Datenschutz setzen bevorzugt auf diese Lösung.

Vorteile:
+ Dezentrales und offenes Protokoll: Benutzer können ihre eigene Infrastruktur betreiben oder einen Server ihrer Wahl nutzen
+ Es wird grosser Wert auf Datenschutz sowie die Sicherheit der Kommunikation gelegt, beispielsweise durch eine End-­to-End-Verschlüsselung
+ Nahtlose Integration von Jitsi für hochwertige Videokonferenzen innerhalb der Matrix/Element-Plattform


Nachteile:
- Grosses technisches Know-how erforderlich bei der Einrichtung und Konfiguration

Mattermost: Die flexible Alternative

Mattermost ist eine Open-Source-Plattform, die als Alternative zu Microsoft Teams mehr Sicherheit und Flexibilität verspricht. Mattermost kann entweder als Cloud-Lösung oder selbst gehostet auf privaten oder firmeneigenen Servern verwendet werden. Und obwohl die Lösung einige Funktionen wie Video- und Sprachkonferenzen oder einen Kalender nicht standardmässig bietet, ist sie eine spannende Alternative für verschiedene Branchen und insbesondere bei Entwicklern sehr beliebt.

Vorteile:
+ Open Source für eine höhere Sicherheit und Zuverlässigkeit
+ Self-Hosting-Option ermöglicht die volle Kontrolle auf eigenen Servern
+ Möglichkeit, andere selbst gehostete Open-Source-Anwendungen, beispielsweise für Videoanrufe, zu integrieren


Nachteile:
- Bietet standardmässig keine Video- oder Sprachkonferenzen
- Kein integrierter Kalender
- Erfordert ein gewisses technisches Verständnis, um die Vorteile optimal nutzen zu können

Nextcloud: Die sichere Alternative

Nextcloud ist eine weitere, äusserst vielseitige Alternative zu Microsoft Teams, die eine umfassende Lösung für eine effiziente Zusammenarbeit und Dateiverwaltung darstellt. Mit Nextcloud können Teams auf sichere Weise Dateien speichern, freigeben und gemeinsam bearbeiten. Ferner bietet Nextcloud auch Funktionen wie Echtzeit-Chat, Video- und Sprachanrufe, Kalenderintegration oder Aufgabenverwaltung und lässt sich flexibel erweitern.

Vorteile:
+ Mit selbst-gehosteten Optionen bietet man Unternehmen volle Datenkontrolle
+ Die Lösung bietet eine breite Palette an Funktionen sowie Erweiterungen


Nachteile:
- Die Einrichtung der selbst-gehosteten Variante erfordert technisches Know-how und Wartung

Slack: Die benutzerfreundliche Alternative

Slack ist eine top bewertete, Chat-zentrierte Collaboration-Plattform und perfekt geeignet für Anwender, die einen geradlinigen Kommunikationsstil bevorzugen. Ähnlich wie Microsoft Teams bietet Slack Sprach- und Videoanrufe innerhalb der Plattform sowie eine nahtlose Integration mit externen Anwendungen wie Zoom oder Bluejeans. Zudem ermöglicht Slack den Dateiaustausch und die Zusammenarbeit auch über die eigene Organisation hinaus.

Vorteile:
+ Unabhängigkeit von einem spezifischen Ökosystem
+ Benutzerfreundlichkeit


Nachteile:
- Kein integrierter Kalender
- Für Aufgabenmanagement sind Drittanbieter-Apps erforderlich, was zusätzliche Kosten bedeutet

Spike: Die E-Mail-basierte Alternative

Spike optimiert die E-Mail-basierte Zusammenarbeit und bietet Funktionen wie Videokonferenzen, Echtzeit-Chats und Datei­freigaben. Anders als Microsoft Teams nutzt Spike dabei die vertraute Posteingang-Oberfläche und stützt sich auf E-Mails, ein nach wie vor leistungsfähiges Werkzeug im Geschäftsumfeld.

Vorteile:
+ E-Mail-Integration ermöglicht eine nahtlose interne und externe Kommunikation
+ Vertraute Oberfläche reduziert die Schulungszeit und ermöglicht einen nahtlosen Start


Nachteile:
- Spike konzentriert sich in erster Linie auf die Verbesserung der E-Mail-Zusammenarbeit
- Derzeit steht noch keine native Linux-App von Spike zur Verfügung

Zoom: Die videofokussierte Alternative

Zoom ist eine äusserst beliebte Plattform für Videokonferenzen und Online-Meetings. Mit exzellenter Video- und Audioqualität sowie einer intuitiven Benutzeroberfläche bietet Zoom eine reibungslose Kommunikationserfahrung, die es mit Microsoft Teams aufnehmen kann. Im Vergleich ist der Funktionsumfang allerdings deutlich kleiner und man bietet weniger umfassende Team-Kollaborationsmöglichkeiten, beispielsweise für den Dokumentenaustausch oder integrierte Kalender.

Vorteile:
+ Hohe Video- und Audioqualität
+ Benutzerfreundliche und intuitive Benutzeroberfläche
+ Eine Vielzahl von Videocall-spezifischen Funktionen wie Bildschirmfreigabe, Chat und Aufzeichnungsmöglichkeiten


Nachteile:
- Beschränkungen in kostenlosen Versionen für Meeting-Dauer und Teilnehmerzahl
- Geringere Integrationsmöglichkeiten im Vergleich zu Microsoft Teams
- Fokussiert primär auf virtuelle Meetings und Videoanrufe

Spezifische Anforderungen bestimmen Lösung

Wie eingangs bereits erwähnt: In unserer zunehmend digitalen Arbeitswelt sind Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams unverzichtbar. Und wie diese kurze, nicht abschliessende Auflistung zeigt, gibt es durchaus Alternativen zum Platzhirsch, die verschiedene Anforderungen und Präferenzen in puncto Funktionsumfang, Integrationsmöglichkeiten, Sicherheit und Kosten erfüllen. Einer effizienten und reibungslosen Zusammenarbeit im Unternehmen steht damit nichts im Weg, ob mit Microsoft Teams oder einer der zahlreichen alternativen Lösungen auf dem Markt.

Der Autor

Clemens Bürli ist Geschäftsführer von BOW IT&T, einem noch jungen Schweizer Unternehmen, das sich mit Unomed.ch und Intrahub.ch auf Kollaborationslösungen für den Schweizer Markt spezialisiert hat.