Termine, Arbeitszeiten und Ferien im Griff

Mit der Cloud-basierten, kalender- und zeitorientierten Software Multical betreibt der Münchensteiner Anbieter Computerworks eine SaaS-Plattform, die drei Funktionsbereiche modular unter einem Dach vereint: Einen Teamkalender und Ressourcenplaner, eine Zeiterfassung für die Mitarbeitenden sowie eine Ferienverwaltung. Die drei Module lassen sich gemeinsam oder einzeln einsetzen, was sich auch im Preismodell widerspiegelt. Bis zu vier Nutzer kommen kostenlos in den Genuss des kompletten Funktionsumfangs. Für KMU mit mehr Mitarbeitenden hält Multical eine modulbasierte, an der Gesamtzahl User ausgerichtete Preisstruktur bereit: Pro Modul schlägt ein User mit monatlichen Kosten zwischen 60 Rappen (100 bis 250 User) und einem Franken (bis 10 User) zu Buche. Wer zwei oder alle drei Module bestellt, erhält einen Rabatt von 10 beziehungsweise 20 Prozent. Da die Funktionen der drei Module eng miteinander verzahnt sind, bringt Multical am meisten, wenn alle drei Module zum Einsatz kommen.

Basiseinrichtung in drei Schritten

Als Erstes werden bei der Einrichtung von Multical die grundlegenden Firmendaten erfasst. Dies erfolgt nach der Anmeldung mit dem Firmennamen und dem Hauptnutzer samt Passwort sowie einer Verifizierung per E-Mail in drei Schritten: Erfassung von Standort und Arbeitszeiten inklusive Normalarbeitsstunden pro Woche und Anzahl Ferientage bei 100 Prozent, Erfassung der Abteilungen und Erfassung der Mitarbeitenden. Im ersten Schritt kann man optional ein Bild hinzufügen, etwa das Firmenlogo, das dann anstelle des Multical-Schriftzugs links oben im Browserfenster erscheint.

Es empfiehlt sich, sich die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens gleich im zweiten Schritt vorzunehmen. So stehen die Abteilungen bei der Mitarbeitererfassung bereits zur Verfügung, und jeder Mitarbeiter kann von Anfang an einer oder mehreren Abteilungen zugeordnet werden. Bei der Definition der Abteilungen lässt sich für jede Abteilung ­bestimmen, wie viele Mitarbeiter gleichzeitig anwesend sein müssen und wie viele gleichzeitig fehlen dürfen – dies schlägt sich dann in der Ferienverwaltung nieder, die so auf Unterbesetzungen hinweisen kann.


Beim Eintragen der Mitarbeiter gibt man Name und E-Mail-Adresse, Sprache (mit Auswahl zwischen Deutsch, Englisch und Französisch), Rolle sowie die Abteilung ein, in der der Mitarbeiter tätig ist. Zusätzlich kann ein Bild eingefügt werden. Darüber hinaus lässt sich bestimmen, für welche Abteilungen der Mitarbeiter verantwortlich ist und welche er beobachten kann. Der Beobachterstatus erlaubt es, dass zum Beispiel Mitarbeiter am Empfang sehen können, wer in den Abteilungen anwesend, in den Ferien oder krank ist.

Weitere Details erfassen

User, die als Administrator definiert sind, können später weitere mitarbeiterspezifische Angaben eintragen. So etwa Arbeitszeiten, die von den Normalarbeitszeiten abweichen. Dazu bietet die Software über den Punkt «Mitarbeiter» im Administrator-Menü unter dem Reiter «Arbeitszeiten» eine Matrix von Wochentagen und Arbeitszeiten am Vor- und Nachmittag. Für ein 50-Prozent-Pensum am Vormittag zum Beispiel müssen die Einträge für die Nachmittagszeiten einfach gelöscht werden – Multical trägt dann die Angabe 00:00 ein.

Das Administrator-Menü gibt Zugriff auf viele zusätzliche unternehmensweit gültige Optionen. So können hier neben Mitarbeitenden und Abteilungen auch Ressourcen wie Räume, Geräte oder Fahrzeuge sowie Kunden mit Firmen­namen, Kontaktdaten und Adressangaben erfasst werden, die bei der Terminplanung im Modul Teamkalender zum Zug kommen.


Die Definition der Ressourcen umfasst neben Name und Beschreibung ein Bild, eine frei definierbare Kategorie und weitere Angaben wie Bedingungen, verantwortliche Mitarbeiter sowie berechtigte Mitarbeiter und Abteilungen, die die Ressource nutzen dürfen. Des Weiteren lässt sich für jede Ressource festlegen, wann sie grundsätzlich verfügbar ist, stundenweise von Montag bis Sonntag. Dies alles ist optional. Man kann die Verfügbarkeiten, Verantwortlichkeiten und Berechtigungen so einfach oder so komplex einrichten, wie man es braucht – ein Grundzug, der sich durch die ganze Software zieht: Es steht eine Unmenge von Möglichkeiten zur Verfügung, die man ganz nach Gusto nutzen kann oder eben nicht.

Eine besondere Art von Ressourcen sind Videokonferenzen mit Zoom, Teams, Gotomeeting und weiteren Diensten. Dazu müssen die Angaben, zum Beispiel für den entsprechenden Zoom-Kanal, einmal erfasst und dann zu einem Termin hinzugefügt werden. Ist dies erfolgreich geschehen, können sich interne und externe Teilnehmer per Mausklick in die Konferenz einwählen.

Teamkalender für Termine, Projekte und Todos

Mit dem Modul Teamkalender haben die Mitarbeiter und das Unternehmen als Ganzes ihre Termine, Aufgaben und die benötigten Ressourcen im Griff. Termine werden im Kalender durch Doppelklick auf den gewünschten Tag oder Zeitraum angelegt. Dazu blendet Multical ein Pop-up ein, in dem Name, Ort und Zeit des Termins, beteiligte Mitarbeitende und externe Teilnehmer (via E-Mail-Adresse) sowie genutzte Ressourcen eingetragen werden. Zusätzlich lassen sich einem Termin Dokumente und Notizen zuordnen. Und jedem Termin lässt sich eine Aktivität hinzufügen, die im Kalender durch eine Farbe symbolisiert wird. Neben vordefinierten Aktivitäten wie Helpdesk, Home Office oder Meeting, die sich leider nicht ändern oder löschen lassen, können Administratoren weitere Aktivitäten definieren, die dann bei der Terminerfassung wählbar sind. In unserem Testbeispiel haben wir die Aktivität Produktion so hinzugefügt.

Der Termineintrag funktioniert intuitiv, allerdings nicht an allen Stellen. So wird zwar automatisch der Kundenname eingetragen, wenn man die Kundennummer eingibt, bei der Eingabe eines Kundennamens – ganz oder teilweise – findet die Software den passenden Kunden jedoch nicht. Und das Feld Aufgabe erweist sich im Test als störrisch beziehungsweise funktionslos – es lässt sich dort nichts eintragen. Eine weitere Merkwürdigkeit: Bei den Firmenstammdaten, den Arbeitszeiten der Mitarbeiter und den in der Kalenderansicht angezeigten Terminen erscheinen die Zeiten im 24-Stunden-Format. Bei der Erfassung eines Termins dagegen muss beispielsweise 16:30 als 4:30 PM angegeben werden, wozu das Eingabefeld zu klein ist. Dies war zumindest auf unserem Testsystem, einem Mac mit Safari, der Fall.


Seine wahren Stärken entfaltet der Teamkalender in Verbindung mit der Ressourcen-Funktionalität und der Ferienverwaltung. Trägt man einen Termin ein, weist Multical automatisch darauf hin, wenn ein erfasster Mitarbeiter zur Zeit des Termins nicht verfügbar ist, sei es, weil er gerade einen anderen Termin hat oder in den Ferien oder krankgemeldet ist. Analoges gilt für Ressourcen, der Teamkalender weist auf bereits besetzte Sitzungszimmer, anderweitig genutzte Geräte und Fahrzeuge hin. Doppelbuchungen kommen damit nicht mehr vor. In heutigen Zeiten topaktuell und ganz einfach einzutragen sind Home-Office-Zeiten. Dafür muss nur ein Termin angelegt und statt als Termin oder Todo erfasst auf die Kategorie «Homeoffice» gesetzt werden.

Eine einfache Projektverwaltung ist ebenfalls Bestandteil des Teamkalenders. Jeder Nutzer kann im Nutzermenü unter «Meine Projekte» eigene Projekte und damit verbundene Aufgaben definieren und diese sich selbst und Kollegen zuteilen. Mit einem Klick auf das Plus-Symbol in der Aufgabenliste lässt sich aus einer Aufgabe ein Termin oder ein Todo erstellen, zu dem die der Aufgabe zugeordneten Mitarbeiter automatisch eingeladen werden. Termine und Todos sowie Absenzen und Krankheitstage können überdies aus Multical heraus mit iCal, Outlook oder via Open Sync mit dem Android-Kalender synchronisiert werden.

Flexible Zeiterfassung

Mit dem Modul Zeiterfassung, das sich laut dem Anbieter noch im Betastadium befindet, wird Multical zur flexibel nutzbaren und einfach bedienbaren elektronischen Zeiterfassungslösung, ohne dass dazu weitere Hardware nötig wäre. «Einstempeln» und «Ausstempeln» erfolgen ganz simpel durch Anklicken des Start- beziehungsweise Stop-Buttons, entweder im Browser oder in der Multical-App auf dem iPhone oder Android-Smartphone. Zusätzlich können sogenannte «Zeitknöpfe» für bestimmte Aufgaben aus der Projektverwaltung definiert werden. Beim Klick auf einen solchen Zeitknopf wird die gebuchte Arbeitszeit dann automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Damit dies funktioniert, muss der Administrator den betreffenden Mitarbeitenden die Projektverwaltung freigeben, und die Aufgabe muss dem jeweiligen Mitarbeiter zugeteilt sein. Auch bestimmten Kunden kann eine Zeitbuchung zugeordnet werden, dies aber nur, wenn der Nutzer in den persönlichen Einstellungen (erreichbar über das User-Symbol rechts oben im Browserfenster) im Reiter «Teamkalender» die Option «Feld Kunde einblenden» aktiviert hat. Der gewünschte Kunde lässt sich dann bei der Definition eines Zeitknopfs aus dem Kundenstamm wählen.

Neben dem automatischen Timing der Arbeitszeit können Aktivitäten auch manuell erfasst werden, und zwar zu beliebigen Daten und Zeiten. Weiss man zum Beispiel schon, dass am kommenden Mittwoch von 15 bis 17 Uhr ein Meeting stattfindet, trägt man dies am besten im Voraus ein. Dies ist in der Kalenderansicht des Zeiterfassungsmoduls möglich, ebenso die nachträgliche Korrektur bereits erfasster Zeiten.


Die Zeiterfassung arbeitet eng mit der Ferienverwaltung zusammen. Genehmigte Ferienabsenzen sowie Krankheitstage überträgt Multical automatisch in die Zeiterfassung und berücksichtigt sie bei der Berechnung der Ist-Arbeitszeit. Die Soll-Arbeitszeit übernimmt die ­Zeiterfassung aus dem für den jeweiligen Mitarbeiter definierten Pensum. Termine aus dem Teamkalender, inklusive mit der Kategorie «Homeoffice» markierte, überträgt die Software dagegen nicht automatisch.

Ferien- und Krankheitstage im Griff

Das dritte Multical-Modul wartet mit einer vollständigen Ferienverwaltung auf und verschafft dem Unternehmen und den einzelnen Mitarbeitenden jederzeitige Übersicht über die Ferienplanung und Fehlzeiten wie Krankheitstage. Mitarbeitende können ihre Ferienwünsche direkt im Browser eingeben und von der zuständigen Stelle in der Firma genehmigen lassen. Die Software berücksichtigt dabei die bereits bezogenen beziehungsweise noch verbleibenden Ferientage. Die noch vielerorts übliche mühsame Ferienanfrage per Papierformular oder Excel-Sheet entfällt völlig.

Die Ferien und sonstigen Absenzen überträgt Multical automatisch in den Teamkalender. So können Teamleiter und auch Kollegen, denen man den eigenen Kalender freigegeben hat, jederzeit sehen, welche Mitarbeiter in den Ferien sind. Im Krankheitsfall werden die Kollegen aus der gleichen Abteilung automatisch informiert und können ihre Planung entsprechend anpassen. Teamleiter und Administratoren können den Ist-Zustand aller Mitarbeitenden jederzeit im Menüpunkt «Aktuell» aufrufen und sehen so, wer arbeitet und wer in den Ferien weilt. Ein Blick in den Teamkalender gibt zudem Auskunft über Home-Office-Zeiten und Termine, die den betreffenden Mitarbeitenden in Anspruch nehmen. Unter «Verlauf» erscheint eine Darstellung aller Teammitglieder, die auf einen Blick über verbleibende Ferientage, krankheitsbedingte Abwesenheiten und Überstunden informiert. Und die Option «Personalbesetzung» schafft eine grafisch ansprechende Übersicht über die Absenzen in der ganzen Firma oder in bestimmten Abteilungen übers ganze Jahr gesehen.


Auf Wunsch – für die Firma oder für einzelne Mitarbeiter aktivierbar – erweitert sich die Ferienverwaltung zur Überstundenverwaltung. Mitarbeitende, die ausserhalb der regulären Arbeitszeiten an geschäftlichen Events teilnehmen, können so Überstunden beantragen. Wie die Ferien müssen diese vom Teamleiter oder Administrator genehmigt werden. Die Überstunden werden beim Arbeitszeitkonto des Mitarbeitenden angezeigt und lassen sich später in Ferien umwandeln respektive mit der normalen Arbeitszeit verrechnen und so abbauen oder auszahlen.

Multical - Fazit

Multical dürfte die meisten Anforderungen von KMU an eine teamorientierte Terminverwaltung, Ferienverwaltung und Zeiterfassungslösung gut abdecken. Die SaaS-Software ist einfach aufzusetzen und zumeist ­relativ intuitiv zu bedienen. Viele Automatismen erleichtern die Termin-, Ressourcen- und Zeitplanung massgeblich. Für Administratoren ist die schiere Anzahl der verfügbaren Optionen allerdings etwas überwältigend, und die entsprechenden Einstellungen verteilen sich über die drei Module und diverse Menüpunkte. Wer die Lösung optimal nutzen will, muss einige Zeit in die Konfiguration und die Erfassung der Details zu den Mitarbeitenden, Ressourcen, Arbeitszeiten und weiteren Aspekten der vielschichtigen Funktionen investieren. Insgesamt ist Multical durchaus zu empfehlen, zumal die Nutzung der Software nicht mit besonders hohen Kosten verbunden ist.

Positiv
+ umfassende Funktionalität
+ grundsätzlich einfach aufzusetzen
+ viele Optionen
+ preisgünstig


Negativ
- Optionen auf zahlreiche Menüpunkte ­und drei Module verteilt
- einzelne Merkwürdigkeiten in der Oberfläche

Hersteller/Anbieter
Computerworks

Preis
gratis für bis zu 4 User; Fr. 0.60 bis 1.– pro User, Modul und Monat

Wertung
Funktionalität 4,5 von 6 Sternen
Bedienung 4 von 6 Sternen
Preis/Leistung 5 von 6 Sternen
Gesamt 4,5 von 6 Sternen (ubi)