Schmerzfreie Meetings

Für die eigene Produktivität gibt es kaum etwas Schlimmeres als endlose Meetings, in denen nichts beschlossen wird. Finden solche Veranstaltungen auch noch auf VR- beziehungsweise GL-Ebene statt, sind leicht hunderte oder tausende Mitarbeitende die Leidtragenden, ganz zu schweigen von der Entwicklung des Unternehmens selbst. Um dieses Problem in den Griff zu bekommen, entwickelte der SaaS-Anbieter Sherpany eine Meeting-Management-Software. «Damit eine Sitzung erfolgreich ist, muss der gesamte Prozess gemanagt werden – vorher, während und danach», erklärt CTO und Mitgründer Mathias Brenner.


Das fängt schon bei der Art und Weise an, wie Traktanden auf der Agenda landen. «Früher wurden die Traktanden einfach durch einen Assistenten bei den Teilnehmenden vorher abgefragt und eine Liste geschrieben. Das ist nicht mehr ausreichend», so Brenner. Heute gibt es einen definierten Weg im Vorfeld, Anträge für Traktanden zu stellen. So haben die einzelnen Punkte nicht nur eine bestimmte Form, sondern sind auch bereits deutlich vor der Sitzung bekannt. Was im ersten Moment sehr bürokratisch klingt, hat gute Gründe: «Unser System erlaubt es nicht nur, Füllmaterial aus der Agenda zu entfernen, sondern auch viele Punkte bereits vor der Sitzung abzuhandeln». So wird verhindert, dass einzelne Personen mit ihren Themen spontan die Sitzung kapern. Gleichzeitig bleibt mehr Zeit für Themen, die tatsächlich eine Diskussion erfordern.

Die Agenda bereinigen

Unter dem Namen Azend kommt dafür bei Sherpany ein eigens entwickeltes Framework zum Einsatz, in das mittlerweile fast zehn Jahre Erfahrung geflossen sind. «Unsere Lösung kam zeitgleich zu den ersten Tablets auf den Markt. Der VR war froh, die Agenda und alle Dokumente für die Vorbereitung papierlos zur Verfügung zu haben», erinnert sich Brenner. Doch lesen allein reichte schnell nicht mehr. Mittlerweile können die Nutzer Kommentare erfassen, kollaborieren und der Sitzung per Video beiwohnen. Letzteres gehört natürlich schon zum «während der Sitzung» – ist also der zweite Schritt im Sitzungsmanagementprozess. Stolz ist man hier auch auf den Präsentationsmodus: Hier bestimmt der Vortragende die Geschwindigkeit und die Software sorgt dafür, dass bei jedem Teilnehmenden die für diesen Teil relevanten eigenen Notizen und Kommentare sichtbar sind.

Binnen drei Jahren konnte sich Sherpany so in den Verwaltungsräten von über 100 Kunden hauptsächlich in der Schweiz, aber auch im Ausland etablieren. Profitieren konnte das Unternehmen dabei sicher von der Tatsache, dass ein Verwaltungsrat meist in mehreren Unternehmen eine ähnliche Funktion hat. Kann man diesen mit der Qualität der eigenen Lösung überzeugen, ist er der ideale Türöffner für andere Unternehmen.


2016 erfolgte der nächste grosse Schritt. «Wir dachten uns, dass was für den VR gut war, dem Management sogar noch grösseren Mehrwert bietet», so Brenner. Die Idee kam an: Sherpany konnte in den letzten Jahren eine Kundenbasis auf Managementebene aufbauen, sodass das Unternehmen heuer mehr als 350 Kunden in Europa hat. 2020 konnte ausserdem signifikant Kapital für die nächsten Wachstumsschritte aufgenommen werden.

Kapitalaufnahme und Kundenwachstum

«Wir wollen jetzt auch im Ausland, vor allem in Deutschland, wachsen». Dabei liegt der Fokus auf grossen Kunden ab etwa 1000 Mitarbeitenden. Mit dem neuen Fokus auf das Management wurde auch in die Skalierbarkeit der Lösung investiert. «Im VR sitzen durchschnittlich 10 Personen. Bei einem Konzern mit 100’000 Mitarbeitern umfasst das Top-Management und die Führungsgremien 10’000 bis 15’000 Mitarbeiter», so Brenner. Gleichzeitig steigt die Zahl der Sitzungen von etwa acht pro Jahr für den VR auf 25 bis 30 für das Management.Die Lösung muss aber nicht nur mit deutlich mehr Usern umgehen können, sondern technisch auch auf anderer Ebene überzeugen: «Eine unserer Stärken ist die Integration in andere Systeme», erklärt Brenner. Sherpany bietet beispielsweise Single-Sign-on sowie Office-Integration.


Dank dem SaaS-Ansatz kann ein Kunde nach dem Lösen einer Lizenz theoretisch sofort anfangen. Auch wenn die erfolgreiche Einführung gerade für grös­sere Kunden im Allgemeinen mit einem Change-Management-Projekt einher geht. Dafür steht Sherpany dem Kunden zur Seite: «Das ist ein integraler Teil unseres Angebots. Kunden kaufen nicht einfach unsere Software. Sie arbeiten mit uns zusammen, weil wir ihnen helfen, bessere Sitzungen zu machen.»

Partner beim Change

Genauso wichtig sind aber auch Compliance und Rechteverwaltung. Denn beim Move vom VR zum Management mussten deutlich mehr Szenarien abgedeckt werden. «Jetzt gibt es Sitzungen, in denen der VR, das Management und Bereichsleiter anwesend sind. Hier muss klar sein, wer welche Informationen sehen darf und wer nicht.» Um ein heikles Beispiel zu nennen: Ist ein VR der Meinung, dass der CEO ausgetauscht werden sollte, sollte der CEO dies nicht in den Notizen sehen können.

Schliesslich ist die Nachbereitung eines Meetings genauso wichtig wie dessen Durchführung. Sherpany bietet umfangreiche Features, die getroffenen Entscheidungen aus dem Protokoll in konkrete Aufgaben zu überführen. Damit ist am Ende klar, wer welche Entscheidung getroffen hat, zu was sie führt, wer dafür verantwortlich ist und bis wann eine Aufgabe umgesetzt sein muss.


Die Fähigkeit, den gesamten Sitzungsprozess, also vorher, während und nachher, abzubilden und die Ergebnisse jeweils in die nächste Iteration zu übertragen, ist zentral für das Sherpany-Konzept. Es verhält sich hier ähnlich wie im Fussball: «Nach der Sitzung ist vor der Sitzung»