Geschickt gebucht

Gängige Content-Management-­Systeme bieten für die meisten Funktionen, die eine Firmenwebsite benötigt, passende Tools – vom Blog-Editor bis zum Online-Shop. Wenn es jedoch darum geht, dass Kunden Termine für Beratungen, Konsultationen, Therapien oder anderweitige, zeiterfordernde Dienstleistungen buchen können, steht oft nur rudimentäre oder gar keine entsprechende Funktionalität bereit. In diese Bresche springt das Sempacher Software-Unternehmen Braincept mit seinem Online-Buchungsdienst Calenso.


Den Kern von Calenso bildet ein Online-Buchungssystem mit integriertem Online-Kalender, wahlweise für Einzel- und Gruppenbuchungen von Terminen mit Mitarbeitenden oder von Ressourcen wie Räumen oder Fahrzeugen. Möglich sind sowohl Buchungen von Kundenseite als auch firmeninterne Buchungen, zum Beispiel zur Reservation eines Sitzungszimmers. Darüber hinaus bietet der Dienst Funktionen wie Mehrsprachigkeit, Synchronisation mit externen Kalendern, automatische Terminerinnerungen, integrierte Kundenverwaltung und Online-Payment via Stripe oder per Rechnungsversand via Bexio.

Rascher Einstieg mit kleinen Hürden

Für die Anmeldung bei Calenso sind nur wenige Angaben nötig: Firmen- beziehungsweise Buchungsname, Vorname und Nachname, E-Mail-Adresse und das gewünschte Passwort. Danach unterstützt ein Einrichtungsassistent die Erfassung aller notwendigen Daten. In sechs Schritten werden Stammdaten, Dienstleistungen, Ressourcen, Kalendersynchronisation, Verfügbarkeitszeiten der einzelnen Ressourcen sowie die Integration mit anderen Webplattformen eingegeben. Die Dienstleistungen werden dabei in frei definierbare Kategorien eingeteilt – ohne mindestens eine Kategorie, wie zum Beispiel Beratung, Raumnutzung oder Fahrzeugmiete, kann keine Dienstleistung erfasst werden. Den Dienstleistungen selbst ist jeweils eine Beschreibung, eine Dauer, ein Preis und der passende Mehrwertsteuersatz zugeordnet.

Im dritten Schritt werden die Mitarbeitenden, die Dienstleistungen erbringen – also die menschlichen Ressourcen – und weitere buchbare Ressourcen konfiguriert. Nichtmenschlichen Ressourcen muss jeweils ein Buchungstyp zugeordnet werden. Die Auswahl umfasst verschiedene Raum- und Fahrzeugtypen. Eigene Buchungstypen lassen sich leider nicht definieren – in unserer fiktiven Beispielfirma wären dies etwa unterschiedliche 3D-Printer, die wir kurzum als Abteilung eingetragen haben. Beim Erfassen einer Ressource wird auch definiert, zu welchen Dienstleistungen die Ressource gehört. Auf diese Weise lassen sich einer bestimmten Ressource mehrere Dienstleistungen zuordnen.


In nächsten Schritt erfolgt die Einrichtung der Synchronisation mit externen Kalendern. Dabei ist eine Verbindung mit den Kalendern von Office 365, iCloud, Google und Exchange möglich. Die Synchronisation betrifft jeweils eine Ressource. So lassen sich die Buchungen für jeden Mitarbeitenden mit seinem eigenen Kalender synchronisieren. Wann welche Ressource und welche Spezialisten verfügbar sind, erfasst man im fünften Schritt. Für alles Buchbare erlaubt Calenso die Definition von wiederkehrenden Verfügbarkeiten, zum Beispiel Montag bis Donnerstag jeweils von 8 bis 13 Uhr, sowie von Abwesenheiten beziehungsweise nicht buchbaren Zeiten sowie Ferien.

Integration nach fast allen Seiten

Calenso bietet von Haus aus zahlreiche Integrationsmöglichkeiten für seine Buchungsfunktionalität. Am einfachsten lässt sich die Calenso-eigene firmenspezifische Buchungsseite nutzen: Auf der eigenen Website braucht es dazu nur einen Link zur von Calenso angebotenen Seite, der im Format my.calenso.com/book/firmenname gehalten ist – aber die Seite erscheint dann halt auch in der von Calenso vorgegebenen Gestaltung, die sich in den Einstellungen nur punkto Farben anpassen lässt. Eine direkte Integration in die eigene Webpräsenz ist mittels Iframe oder Webkomponente möglich.


Darüber hinaus stehen Anleitungen zur Integration des Calenso-Buchungswidgets mit Worpress, Jimdo, Wix und Google Mybusiness bereit. Mit der direkten Verbindung zu Facebook und Instagram hapert es derzeit noch – man stehe mit den Anbietern in Kontakt, damit Calenso als offizielles Online-­Terminvereinbarungstool aufgenommen werde und als Reiter im Firmenprofil erscheinen könne, heisst es bei Braincept. In der Zwischenzeit empfiehlt der Anbieter einen Workaround mit Eintrag des Buchungslinks statt der eigentlichen Firmenwebsite im Facebook- oder Insta­gram-Profil. Via Zapier lässt sich Calenso im Übrigen mit tausenden weiteren Apps und Tools verbinden.

Unkomplizierte Terminbuchung

Zur Terminbuchung wählt der Kunde zuerst die gewünschte Dienstleistung an. Sind einer Dienstleistung mehrere Ressourcen zugeordnet, lässt sich danach die gewünschte Ressource beziehungsweise der zuständige Mitarbeiter bestimmen. Dabei kann allerdings nur eine Position selektiert werden – es ist also nicht möglich, gleichzeitig den Spezialisten und die benötigte Maschine zu buchen. Danach erscheint ein Kalender-Widget, das die verfügbaren Tage anzeigt und darauf eine Liste mit den buchbaren Zeiten am gewählten Tag erstellt. Dabei zeigt sich eine weitere kleine Schwäche von Calenso: Dienstleistungen lassen sich nur in der vom Anbieter erfassten Dauer buchen. Der Anbieter kann jedoch vorgeben, dass Mehrfachbuchungen möglich sind. Wenn eine Beratung zum Beispiel statt der vorgegebenen 30 Minuten voraussichtlich zwei Stunden dauert, müssen hintereinander vier Einheiten jeweils durch Anklicken der zugehörigen Zeiten gebucht werden – etwas unelegant, in der Praxis aber nicht besonders störend. Nach dem Abschluss der Buchung erhalten sowohl der Kunde wie auch der Anbieter eine Buchungsbestätigung per E-Mail, und der Termin erscheint im Online-Kalender von Calenso und den synchronisierten externen Kalendern.


Calenso ist in verschiedenen Abo-Varianten erhältlich. Um alle Funktionen zu testen, steht ein Gratis-Account zur Verfügung, der hundert kostenlose Buchungen ermöglicht. Ein Basic-Account mit unlimitierter Anzahl Buchungen kostet, falls gleich für ein ganzes Jahr bezahlt, neun Franken pro Monat, unterstützt jedoch nur eine Dienstleistung und erlaubt kein eigenes Branding. Das Flatrate-Abo für monatlich 29 Franken unterstützt drei aktive Nutzer, zehn buchbare Ressourcen und ein ­eigenes Logo in der Terminbestätigung. Wer vollständige Branding-Freiheit inklusive Entfernung aller Calenso-Referenzen im Buchungsprozess will, muss für das Whitelabel-Abo pro Monat 129 Franken berappen. Daneben bietet Calenso auf Anfrage auch eine Corporate-Variante an, die unter anderem ein Berechtigungssystem mit Benutzerrollen und AES-256-Verschlüsselung von Kunden- und Termindaten bietet und eine Anbindung an ERP- und CRM-Systeme ermöglicht.

Fazit

Calenso bietet eine bequem nutzbare Möglichkeit, den Kunden Online-Terminbuchungen anzubieten. Der Einstieg ist einerseits dank des Einrichtungsassistenten einfach, auf der anderen Seite aber auch nicht ganz trivial: Man muss sich gut überlegen, welche Dienstleistungen, Mitarbeitende und Ressourcen zu erfassen sind und wie sie miteinander in Bezug stehen sollen. Einmal eingerichtet, läuft alles wie geschmiert: Die Kunden erhalten ein einfach zu bedienendes Terminvereinbarungs-Tool, der Anbieter hat stets umfassende Übersicht über die gebuchten Dienstleistungen. Eindeutig für Calenso spricht die DSGVO-konforme Datenhaltung und -Verarbeitung in der Schweiz. Schade ist, dass das günstige Basic-Abo nur gerade eine Dienstleistung und gemäss der Calenso-­Website offenbar keine buchbaren Ressourcen unterstützt.

Positiv
+ rasch einzurichten
+ gute Buchungsfunktionalität
+ flexibel mit anderen Apps und CMS-Plattformen integrierbar
+ Datenhaltung 100% in der Schweiz


Negativ
- kleinere Ungereimtheiten in der Bedienung
- nicht ganz triviale Zuordnung von Dienstleistungen und Ressourcen
- günstigere Abos mit eingeschränkten Features

Hersteller/Anbieter
Braincept

Preis
verschiedene Abo-Varianten (siehe Text)

Wertung
Funktionalität 5 von 6 Sternen
Bedienung 4,5 von 6 Sternen
Preis/Leistung 4 von 6 Sternen
Gesamt 4,5 von 6 Sternen (ubi)