Fünf Schritte zur virtuellen Telefonanlage

Ayrix ist eine in der Schweiz entwickelte Software-PBX (Private Branch Exchange) oder ein Voice over IP (VoIP)-Telefoniesystem, das virtuell oder auch On-Premise betrieben werden kann. Benutzer von Ayrix sollen, so der Hersteller Winet, trotz der simplen Verwaltung der Telefonanlage auch die Möglichkeit haben, umfassende Konfigurationen und Funktionalitäten zu nutzen – komplett nach eigenen Vorstellungen. Dies ist wohl auch der Grund für den Slogan von Ayrix: «Die einfachste virtuelle Telefonanlage der Schweiz.»

Die Software ermöglicht die Verwendung von Soft- und physischen IP-Telefonen sowie kostenlose Anrufe zwischen den Benutzern. Zu den zahlreichen Funktionen gehören beispielsweise Anrufumleitung, Voice Mail, Anrufaufzeichnung, interaktive Sprachmenüs (IVRs) und Anrufwarteschlangen (Queues).


Zusätzliche Nebenstellen oder Funktionen können direkt über die Ayrix-Applikation bezogen werden. Ayrix kann auf einer virtuellen Maschine (eine Auflistung findet sich auf der Webseite) oder einem Linux-basierten Server installiert werden. Die Mindestanforderungen dazu sind bescheiden: ein Intel Core i3, 4 GB RAM und 30 GB Speicherplatz reichen. Ein grosses Argument, das für die Benutzung von Ayrix spricht, soll aber auch die einfache Einrichtung sein. So hat es sich der Hersteller zum Ziel gesetzt, dass auch Nicht-Techniker das komplette Setup und die Verwaltung der Telefonanlage übernehmen können.

Eine Vollversion von Ayrix kann aktuell kostenlos heruntergeladen werden. Dabei handelt es sich um einen Beta-Release. Bei technischen Anfragen betreffend der Telefonanlage können Nutzer entweder ein Formular ausfüllen, um so auf Bugs hinzuweisen, oder sich per E-Mail an den Ayrix-Support wenden.

Bezüglich der finalen Preisgestaltung ist derweil noch nichts in Stein gemeisselt. Nach der kostenlosen Beta-­Phase will Ayrix aber auf ein günstiges Preismodell setzen, so das Versprechen. Abgerechnet werden soll dabei nach User, während bis zu fünf Anwender gratis sein sollen. Zudem will Ayrix die Möglichkeit bieten, die Anzahl Benutzer quasi per Knopfdruck aufzustocken.

Einrichtung & Konfiguration

Bis die Telefonanlage bereit für die Konfiguration ist, braucht es laut Hersteller lediglich fünf einzelne Schritte. Danach kann die Telefonanlage individuell auf die Unternehmensstruktur angepasst werden. Das Versprechen einer simplen Installation, die auch Laien schaffen, kann aber dennoch eingehalten werden. Heruntergebrochen sieht das in etwa so aus: Mit einem Klick auf den Button «Beta herunterladen» auf der Ayrix-Webseite lädt man sich eine ISO-Datei herunter. Als nächstes braucht man nun einen geeigneten Server oder aber eine Virtualisierungssoftware. Darauf oder darin installiert man das heruntergeladene ISO-File, im Anschluss öffnet man die Ayrix-Software, indem man die IP-Adresse im Browser aufruft und registriert sich über das eingeblendete Formular. Nach dem Verifizierungsprozess über den Lizenzserver meldet man sich mit dem gesetzten Passwort und Benutzernamen (das man per E-Mail erhält) an. Und fertig ist der Zauber.

Natürlich nicht ganz, denn zwar hat man nun eine installierte PBX-Software, doch um eine Telefonanlage zu betreiben, braucht es doch noch einige zusätzliche Arbeit. Zunächst landet man aber auf dem Dashboard, einem Hauptbestandteil der Ayrix-Software, das die wichtigsten Daten und Informationen rund um die Telefonanlage anzeigt – etwa wie viele Anrufe in welchem Zeitraum eingegangen sind oder wie die CPU-Auslastung des Servers aussieht.


Um aber die Einrichtung abzuschliessen gilt es, zunächst einen sogenannten SIP-Trunk von einem Telefonieprovider einzurichten. Der Begriff Trunk leitet sich von der Struktur eines Baumes ab, bei dem ein Stamm viele Äste hat, die er mit Nährstoffen versorgt. In ähnlicher Weise hat eine Infrastruktur (der Baum) in Telekommunikations- oder Netzwerkanwendungen eine SIP-Trunk-Leitung, die Sprach- und Datensignale gleichzeitig an viele Benutzer (die Zweige) überträgt. Wenn man also von einer Trunk-Leitung spricht, bezieht man sich auf einen einzigen Übertragungs­kanal zwischen zwei Punkten, wie beispielsweise in der Zentrale einer Telefongesellschaft oder zwischen Telefonanlagen. Kombiniert man all diese Vermittlungs- und PBX-Systeme, entsteht ein einziger Baum. Kombiniert man alle Bäume, hat man quasi das gesamte Kommunikationsnetz der Welt abgebildet. Der Trunk macht an sich aber nichts anderes, als die Verbindung von der Telefonanlage zum Telefonienetzwerk des Providers zu ermöglichen. Das Ganze mag für manch einen nach unverständlichem Fachjargon klingen, was aber nicht weiter schlimm, ist, denn zur Einrichtung von Ayrix muss man nicht im Detail verstehen, wie die technischen Einzelheiten funktionieren.

Beim Setup geht es nun also darum, einen solchen SIP-Trunk einzurichten. Dazu benötigt man Angaben vom gewählten VoIP-Provider. Via dem Menü «Routing» -> «Trunk» -> «Add Sip Trunk» wählt man das Land und den Provider – die meisten gängigen Provider können direkt aus einem Drop-down-Menü ausgewählt werden – konfiguriert den Namen und die Adresse des Providers, die DID (Direct Inward Dialing)-Nummern und einzelne oder ganze Nummern­blöcke. Wer auch hier nur Bahnhof versteht: Die meisten dieser Angaben werden vom VoIP-Anbieter bereitgestellt.

Extensions & Ringgruppen

Somit ist die grundlegende Funktionalität der Telefonanlage beinahe sichergestellt. Was es noch braucht, ist sogenannte Extensions anzumelden. Dabei handelt es sich im Grunde genommen um die einzelnen Telefone respektive Endgeräte. Diesen wird neben einer ID (äquivalent zum Benutzernamen) auch ein Passwort zugewiesen, wobei beides benötigt wird, um sich auf einem Endgerät – also in de Regel einem Telefon – anzumelden. Ausgenommen sind hierbei alle Notrufnummern, wie etwa 117, 118 und so weiter. Auch festgelegt werden kann, welche CID (Caller ID) einer Extension zugewiesen werden soll, also welche Nummer dem Empfänger eines Anrufs angezeigt wird. Diese kann sich von der DID-Nummer unterscheiden, wenn man etwa nicht will, dass externe die Direktnummer angezeigt bekommen.

Hat man diese Einstellungen vorgenommen, läuft die Telefonanlage. Ayrix bietet aber eine Vielzahl weiterer Funktionen an, mit der sich das Telefonsystem wie erwähnt individuell konfigurieren lässt. Ein Beispiel hier ist etwa die Möglichkeit, sogenannte Ringgruppen zu installieren. Diese besitzen jeweils ihre eigene Extension und dienen dazu, dass wenn auf einer bestimmten Nummer ein Anruf eingeht, mehrere Telefone läuten – etwa alle Geräte der Empfangs-Mitarbeiter. Die Konfiguration von Ringgruppen ist dabei simpel. Dank der grafischen Oberfläche von Ayrix lassen sich schnell verschiedenste Konfiguration erstellen.


Ein weiteres spannendes Feature ist die Möglichkeit, IVR (Interactive Voice Response)-Callflows zu kreieren. Dazu besitzt Ayrix ein optisch ansprechendes und aufgeräumtes grafisches Tool, mit dem sich auch komplexe Abläufe programmieren lassen, ohne dass man tatsächlich programmieren muss. So kann etwa der klassische Fall modelliert werden, bei dem ein Anrufer, der die Hauptnummer des Unternehmens anruft, zunächst in einer Schleife landet und abgefragt wird, an wen genau der Anruf geroutet werden soll. Nützlich hierbei ist, dass direkt im IWR-Tool Aufnahmen gemacht oder hochgeladen werden können, die den Anrufer zum Beispiel dazu auffordern, die Taste 1 für Sales, die Taste 2 für den Support oder die Taste 3 für andere Anfragen zu drücken, wonach der Anruf entsprechend weitergeleitet wird.

Queues

Diesen Vorgang treibt Ayrix mit Call­flow-Queues auf die Spitze. Mittels Queues lassen sich nämlich Weiterverbindungsmöglichkeiten wie «Verbinde diesen Anrufer mit derselben Person wie beim letzten Anruf», «Verbinde nur halb so viele Anrufe mit Auszubildenden» oder ähnliche Vorgaben konfigurieren.

Ebenfalls möglich ist etwa die Ansage der voraussichtlichen Wartezeit eines Anrufers, das Abspielen von Musik oder auch individuelle Durchsagen, abgestimmt auf den Anrufer, die Zeit des Anrufs und verschiedenste weitere mögliche Kriterien. Die Konfiguration solcher Queues ist dank dem UI der Software denkbar einfach, womit sich so doch relativ komplexe Abhängigkeiten und Call­flows generieren lassen.
Doch mit Ayrix verfolgt der Hersteller auch Aspirationen im Bereich Unified Communication. So sind aktuell etwa bereits Telefonkonferenzen möglich, die Einführung von Video-Anrufen ist zudem bereits in Planung. Des Weiteren beinhaltet Ayrix eine Kalenderfunktion, mittels der die persönlichen Verfügbarkeiten respektive Anwesenheitszeiten angeben werden können, an welche sich die Telefonanlage automatisch anpasst.


Hierzu kommt die Funktion Time Condition, mit der sich für jeden Benutzer individuelle Regeln erstellen lassen, beispielsweise wann dieser erreichbar ist, wann nicht und was bei einem Anruf jeweils genau geschehen soll. Dazu kommen weitere UCC-Features, die sich noch in Entwicklung befinden.

Grosse Zukunftspläne

Worauf Ayrix aktuell noch am meisten Fokus legt ist der Feinschliff der User Experience. User sollen Ayrix komplett ohne Einführung und Unterstützung installieren, konfigurieren und verwenden können. Wie der Hersteller verrät, müssen Interessenten beim Onboarding zurzeit meist noch begleitet werden. Entsprechend erstellt Ayrix laufend Explainer-Videos und Hilfestellungen, welche dann auf der Webseite und in Ayrix selbst integriert werden.

Zu den Features, die in naher Zukunft implementiert werden sollen, gehören etwa die Möglichkeit zur Unterdrückung der Rufnummer oder die Ergänzung von Templates von verschiedenen Providern.Dazu kommen kleinere Bugs wie etwa Fehlermeldungen, die visuell inkorrekt dargestellt werden, oder Felder, die noch umbenannt werden müssen. Zudem wird noch an gewissen Darstellungen gearbeitet, damit die User Experience weiter vereinfacht wird. So befindet sich der «Zurück»-Button aktuell auf der rechten Seite, was verwirren kann, oder Fehlermeldungen beispielsweise bei fehlender Eingabe von Daten werden noch nicht auffällig genug angezeigt.


Und nicht zuletzt plant Ayrix, die Software auch an Reseller zu lizenzieren, welche sie dann wiederum mit angepasster Oberfläche an ihre Kunden weiterverkaufen können.

Fazit

Mit seiner neuen Telefonanlage bietet Ayrix eine sowohl Cloud- als auch On-Premise-fähige Telefonsystem-Lösung für Unternehmen jeder Grösse, die mit ansprechender Optik, einfacher, intuitiver Bedienung und einfacher Einrichtung punktet. Features wie ein PBX-Anrufweiterleitungssystem, automatische Anrufverteilung, Konferenzgespräche und die Möglichkeit, mittels Grafik-Tool auch komplexe Callflows zu programmieren, machen die Software zu einem mächtigen Werkzeug. Ayrix kann als Beta-Version aktuell zudem kostenlos getestet werden.

Positiv
+ simple und intuitive Oberfläche
+ skalierbar und modular
+ umfassende Funktionalität


Negativ
- kleinere Bugs bei der Darstellung
- fehlende Templates von verschiedenen ­Telekom-Providern

Hersteller/Anbieter
Ayrix

Preis
Lizenz-basiert (per User), aktuell: kostenlose Beta-Version (swe)