«Die Einführung einer Kollaborationslösung ist ein Change-Projekt»

Nicht umsonst nennen die Schweizer die Migros den «orangen Riesen». Die Migros-Gruppe ist mit einem Umsatz von 28,7 Milliarden Franken (2019) das grösste Detailhandelsunternehmen und mit über 106’000 Mitarbeitenden die grösste private Arbeitgeberin der Schweiz. Die IT-Infrastruktur wird grossteils von der Group IT des Migros-Genossenschafts-Bundes (MGB) bezogen, der als nationaler Dienstleister für die Betriebe der Migros-Gruppe agiert. Als Gesamtprojektleiter für Office 365 verantwortet Mauro Baumann den Rollout von Microsoft Teams im MGB. Die Einführung der Kollaborationslösung ist eingebettet in eine Initiative, die zum Ziel hat, die Arbeit innerhalb des Unternehmens flexibler und effizienter zu gestalten. «Vor rund vier Jahren haben wir intern ein neues Programm namens ‘Neue Arbeitswelt’ ins Leben gerufen, das drei Handlungsfelder umfasst. Im Handlungsfeld HR geht es um Themen wie die Förderung flexibler Arbeitsmodelle, Vertrauenskultur und Eigenverantwortung. In der Mitte befindet sich die IT, deren Fokus es ist, den Mitarbeitenden zu ermöglichen, mobil und flexibel zu arbeiten und die Effizienz zu steigern. Weiter ist das Facility Management dafür zuständig, im Sinne der Flexibilität geteilte Arbeitsplätze einzurichten und neue Arbeitszonen sowie Begegnungs- und Ruheräume zu schaffen», erklärt Baumann.

M wie Microsoft

Unternehmen, und vor allem solche in der Grösse einer Migros, stehen immer wieder vor der Herausforderung, bei der Wahl von IT-Lösungen vorausschauend zu planen und möglichst auf Produkte zu setzen, die eine gewisse Kontinuität ermöglichen. Dass dabei Hersteller mit einem breiten Portfolio bevorzugt werden, macht durchaus Sinn, kann aber auch Einschränkungen mit sich bringen. «Zunächst ist wichtig zu wissen, dass der Migros-Genossenschafts-Bund und allgemein die Migros stark von Microsoft geprägt sind», so Baumann. «Der MGB hatte vor dem Wechsel zu Microsoft Teams bereits Skype im Einsatz, das vor rund drei Jahren ausgerollt wurde. Genutzt wurde die Lösung als reines Kommunikations-Tool, um die Tischtelefone zu ersetzen. Gleichzeitig hat man damit begonnen, sich nach einer Kollaborationslösung umzusehen und sich schliesslich entschieden, auf Office 365 mit Teams zu setzen, weil damit eine State-of-the-Art-Lösung aus der Cloud möglich wurde.» Daraufhin hat die Group IT mit der Bereitstellung der nötigen Infrastruktur begonnen und Mitte 2019 wurde im MGB eine erste Pilotphase mit Microsoft Teams lanciert.


Wie Baumann betont, sei dabei nie das Ziel gewesen, nur ein neues Kollaborations-Tool einzuführen, sondern den Mitarbeitenden des Unternehmens zu ermöglichen, effizienter zu arbeiten und die Zusammenarbeit innerhalb des MGB und auch auf nationaler Ebene zu verbessern. «Dass es sich bei Teams um eine Cloud-Lösung handelt, erleichtert die Zusammenarbeit mit anderen Migros-Unternehmen und mit externen Partnern, auch über die Landesgrenzen hinweg», sagt Baumann. Der Projektleiter macht aber keinen Hehl daraus, dass die Wahlmöglichkeiten in Bezug auf die einzusetzende Lösung eingeschränkt waren: «Da wir seitens Infrastruktur in vielen Bereichen auf Produkte von Microsoft setzen und alle drei Jahre den Lizenzvertrag erneuern, war die Entscheidung für Teams auch im Zusammenhang mit der Einführung von Office 365 schlichtweg naheliegend. »

Die Pilotphase

Die Einführung von Teams erforderte eine ausgedehnte und breit abgestützte Pilotphase, wie Mauro Baumann erklärt: «Für uns war von Anfang an enorm wichtig, dass wir die Pilotphase vor allem mit Kolleginnen und Kollegen aus dem Business und nicht mit solchen aus der IT durchführen. Wir haben uns deshalb mit der Unternehmensentwicklung und dem HR über die Herangehensweise ausgetauscht und aus den verschiedenen Direktionen, sprich HR, Legal & Compliance, Rechnungswesen, Kommunikation & Medien sowie IT, mehrere Pilotgruppen gebildet. Schliesslich nahmen rund 150 Mitarbeitende in zehn Gruppen an der Pilot­phase teil.» Das Ziel war unter anderem herauszufinden, wie die Lösung skaliert. Daher wollten Baumann und sein Team eruieren, wie die unterschiedlichen Abteilungen arbeiten und welche Use ­Cases es gibt. Wichtig war vor allem, daraus herauszulesen, wie das Schulungs- und Kommunikationskonzept für den definitiven Rollout gestaltet werden muss.


«Wir haben die Pilotgruppen anschliessend während acht Monaten begleitet. Glücklicherweise hatten wir bereits in dieser Phase den Rückhalt des Top-Managements der IT, mit dem wir eng im Austausch standen», so Baumann. Von Beginn war ein Ziel des Projekt-Teams, unter den Mitarbeitenden das Verständnis für die Lösung zu schaffen und deren Nutzen und Mehrwert zu vermitteln. Der weitere Verlauf der Pilotphase war durch den täglichen Einsatz von Teams geprägt, gestützt durch mehrere Workshops. «Parallel dazu haben wir in Teams selbst mit Communities gearbeitet, in denen die Nutzer Fragen zum Tool stellen konnten», so Baumann.

Rollout, Schulung und Kommunikation

Ende April wurde der Rollout von Microsoft Teams innerhalb des Migros-Genossenschafts-Bundes abgeschlossen. Jetzt gilt es, aus den Erfahrungen der Mitarbeitenden zu lernen und wo nötig Anpassungen vorzunehmen. Für Mauro Baumann ist klar, dass jetzt eine wichtige Phase beginnt, in der es darum geht, weiter aktiv zu kommunizieren und die Nutzer intensiv zu schulen: «Wir werden nun bis Ende Jahr weiterhin Workshops veranstalten und die Eignung von Teams in Bezug auf die Zusammenarbeit und die Steigerung der Effizienz evaluieren. In verschiedenen Abteilungen werden nämlich auch andere Lösungen wie beispielsweise Slack oder Trello eingesetzt. Nun geht es darum, mit Teams eine kritische Masse und eine breite Akzeptanz unter den Nutzern zu erreichen, damit die anderen Tools, die noch im Einsatz sind, komplett abgelöst werden können.»

Die Einführung von Teams hat die Group IT des MGB nicht allein gestemmt. Ihr zur Seite stand Isolutions, ein Partnerunternehmen von Microsoft, das unter anderem auf die Implementierung von Kollaborationslösungen spezialisiert ist. «Wir sind zwar eine grosse IT-Abteilung, aber im Bereich Consulting und ­Change Management haben wir nicht dieselbe Erfahrung wie ein spezialisierter IT-Dienstleister», erklärt Baumann. «Deshalb wollten wir einen solchen Partner an Bord haben. Auf Isolutions kamen wir, weil das Unternehmen schon früher in IT-Projekte der Migros involviert war. Wir haben sie kontaktiert und es hat von Anfang an gepasst. Obwohl Teams ein relativ junges Produkt ist, hat Isolutions bereits viel Erfahrung damit, vor allem, was die Governance angeht und die Schulung der Nutzer.»


Bereits kurz nach dem Rollout kann Mauro Baumanns Team auf erste Erfahrungswerte zurückgreifen. «Wir sind bei den Nutzern bisher auf wenig Widerstand gestossen. Die Coronakrise hat uns aber sicher in die Hände gespielt, denn seit einigen Wochen müssen sich die meisten Mitarbeiter zwangsläufig mit Teams beschäftigen, weil sie von Zuhause aus arbeiten. Und bereits während der Pilotphase haben rund 75 Prozent der Nutzer gesagt, dass Teams die Zusammenarbeit erleichtert und die Effizienz steigert», freut sich Baumann. Gleichzeitig gibt es auch Dinge, die er heute anders machen würde, wie beispielsweise die Datenhaltung: «Wir haben die Daten bis anhin auf unseren Servern gelagert, mit Office 365 kommt jedoch Sharepoint ins Spiel. Das führt dazu, dass die Daten nun in verschiedenen Gefässen gespeichert sind, was für viele Mitarbeiter undurchsichtig ist. Hätten wir schon von Anfang an ein klares Datenhaltungskonzept gehabt, hätten wir dies vermeiden können. Nun müssen wir uns in den folgenden Monaten damit auseinandersetzen.»

Fünf Empfehlungen

Unternehmen, die sich mit der Einführung einer Collaboration-Lösung wie Teams auseinandersetzen, empfiehlt Mauro Baumann abschliessend, fünf wesentliche Punkte zu beachten. Zunächst sei aus technischer Sicht entscheidend, das eigene Netzwerk zu analysieren und sicherzustellen, dass man keine Probleme in Bezug auf die Datenqualität und die Performance hat. Wenn das nicht funktioniere, würden die beste Kommunikation und die besten Schulungen nichts bringen, ist Baumann überzeugt. Der zweite Punkt ist die Governance. Wer darf beispielsweise mit wem welche Art von Dokumenten teilen? Für die Datensicherheit ein zentraler Faktor. Weiter sollte man nicht alles auf Teams reduzieren, denn Office 365 sei viel mehr als Teams: «Aus meiner Sicht ist Teams noch nicht soweit, dass man alles mit diesem einen Tool abdecken könnte. Es braucht also auch die anderen Applikationen in der Suite.» Viertens müsse man sich überlegen, was nach der Einführung einer Kollaborationslösung kommt. Denn irgendwann haben alle Mitarbeitenden die neue Applikation im Einsatz, was neue Bedürfnisse wecke. Der fünfte und letzte Punkt ist gleichzeitig auch der wichtigste: «Kommunikation und Change Management sind elementar. Die Einführung einer Kollaborationslösung ist kein IT-, sondern ein Change-Projekt», betont Baumann. (luc)