Kommunizieren mit Aromat

Mobile Business Software bringt eine ganze Palette von Vorteilen mit sich – mehr Effizienz und Flexibilität beispielsweise. Allerdings sorgt die gestiegene Mobilität auch für neue Herausforderungen – unter anderem in der internen Unternehmenskommunikation. Denn: Wenn ein Teil der Mitarbeiter laufend unterwegs ist, wird es schwierig, alle Mitarbeiter auf einen Schlag zu erreichen.
Mit dieser Herausforderung war auch das Unternehmen Aroma konfrontiert – eine Kreativagentur für dreidimensionale Kommunikation mit Sitz in Zürich. Das Unternehmen, das im Bereich Event, Exhibition, Retail und Interior tätig ist, zählt heute über 90 Festangestellte und beschäftigt daneben rund 150 freischaffende Mitarbeiter. Aroma wickelt gegen 2000 Aufträge jährlich ab, von ganz klein bis ganz gross, und eine der Herausforderungen in der internen Kommunikation war, dass man sich dieses Auftragsvolumens innerhalb des Unternehmens kaum bewusst war.

Simon Günthard, der Kommunikationsverantwortliche von Aroma, führt aus: «Die grossen Projekte, in die Dutzende Personen involviert sind, waren bekannt. Doch daneben haben wir unzählige kleine Projekte, die ebenfalls sehr spannend sind, aber selbst innerhalb der Firma kaum wahrgenommen wurden. Das wollten wir ändern. Wir wollten eine Plattform, auf der alle Mitarbeiter zeigen können, was sie machen. Wir wollten transparenter werden.»
Eine weitere kommunikative Herausforderung war, dass bei Aroma allein schon deshalb, dass man so viele freischaffende Mitarbeiter beschäftigt, kaum je die ganze Belegschaft im Haus ist. Entsprechend schwierig ist es, Informationen, die alle Mitarbeiter betreffen, zu teilen – denn das schwarze Brett ist genauso wenig eine Option wie das regelmässige Team-Meeting.

Bedürfnisse vor Rollout klären

Auf die Schweizer Lösung Beekeeper ist Aroma-Inhaber Lukas Meier an einem Anlass gestossen, an dem auch der Gastrobetrieb und Beekeeper-Kunde Two Spice zugegen war und die Lösung präsentiert hatte. Begeistert vom Tool liess sich Aroma Beekeeper im Detail vorstellen und zeigte sich rasch überzeugt, weil die Plattform genau die Bedürfnisse abdeckt, die Aroma hatte. «Die Plattform ist sehr visuell, sie ist mobil, was in unserer Branche sehr wichtig ist, und sie ist einfach in der Bedienung und im Management», so Günthard.
Nach Aromas Entscheid für die Kommunikationsplattform schaltete sich seitens Beekeeper die Abteilung mit dem vielversprechenden Namen Customer Success ein. Diese Abteilung ist zuständig dafür, die Bedürfnisse beim Kunden abzuklären, das Tool beim Kunden in Betrieb zu nehmen und die User an Bord zu holen. «Dabei ist es enorm wichtig, dass man vor dem Rollout mit dem Kunden prüft, welche möglichen Anwendungsgebiete es geben soll», erklärt hierzu Beekeeper-CTO und Co-Gründer Flavio Pfaffhauser. Jede Firma sei anders, habe eigene Prozesse, und das Ziel des Customer Success Managers sei es, den Kunden dahingehend zu beraten, dass die Plattform für ihn einen echten Mehrwert darstellt und die interne Kommunikation verbessert wird.

Zur Vorbereitung kann beispielsweise gehören, so weit wie möglich die Organisationsstruktur eines Unternehmens mit seinen Abteilungen und Gruppen im Tool abzubilden, um dann später zielgerichtet kommunizieren können. Entsprechend muss sich das Unternehmen vorab auch überlegen, wie man die interne Kommunikation im Detail handhaben und managen will – nur so ist ein durchdachtes Aufsetzen möglich.
Der eigentliche Prozess des Aufsetzens ist bei Beekeeper dann keine grosse Sache, handelt es sich doch um eine Cloud-Lösung – gehostet unter anderem bei Amazon Web Services, alternativ in einem Schweizer Rechenzentrum bei Interroute. Der Kunde bekommt Zugriff auf ein Dashboard, von wo aus er die Benutzer verwalten und die Funktionen managen kann. Der Mitarbeiter selbst kann Beekeeper als App via App Store – entweder von Google oder Apple – herunterladen oder über den Browser auf mobilen Geräten oder auf dem Desktop nutzen.
Beim erstmaligen Importieren der Nutzer wird der Kunde bei Bedarf von Beekeeper unterstützt, später kann er neue Nutzer einfach selbst hinzufügen. Zu erwähnen ist, dass es für die Nutzung von Beekeeper nicht zwingend eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse des Mitarbeiters braucht. «Es ist auch möglich, dass man einen Mitarbeiter zum Beispiel per SMS zur Plattform einlädt, oder über eine Mitarbeiter-ID, wo man die Login-Daten dem Mitarbeiter ausdrucken kann», erklärt Flavio Pfaffhauser. Gerade wenn eine Firma wie Aroma häufig mit freien und externen Mitarbeitern arbeitet, ist dies hilfreich.

Auf dem Dashboard des Administrators – im Falle von Aroma ist dies Kommunikations-Spezialist Simon Günthard – können aber nicht nur Nutzer und Funktionen verwaltet werden. Es finden sich auch umfangreiche Statistiken etwa dazu, wie aktiv die Nutzer sind oder welche Nachricht wie viele Nutzer erreicht hat. Simon Günthard erklärt zu diesem Dashboard, dass dieses auch als IT-Laie intuitiv und problemlos zu bedienen sei. «Die Admin-seitige Benutzung ist sicherlich kein Hindernis, die Plattform zu benutzen. Unsere IT-Abteilung brauchte ich einzig dazu, mir eine Liste mit allen E-Mail-Adressen zu erstellen», so Günthard lachend.
Anzufügen ist sicher auch, dass der Kunde Beekeeper nicht nur bezüglich Design seiner Corporate Identity anpassen kann. Es ist auch möglich, die Beekeeper-App unter eigenem Namen zu veröffentlichen. Aroma hat dies beispielsweise gemacht – bei der Kommunikationsagentur heisst die Beekeeper-App nun «Aromat». «Das war mit ein Grund für unsere Geschäftsleitung, auf Beekeeper zu setzen. Eine eigene App war natürlich schon verlockend.»

An Teamevent eingeführt

Einmal aufgesetzt und vorbereitet ging es für Aroma im Herbst 2015 dann darum, die Mitarbeiter zur Nutzung von Aromat zu bewegen. «Wir haben entschieden, zuerst mit unseren Festangestellten zu starten, und die freien Mitarbeiter drei Monate später an Bord zu holen», erzählt Simon Günthard. «Für die Einführung haben wir unseren jährlichen Teamevent, der uns an die Expo in Mailand führte, gewählt. Wir sind dabei so vorgegangen, dass wir alle Informationen rund um den Event, etwa zu Treffpunkten oder Führungen, via Aromat kommuniziert haben. Das bedeutete, dass wer etwas wissen wollte das neue Tool nutzen musste. Um das Ganze zu unterstützen, haben wir zudem Whatsapp-Gruppen – zuvor das gängige Kommunikationsmittel für solche Anlässe – verboten.» Dieses Vorgehen habe sich bewährt, die Mitarbeiter hätten Aromat auf dem Expo-Gelände rege genutzt. «70 Prozent haben Dinge gepostet, und fast 100 Prozent haben gelesen», erinnert sich der Kommunikationsverantwortliche. Seit dann sei die Plattform eigentlich etabliert. Eine Schulung zu Beekeeper habe es derweil nie gegeben und sei auch nicht nötig gewesen. «Das Ganze ist weitgehend selbsterklärend, der Nutzer kann ausprobieren und nichts kaputtmachen. Das war ebenfalls eine unserer Anforderungen.»

Beekeeper funktioniert im Prinzip sehr ähnlich wie die Social-Media-Plattformen, die man kennt. Man kann Dinge posten, kommentieren, liken, teilen oder Umfragen erstellen. Dabei kann der Administrator verschiedene Streams erstellen, beispielsweise zu bestimmten Themen oder für bestimmte Abteilungen, wobei man dann einzelne Streams auch nur gewissen Nutzern zugänglich machen kann. Aroma beispielsweise betreibt im Wesentlichen drei Haupt-Streams. In einem Stream werden Unternehmensinformationen seitens der Geschäftsleitung oder des HR geteilt. Der zweite Stream heisst «Jobs live» und soll die Arbeit der Mitarbeiter zeigen – quasi der Ursprungsgedanke. Aus diesem Stream lässt Aroma in Echtzeit auch eine Slideshow erstellen, die dann im Empfangsbereich des Unternehmens auf einem TV gezeigt wird – «was ziemlich cool ist», so Günthard. Der dritte Stream ist sozusagen das ehemalige schwarze Brett, eine Pinwall, auf der Mitarbeiter Posts abseits des Geschäfts – etwa zu Wohnungsangeboten oder verlorenen Schlüsseln – platzieren können.

Dokumente teilen und Prozesse automatisieren

Praktisch ist ausserdem: Man kann nicht nur Fotos oder Videos posten, sondern auch Dokumente auf Beekeeper teilen und dabei auch Prozesse automatisieren. Ein Beispiel: Meldet sich ein neuer Mitarbeiter zum ersten Mal bei Beekeeper an, kann man ihm automatisch einen Begrüssungstext anzeigen. Und auf Wunsch und ebenfalls automatisiert vier Tage später das Mitarbeiterreglement zukommen lassen. Teil von Beekeeper ist zudem auch ein Messaging-Dienst à la Whatsapp, über den man Mitarbeiter anschreiben kann und der die gängigen Whatsapp-Gruppen ersetzen und den E-Mail-Verkehr reduzieren soll. Dies sei ein weiteres Ziel der Einführung von Beekeeper gewesen, so Günthard: «Früher ging bei einem gefundenen Schlüssel eine Mail mit Foto an alle. Heute gibt es einen Post auf der Pinwall.»

Mit der GL im Rücken

Die Einführung von Beekeeper bei Aroma und die heutige Nutzung darf durchaus als Success Story bezeichnet werden. Doch niemand konnte im Voraus wissen, wie das neue Tool bei den Mitarbeitern ankommt und ob es genutzt wird. Als entscheidend dafür, dass aus der Geschichte ein Erfolg geworden ist, bezeichnet Günthard den Rückhalt in der Geschäftsleitung. «Der Input für Beekeper ist aus der Geschäftsleitung gekommen, die Geschäftsleitung ist immer hinter der Plattform gestanden und hat das Ganze entsprechend gepusht.» Das habe enorm geholfen, denn am Anfang sei durchaus auch Skepsis seitens der Mitarbeiter dagewesen, die keine Lust hatten auf eine (weitere) Social-Media-Plattform. Doch rasch hätten auch die Skeptiker gemerkt, dass das Ganze spannend ist, dass sie vielleicht etwas verpassen, wenn sie sich Aromat verweigern. Zu den weiteren gemachten Learnings erwähnt Simon Günthard noch, dass man sich auch im Klaren darüber sein muss, dass Beekeeper Zeit der Mitarbeiter in Anspruch nimmt. «Wir nehmen das ganz bewusst in Kauf. Dafür stellen wir fest, dass die Identifikation mit dem Unternehmen und der Teamgedanke gestärkt werden.»

Probleme rund um die Nutzung von Beekeeper gibt es kaum. «Mal wird ein Passwort vergessen, dann wieder ein Endgerät verloren – das übliche halt», so Günthard. Aber: Mit dem Essen kommt der Hunger. Das bedeutet, dass die Nutzer immer wieder mit Ideen und Wünschen bei Simon Günthard anklopfen, die er je nachdem auch versucht, zusammen mit Beekeeper umzusetzen. Und so kommt es, dass die Plattform für Günthard als Kommunikationsverantwortlichen selbst nicht dafür gesorgt hat, dass er weniger Arbeit hat – im Gegenteil. «Ich habe aufgrund der Nutzerwünsche und dadurch, dass ich auch beobachten muss, was gepostet wird, mehr Arbeit wegen Aromat, das stimmt. Aber viele andere Mitarbeiter haben weniger Arbeit. Unter dem Strich haben wir sicher Einsparungen erzielen können.»
Einsparungen beziehungsweise Kosten sind denn auch ein gutes Stichwort zum Abschluss. Abgerechnet wird Beekeeper pro Nutzer und Monat – abhängig von der Grösse des Kunden, von der Nutzung oder davon, wie stark die Lösung auf den Kunden angepasst werden muss. Als Richtwert nennt das Start-up einen Preis zwischen 2 und 5 Franken pro Nutzer und Monat.

Über Beekeeper

Die Wurzeln von Beekeeper gehen auf Spocal zurück, eine soziale Community für Studenten, die die beiden Beekeper-Gründer Flavio Pfaffhauser und Christian Grossmann an der ETH entwickelt haben. Spocal wurde zum Erfolg, finanziert über Werbung, und eben diese Werbekunden gaben denn auch den Anstoss, dass eine solche Kommunikationslösung doch auch für Unternehmen und deren interne Kommunikation spannend wäre. Im März 2012 wurde dann das ETH-Spin-off Beekeeper gegründet, mit dem ersten Kunden-Case Swissotel, einer zur globalen Hotelgruppe FRHI gehörenden Schweizer Kette, die bislang keinen Kanal gefunden hatte, um mit all ihren 45'000 Mitarbeitern zu kommunizieren. Heute beschäftigt Beekeeper 40 Mitarbeiter, 35 davon in der Schweiz und fünf in den USA – Tendenz rasch steigend. Aktuell ist das Unternehmen, das für seine Lösung schon zahlreiche Preise gewonnen hat, damit beschäftigt, Schnittstellen von Beekeeper zu anderen Systemen zu schaffen, um beispielsweise Single-Sign-on zu integrieren oder Inhalte von anderen Plattformen wie SAP oder Salesforce einfach darstellen zu können. «Wir wollen das zentrale Kommunikationsmittel für Unternehmen werden, das alle Mitarbeiter erreicht», erklärt dazu CTO Flavio Pfaffhauser. (mw)