Im Zweifelsfall Excel – so bewältigen auch heute noch viele KMU alltägliches wie Buchhaltung oder Einsatzplanung. Doch seit einigen Jahren drängen zahlreiche Speziallösungen auf den Markt, die dem Redmonder Alleskönner den Garaus machen wollen. Meist sind das Cloud-Lösungen mit klarem Profil, die vor allem mit Usability und tiefen Preisen punkten wollen. Kidesia aus Zug ist so ein Unternehmen mit Fokus auf Kindertagesstätten. Mit Modulen wie Stammdatenverwaltung, Kinder- und Mitarbeiterplanung, Auswertungen oder Fakturierung bietet das Start-up eine zeitgemässe Cloud-Lösung, die sich bequem über Tablets und Desktops verwalten lässt.
Zwar ist man nicht der einzige Anbieter am Markt, dennoch glaubt Gründer Timon Guggenbühl, mit seinem Produkt näher am Nerv der Zeit zu sein als andere. Beispiel Arbeitszeiterfassung: «Kitas haben häufig nur einen PC. Sollen die Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen, stellt sich die Frage, wann und wie es Zugang gibt oder es kommt doch wieder ein Formular zum Einsatz», so Guggenbühl. Mit Kidesia hat jeder Mitarbeiter Zugang – von wo aus und wann er will. Dabei muss er nicht einmal mehr die Zeiten erfassen – diese werden automatisch aus der Planung übertragen. Lediglich Abweichungen müssen angepasst werden.
Den Markt kennen
Kleinigkeiten wie diese machen am Ende im Arbeitsalltag einen grossen Unterschied. Guggenbühl hatte persönlich Zugang zu den Feinheiten dieser Welt, da seine Mutter selbst Kita-Leiterin ist. Dieses Wissen wurde Anfang 2014 wichtig, als es darum ging, einige Kreditpunkte an der Hochschule Luzern zu holen. Dort studierte er nämlich Wirtschaftsinformatik. «Meine Mutter erstellte damals den Anwesenheitsplan der Kinder noch mit Excel. Für das Modul versetzte ich das ins Web», erzählt Guggenbühl. Ihm wurde schnell klar, dass es eine Marktlücke gab.
Kurzerhand schloss er sich mit zwei Freunden zusammen, die er aus der Informatiklehre kannte und gleiste eine Kooperation mit verschiedenen Kitas auf, um deren Bedürfnisse zu ermitteln. Mit diesen Requirements in der Tasche zogen sich die drei Jungunternehmer im Sommer 2014 für drei Wochen ins Tessin zurück. Dort entwickelten sie die ganze Software von Grund auf neu. «Die ursprünglich zum Einsatz kommende Technologie war nicht optimal. Neben Usability muss eine Cloud-Lösung schnell sein. Der Nutzer darf keinen Unterschied zu einer Offline-Lösung spüren», so Guggenbühl.
Klicks optimieren
Genauso wichtig wie die Geschwindigkeit war aber auch der Benutzerkomfort. Aufgrund der mit den Kitas durchgeführten Recherche wusste das Team, welche Icons zuoberst liegen mussten beziehungsweise konnte die Anzahl Klicks optimieren, um zu den wesentlichen Funktionen zu kommen. «Dass die Bedienung intuitiv ist, merken wir daran, dass wir die Leute nur einmal kurz schulen müssen. Danach kommen kaum noch Fragen», meint Guggenbühl.
Seit Herbst 2015 ist die Lösung am Markt und konnte über den Kreis der an der Entwicklung beteiligten Kitas Kunden gewinnen. Im Januar dieses Jahres wurde die Integration in das Buchhaltungssystem Run my Acocunts abgeschlossen. Kidesia erlaubte bereits zuvor, alle monatlichen Rechnungen per Knopfdruck zu erstellen, jetzt können diese automatisch in die Buchhaltungssoftware von Run my Accounts übertragen werden. Für den Herbst ist ausserdem eine App geplant, die sich an die Eltern richtet. So können sie per Smartphone abrufen, an welchen Tagen es freie Kapazitäten gibt und kurzfristig eine Buchungsanfrage an die Kita stellen. «Auf diese Weise können wir den Kitas helfen. ihre Auslastung zu optimieren», so Guggenbühl.
