Wirkungsvoll präsentieren

Präsentationen im beruflichen Kontext dienen in der Regel dazu, bei den Zuhörern ein bestimmtes Verhalten auszulösen – sie zum Beispiel zum Kauf eines Produkts bewegen, sie für eine Problemlösung begeistern oder sie als Mitstreiter für ein Projekt gewinnen. Dieses Ziel erreicht ein Referent nicht, indem er die Zuhörer mit allen möglichen Informationen überhäuft – gemäss der Maxime: «Viel hilft viel – irgendetwas wird die Zuhörer schon überzeugen.» Vielmehr gilt es, die Präsentation strategisch und psychologisch klug zu planen und auf die wichtigsten Punkte zu fokussieren – also die Infos und Argumente, die bei den Zuhörern bewirken, dass sie die gewünschte Entscheidung treffen beziehungsweise das gewünschte Verhalten zeigen.

Eine Kernbotschaft formulieren

Dafür sollte man schon beim Planen wissen, welches Ziel mit der Präsentation erreicht werden soll und welches Verhalten die Zuhörer danach möglichst zeigen sollten. Also zum Beispiel: dem Vorschlag zustimmen, das nötige Budget freigeben. Oder: ein bestimmtes Produkt kaufen. Dies wiederum setzt das Wissen darüber voraus, um wen es sich bei den Zuhörern handelt und über welches «Ohr» sie erreicht werden können. Sind es zum Beispiel mehrheitlich Betriebswirte, die primär in wirtschaftlichen Kategorien denken? Oder Techniker, die vor allem die Machbarkeit einer Sache überzeugt?
Oder «Sicherheitsfanatiker», die grosse Furcht vor Veränderungen haben?
Nur wenn man mit einer Präsentation ein klares Ziel verfolgt und die «Kommunikationspartner» miteinbezieht, kann man für sich entscheiden: Was ist die Kernbotschaft der Präsentation und welche drei, vier Argumente unterstützen sie, weil sie den Zuhörern aus ihrer Warte den grössten Nutzen bieten? Kernbotschaften können zum Beispiel sein:
«Mit dem von mir präsentierten Vorschlag…
- gewinnen wir/Sie viele neue Kunden,
- erhöht sich unsere/Ihre Rendite um zehn Prozent,
- steigt die Datensicherheit und können Sie nachts ruhig schlafen.»
Die Kernbotschaft sollte im Zentrum der Präsentation stehen. Daten, Fakten und Argumente dienen derweil primär dazu, diese Kernbotschaft zu belegen und zu unterstreichen.

Die Bedürfnisse der Zuhörer einbeziehen

Um eine überzeugende, sprich eine das gewünschte Verhalten auslösende Präsentation zu erstellen, ist es zudem wichtig bei der Vorbereitung zu bedenken: Zuhörer haben aufgrund ihrer Vorerfahrung und Position im Unternehmen oft unterschiedliche Bedürfnisse und somit Nutzenerwartungen. Deshalb sollten etwa Verkäufer oder IT-Fachkräfte, die regelmässig ähnliche Lösungen präsentieren, soweit möglich keine Standardcharts nutzen. Stattdessen sollten Charts beziehungsweise deren Auswahl sowie die Argumentation immer dem Publikum angepasst werden.
Es macht also Sinn, sich im Vorfeld zu überlegen, was der Geschäftsführer, der Einkäufer, der Leiter der Produktionsabteilung oder der IT-Beauftragte will beziehungsweise erwartet. Und neben den Bedürfnissen der Zuhörer sollte man auch deren Wertvorstellungen und Entscheidungskriterien kennen – und deren Sprache sprechen. Am besten versetzt man sich beim Planen einer Präsentation mental in sein Publikum: Wo drückt die Zuhörer der Schuh? Was interessiert sie? Was erhoffen sie sich? Was befürchten sie? Was wollen sie als Learning mitnehmen? Wichtig für den Erfolg einer Präsentation ist auch, die Zuhörer emotional anzusprechen, sie zum Träumen zu bringen, um das Gefühl auszulösen: «Ja, das will ich haben» oder «Ja, das möchte ich gerne tun».

Mit den Zuhörern kommunizieren

Für eine wirkungsvolle Präsentation ist es entscheidend, die Zuhörer für sich und die eigene Botschaft zu gewinnen. Entsprechend sollte man sich und die eigene Kernbotschaft inszenieren. Das heisst, beim Präsentieren mit den Zuhörern zu kommunizieren anstatt nur zu referieren. Hierfür sollte der Text auf den Charts soweit wie möglich reduziert werden, man sollte sich weitgehend auf Schlagworte beschränken. Denn je mehr Text auf den Charts steht, umso überflüssiger wird der Referent – es steht ja fast alles auf den Charts. Ausserdem wendet sich bei zu viel Text die Aufmerksamkeit der Zuhörer regelmässig vom Referenten ab und den Charts zu. Denn sie müssen ja den Text lesen. Somit müssen Referenten immer wieder neu ihre Aufmerksamkeit gewinnen.

Die Charts sollten also schlicht gestaltet sein. Denn um das Publikum in die richtige Stimmung zu versetzen, ist primär der Redner zuständig. Am einfachsten gelingt dies, indem man mit dem Publikum kommuniziert und interagiert statt einen Monolog zu halten. Sprich:
- Den Zuhörern immer wieder (rhetorische) Fragen stellen wie «Kennen Sie die Situation, …» oder «Träumen Sie davon, …».
- Regelmässig Zustimmung einholen wie «Sind Sie auch der Meinung, dass …?», «Stimmen Sie mir zu, dass …».
- Das Publikum und speziell die wichtigen Entscheider immer wieder persönlich ansprechen.
- Blickkontakt mit den Zuhörern halten und ihnen auch bei Powerpoint-Präsentationen nicht den Rücken zuwenden.

Spannende Geschichten erzählen

Menschen lieben Geschichten und Beispiele aus dem wahren Leben. Verpackt man die eigene Kernbotschaft in eine Geschichte, bleibt sie im Gedächtnis. Dazu entwickelt man eine spannende Dramaturgie für die Präsentation – ähnlich wie ein Romanautor oder ein Filmregisseur. Folgendes kann dabei als Leitfaden dienen:

1. Eine knackige Einleitung, die das Interesse und die Neugier des Publikums weckt,


2. eine treffende, prägnante Beschreibung des Problems der Zuhörer, die diese zu einer kopfnickenden Zustimmung veranlasst,

3. eine bildhafte Beschreibung des (erträumten) Idealzustands aus Sicht der Zuhörer, die deren Neugier auf die Lösung weckt,

4. eine Präsentation der Lösung, die den Zuhörern plastisch vor Augen führt, wie sie (mithilfe des Referenten) den Idealzustand erreichen,

5. ein grosses Finale, das die Zuhörer dazu motiviert, auffordert, aktiv zu werden und den gewünschten nächsten Schritt zu machen.

Um die Aufmerksamkeit nicht vom Redner abzulenken, sollten die Charts wie schon erwähnt schlicht gestaltet sein. Eine 15-minütige Präsentation sollte beispielsweise nicht mehr als sechs bis acht Charts umfassen. Grundsätzlich sollten Infos und Charts mindestens eines der folgenden Kriterien erfüllen:
- Die Kernbotschaft wird unterstrichen.
- Ihr Anliegen wird veranschaulicht.
- Die gewünschten Emotionen werden erzeugt.
Zum Erstellen der Charts eignet sich etwa Powerpoint. Beim Präsentieren selbst sollten jedoch die Zuhörer unbedingt im Zentrum stehen – und nicht die Technik. Denn die Charts selbst könnte man den Zuhörern auch per Mail oder Post senden. Wer überzeugen muss, ist der Referent – mit seinem Auftritt und seiner Persönlichkeit.

Business-Präsentationen im Handumdrehen planen

immer wieder, oft auch unverhofft. Mit den folgenden Tipps gelingt im Handumdrehen eine überzeugende Präsentation.

Schritt 1: Das Ziel definieren
Fragen Sie sich: Was ist mein Anliegen oder Ziel bei der Präsentation? Zum Beispiel mehr Ressourcen bekommen? Oder der Geschäftsleitung vermitteln, dass alles wie geschmiert läuft?

Schritt 2: Einen Zwecksatz formulieren
Formulieren Sie das Ziel Ihrer Präsentation schriftlich – zum Beispiel: «Ich möchte erreichen, dass …». Der «Zwecksatz» hilft Ihnen, für die Präsentation Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Und weil Sie wissen, was Sie wollen, können Sie Ihre Präsentation auch so aufbauen und gestalten, dass sie überzeugend ist.

Schritt 3: Daten, Fakten und Argumente sammeln
Wenn der Zwecksatz formuliert ist, beginnt die Stoffsammlung. Tragen Sie alle für Ihr Anliegen relevanten Daten, Fakten und Argumente zusammen, und schreiben Sie diese jeweils auf ein DIN A7-Kärtchen – noch unsortiert.

Schritt 4: Die Präsentation planen und aufbauen
Nach der Stoffsammlung beginnt das Planen des Aufbaus der Präsentation. Sie müssen hierfür nur die Kärtchen in eine Reihenfolge bringen, die aus Ihrer Warte zielführend ist. Bewährt hat sich beim Planen des Aufbaus die «Problemlösungsformel»:
1. Was ist die aktuelle Situation?
2. Wie sollte die Situation sein?
3. Wie können wir das erreichen?
4. Vorteile und Nutzen der vorgeschlagenen Lösung
5. Auffordernder Schlusssatz (zum Beispiel: «Ich bin sicher, dass wir den Termin halten, wenn Sie uns eine Hilfskraft gewähren.»)

Schritt 5: Die Präsentation laut üben
Das ist wichtig. Denn hierbei merken Sie, wo Ihre Präsentation noch holpert und Sie zum Beispiel noch ein Argument oder einen verbindenden Übergangssatz brauchen. Überlegen Sie erst nach dem Üben und Überarbeiten: «Brauche ich zur Visualisierung Powerpoint-Charts und wenn ja, welche. Oder wirkt es überzeugender, wenn ich mein Anliegen mit Hilfe der Kärtchen, die ich als Spickzettel nutze, frei vortrage?»


Schritt 6: Entspannt eine Tasse Tee trinken
Wenn Sie für die Präsentation tatsächlich zwei, drei Charts benötigen sollten, dann haben Sie für deren Gestaltung noch ausreichend Zeit. Denn seit Ihnen zum Beispiel Ihr Chef den Präsentationsauftrag erteilte, ist maximal eine Stunde vergangen. Also können Sie vor der Präsentation noch relaxt eine Tasse Tee oder Kaffee trinken.

Die Autorin

Dr. Gudrun Fey ist Geschäftsführende Gesellschafterin des Trainings- und Beratungsunternehmens Study & Train in Stuttgart (www.study-train.de). Die Kommunikationstrainerin und Rednerin ist unter anderem Autorin der Bücher «Gelassenheit siegt», «Überzeugen ohne Sachargumente» und «Sicher und überzeugend präsentieren».