Seit 2009 gibt es ein digitales Bundesarchiv. Damit gehört die Schweiz zu den Vorreitern in Europa. Nur England und die Niederlande waren schneller. 2014 ging die zweite Generation des digitalen Archivs live. Ein wichtiger Aspekt der Weiterentwicklung war die Standardisierung der digitalen Datenablieferung. Vorbei sind die Tage von SFTP-Servern, Festplatten, Sticks und CDs/DVDs. Zu archivierende Daten kommen heute nur noch über einen standardisierten und sicheren Weg ins digitale Bundesarchiv – und zwar via Internet.
Zu diesem Zweck wurde die sogenannte Transferplattform entwickelt. Sie ist voll automatisiert und stellt sicher, dass die Daten nahtlos, ohne Medienbrüche und unter Sicherstellung der Benutzeridentifikation ins Archiv gelangen. Um diesen verhältnismässig einfach klingenden Vorgang durchzuführen, wurde ein komplexes Stück Technologie geschaffen. Nicht nur ist die Überprüfung und anschliessende Archivierung der eingehenden Daten vollautomatisch, gleichzeitig muss sie eine hohe Bedienfreundlichkeit haben sowie strengen Sicherheitsanforderungen genügen.
Eine vollautomatisierte Lösung
Eine Archivierung läuft heute wie folgt ab: Alle Datentransfers werden angemeldet und auf ein bestimmtes Datum geplant, da die verfügbare Bandbreite begrenzt ist. Zum Stichtag schnürt der Kunde ein digitales Paket. Eingesetzt wird das hauseigene SIP-Format (Submission Information Package), ein eCH-Standard (eCH-0160). Dafür nutzt der Kunde ebenfalls ein vom Bundesarchiv zur Verfügung gestelltes Tool namens Package Handler. Anschliessend loggt er sich mittels Zwei-Faktor-Authentifizierung in die sogenannte Shared Service Zone (SSZ) ein.
Bei der SSZ handelt es sich um eine vom Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) zur Verfügung gestellte Netzwerkzone, die sowohl vom Bundesarchiv, als auch vom Internet getrennt ist. Die Daten werden via HTTPS übertragen. Einmal angekommen werden sie verschlüsselt, und das System der SSZ gibt Meldung an das System des Bundesarchivs. Dieses wiederum holt das Datenpaket ab, entschlüsselt und überprüft die Daten und legt sie vollautomatisiert ab.
Möchte eine Behörde Daten einsehen, bestellt sie diese online auf der Website des Bundesarchivs. Die entsprechenden Daten werden dann als Kopie zur Verfügung stellt.
Dienst steht auch Dritten offen
Im internationalen Vergleich befindet man sich in Bern damit an vorderster Front der digitalen Entwicklung. Um Synergien innerhalb der Verwaltung zu nutzen, wollte man diesen Dienst aber nicht nur allen Bundesstellen, sondern auch Dritten anbieten. Dank eines Bundesratsbeschlusses vom April 2014 wurde dies möglich – zumindest Kantone, Gemeinden und Institutionen mit öffentlich-rechtlichen Aufgaben haben nun die Möglichkeit, ihre Daten beim Bundesarchiv digital zu sichern und langfristig zu archivieren.
Umgesetzt wurde das Projekt zwischen August 2013 und Dezember 2014 mit der Firma Mimacom, einem internationalen Softwarehaus mit Hauptsitz in Bern. Das Projekt wurde agil innerhalb von Hermes, der Projektführungsmethode der Bundesverwaltung, umgesetzt. Mimacom setzte hierfür auf «mimacom path», ein gemäss Joscha Jenni, Head of Projects bei Mimacom, hauseigenes standardisiertes Vorgehen zur Umsetzung von Softwareprojekten.
Die öffentliche Hand kann nun auf eigene kostenintensive Entwicklungen verzichten und gleichzeitig einen wirtschaftlichen Betrieb ihres digitalen Archivs sicherstellen. Mit dem Staatsarchiv Genf gibt es bereits einen ersten Kunden. «Wir haben aber viele weitere Anfragen», so Dr. Krystyna Ohnesorge, Abteilungsleiterin Informationsüberlieferung beim Bundesarchiv.
