Smartphones, Tablets, Applikationen oder Online-Dienste wie Facebook & Co. haben die zwischenmenschliche Kommunikation verändert. Nicht nur im privaten Umfeld, sondern auch in der Arbeitswelt. Angestellte wollen sich nicht mehr auf E-Mail und Telefon beschränken müssen, sondern dieselben Kommunikationsmittel verwenden, die sie auch in ihrer Freizeit nutzen. Dazu kommt, dass sie dank mobiler Endgeräte, Cloud Computing sowie flexibler Arbeitsmodelle und -zeiten arbeiten können, wann und wo sie wollen.
Die Forderung nach Mobilität und Flexibilität im Arbeitsalltag ist indes nicht neu. Bereits heute profitiert rund eine Million Angestellte in der Schweiz von flexiblen Arbeitsmodellen; von diesen arbeitet wiederum jeder vierte regelmässig auch von zu Hause aus. Pro Jahr werden in der Schweiz über 40 Millionen Arbeitsstunden im Home-Office geleistet, wie die Studie «Work anywhere» belegt, die im Mai im Rahmen des Home Office Day veröffentlicht wurde.
Das stellt die Informatik von Unternehmen vor die Herausforderung, die neuen Erwartungen und Anforderungen bezüglich Zusammenarbeit, Kommunikation und Benutzerfreundlichkeit möglichst unter einen Hut zu bringen. Dabei bewegt sich das Unternehmen in einem Spannungsfeld zwischen verschiedenen Anspruchsgruppen. Zu den Wünschen der Mitarbeitenden kommen Forderungen seitens des Managements zur Kostentransparenz, zum Nachweis des Mehrwerts, zu Datenschutz und Sicherheit. Technisch sind Lösungen gefragt, die es Firmen erlauben, ausgehend von ihrer bestehenden IT-Infrastruktur flexibel Richtung integrierter Kommunikations- und Zusammenarbeitsmodelle zu gehen. Unified Communications & Collaboration (UCC) kann das leisten. Dieses Konzept hat sich bereits vielfach bewährt, weil es die Kommunikation und Zusammenarbeit nachhaltig verbessert.
Jedes dritte Unternehmen nutzt Collaboration
Für Unternehmen ist es wichtig, die eigenen Anforderungen an die Kommunikationslösungen zu analysieren. Wichtige Faktoren sind zum Beispiel die Unternehmensgrösse, interne Strukturen, das Kommunikationsverhalten der Mitarbeitenden, ihre Mobilität, die Beziehung zu Kunden und Partnern sowie die bestehende IT- und Kommunikationsinfrastruktur. Seit einigen Jahren verzeichnen UCC-Lösungen einen wachsenden Erfolg. So setzt heute ein Drittel der Schweizer Grossunternehmen auf UCC-Plattformen, wie aus einer Studie des Schaffhauser Marktforschers MSM Research hervorgeht.
Richtig eingesetzt, machen solche Lösungen die Mitarbeitenden und ihre Unternehmen effizienter und erfolgreicher. Diese Erfahrung hat auch Swisscom gemacht. Sie hat selbst vor gut vier Jahren ihre eigene Kommunikation sowie die Zusammenarbeit im Unternehmen auf UCC umgestellt. Heute arbeiten rund 20’000 Mitarbeitende mit der neuen Lösung. Intern waren die Auswirkungen erheblich. So konnten allein bei der Infrastruktur die Kosten pro Kommunikations-Port um mehr als 40 Prozent reduziert werden.
Noch wichtiger ist aber der Zeitgewinn für die Mitarbeitenden. UCC steigert die Effizienz zum Beispiel in Fällen, in denen sich Mitarbeitende verschiedener Standorte zu Sitzungen treffen müssen. Heute haben sie die Möglichkeit, dies online zu tun. Die Reisezeiten entfallen und können anders eingesetzt werden. Die Instrumente werden denn bei Swisscom inzwischen auch rege genutzt: Pro Monat nehmen über 103’000 Teilnehmer an rund 34’000 Online-Konferenzen teil. Dazu wird über 14’000 Mal ein Desktop- und Applikations-Sharing genutzt.
Neue Technik braucht Kulturwandel
Die Technik ist heute kein Problem mehr, denn die Entwicklung ist inzwischen weit fortgeschritten. Die Einzelkomponenten spielen nahtlos zusammen und die Bedienung ist durch das Vorbild von Dropbox und Konsorten einfach und weitgehend selbsterklärend geworden.
Doch selbst wenn moderne Technologie in den Unternehmungen zur Verfügung steht und funktioniert, heisst das noch nicht, dass sie von Mitarbeitenden tatsächlich genutzt wird. Darum muss das Management die Zusammenarbeit nicht nur von oben predigen, sondern die Technologien in der Kommunikation mit den Mitarbeitenden auch selber nutzen. Noch wichtiger aber ist die Basis. Hier kommt beispielsweise den Jungen im Unternehmen eine entscheidende Rolle zu. Denn die sogenannten Digital Natives kennen die modernen Technologien aus ihrer Ausbildung und dem Privatleben bestens und können als Begleiter auf dem Weg zu einer vernetzten Zusammenarbeit fungieren.
Einführung moderner Kommunikationslösungen ist Chefsache
Neue Formen der Zusammenarbeit setzen immer auch einen Kulturwandel voraus respektive lösen einen solchen aus. UCC-Services revolutionieren die Art und Weise, wie Mitarbeitende zusammenarbeiten und kommunizieren. Dies wiederum prägt die Unternehmenskultur. Das Potential moderner Kollaborationslösungen ist riesig und zielt auf das steigende gesellschaftliche Bedürfnis nach Flexibilität und Mobilität ab. Gerade deshalb sollten UCC-Projekte zur Chefsache erklärt werden. Die Unternehmensleitung muss klare Vorstellungen davon haben, wie die künftige Zusammenarbeit im Unternehmen aussehen soll. Nur mit einer verständlichen Vision gelingt es, Mitarbeitende von einer vernetzten Kommunikation und Zusammenarbeit zu überzeugen und flexible Arbeitsformen einzuführen. Dass solche Neuerungen nicht von heute auf morgen umgesetzt werden können, liegt auf der Hand.
Die Umstellung auf UCC braucht Zeit. Dabei ist nicht die technologische Umsetzung, sondern die Begleitung der Mitarbeitenden und damit das Change Management die grösste Herausforderung. Es braucht seine Zeit, bis neue Technologien das Vertrauen der Angestellten gewinnen können. Noch länger dauert es, bis Mitarbeitende die Möglichkeiten der vernetzten Zusammenarbeit und Kommunikation dann tatsächlich konsequent nutzen.
Regeln schaffen Rahmen
Moderne Kommunikationstechnologien ermöglichen flexible und mobile Arbeitsformen, welche viele Vorteile mit sich bringen, aber einzelne Angestellte auch überfordern können. Denn durch den mobilen Zugriff auf Geschäftsdaten von unterwegs verschwimmen die Grenzen zwischen Berufsleben und Freizeit – umso mehr, als Angestellte beruflich und privat häufig nur noch ein Gerät verwenden, von dem aus sie ihren Alltag organisieren. Dabei rückt das Risiko ständiger Erreichbarkeit ins Zentrum. Um dem entgegenzuwirken, braucht es nebst Eigenverantwortung auch klare Regeln sowie Absprachen zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden, dies um die Erwartungen auf beiden Seiten abzustecken. Dabei geht es vor allem um die Befähigung zur Selbstorganisation sowie die Einhaltung vereinbarter Offline-Zeiten. Unter diesen Bedingungen wird es allen Mitarbeitenden gelingen, den optimalen Umgang mit Kommunikations- und Kollaborationslösungen zu erlernen und von den Möglichkeiten einer flexiblen und mobilen Arbeitsgestaltung zu profitieren.
Andrej Golob ist Leiter Workspace & Collaboration bei Swisscom Enterprise Customers.
