Die Ausgangslage: Beschaffungen sind aufwändig und häufig für die meisten Beteiligten unbefriedigend. Komplexe Ausschreibungen kosten unter Einbezug der Offerterstellung der Firmen Millionen. Die Qualität der Spezifikation bei Werkverträgen ist oft suboptimal und der beschriebene Beschaffungsgegenstand hat am Ende nur wenig mit dem Endprodukt gemein. Die Einflussmöglichkeiten während der Laufzeit sind beim Werkvertrag minimal, da die eigenverantwortliche Arbeit diesen Typ charakterisiert.
Wenn Wissen involviert ist braucht es die Konstanz der Beteiligten: Informatik ist ein People Business. In den letzten Jahren wurde auf den Aufbau dieses Ökosystems zu wenig Gewicht gelegt: Vergaben bevorzugten zum Teil (ausländische) Grossfirmen oder Near-Shoring.
Das sollte sich ändern und strategisches Sourcing sind ein geeignetes Mittel dazu, das zeigen nachfolgende Ausführungen.
Governance als Schlüsselfaktor
Zuoberst sollte in der Informatik die Governance stehen: Der gesamte Life Cycle der IT-Landschaft, die Entwicklung der Prozesse, Vendor-Lock-in und Flexibilität müssen in ein strategisches Sourcing einfliessen. Die einzelnen Ausschreibungen müssen darauf ausgelegt sein, die Gesamtstrategie zu erfüllen: nachhaltiger, flexibler, weniger abhängig. Fachanwendungen auf bestimmte Plattformen, Browser, Betriebssysteme und Datenbanken auszulegen ist seit längerem nicht mehr State-of-the-Art.
Die Zukunft heisst viele Partner unterschiedlicher Grösse, flexible und einfache Vergabe von Mini Tenders und Zulassen von Bietergemeinschaften. Dies bietet der öffentlichen Hand den optimalen Mix, um ihre Aufgaben zu erfüllen.
Inhalte einer Ausschreibung
Im strategischen Sourcing werden z.B. offene Lose in den Bereichen Betrieb und Entwicklung ausgeschrieben, dies mit Verweis auf mehrere Skill-Profile.?1) Die Vertragslaufzeit kann auf vier bis fünf Jahre mit einer Option zu einer Verlängerung angelegt sein.
Diese Laufzeit erlaubt es auch, Wissen zu übergeben, und stellt regelmässig einen Markt her. Die Partner erbringen Aufträge, Werkverträge und Personalstellung im Rahmen des Rahmenvertrages. Die Preisstrukturen sollten Stundensatz, Zuschläge und Minimalbezugsmenge umfassen, wobei die beiden letzten Teile in den Zuschlagskriterien zu minimieren sind. Bei den Stundensätzen wird vor einer zu grossen Differenzierung abgeraten.
Die Akzeptanz eines vorgegebenen Rahmenvertrages (mit allen AGB) ist ein Eignungskriterium für die Firmen, ebenso die Personalverleihbewilligung. Die technischen Kriterien und Zuschlagskriterien befassen sich mit den Skills der Firma und der angebotenen Leute.
In der Ausschreibung prüft man die Angebote anhand der Unterlagen, von Referenzen, dem Vergleich der CVs mit den angeforderten Skills und dem Preis. Die Präsentation der Firmen kann in Form von Job-Interviews mit den angebotenen Schlüsselpersonen durchgeführt werden. Da primär auf die einzelnen Personen abgestellt wird, kann problemlos mit Bietergemeinschaften gearbeitet werden. Ein Single Point of Contact kann ebenfalls sichergestellt werden, z.B. als Eignungskriterium.
Der Mechanismus für die Mini Tenders sollte so informell wie möglich sein: Die Partner werden angefragt bei einem Bedarf und die Verwaltung entscheidet eigenständig, wer den Auftrag erhält. Hier Formalismen einzubauen führt zu Ausschreibungen in den Ausschreibungen und noch mehr Overhead.
Fazit: Strategische Sourcingverträge geben Spielraum und Kontrolle und binden die Lieferanten als echte Partner ein.
Dr. Matthias Günter, GnostX GmbH, hat als CIO beim Eidgenössischen Institut für Geistiges Eigentum vor 10 Jahren mit strategischem Sourcing begonnen.
Über Strategisches Sourcing
Strategisches Sourcing: Die Frage der Beschaffung wird für die ganze Institution geregelt und kontinuierlich verbessert und reevaluiert. Im Bereich Informatikprojekte heisst dies, dass die notwendigen Ressourcen möglichst zielführend (Unabhängigkeit, Flexibilität, Preis, Stabilität u.ä.) beschafft werden. Das Sourcing muss auch die Frage beantworten, welche Arbeiten mit internem Personal durchgeführt werden (strategische Positionen, Basisdienstleistungen) und welche wo und wie eingekauft werden. Der zu betrachtende Zeitraum sollte daher fünf bis zehn Jahre umfassen.
Einheitlicher strategischer Sourcingvertrag: Der Begriff meint einen Rahmenvertrag, der verschiedene Vertragsformen und AGB umfasst. Z.B. Werkverträge, Aufträge/Dienstleistungsverträge und Personalstellung. Auch Wartung und Betrieb können integriert sein. Der Vertrag wird für mehrere Lieferanten angelegt, die nach demselben Vertrag zum Teil gleiche und überlappende Arbeit leisten. So wird eine Vergleichbarkeit und Austauschbarkeit gewährleistet.
