Die führende Schweizer Fluggesellschaft Swiss beschäftigt aktuell mehr als 7500 Mitarbeitende und bedient mit ihrer Flotte von 85 Flugzeugen ab dem Hub Zürich und den Flughäfen Basel und Genf weltweit 73 Destinationen in 39 Ländern. Seinen Zahlungsverkehr hat das Unternehmen schon 2009 weitgehend zentralisiert, als man die Zahlprozesse auf jene zwei Institute konzentrierte, mit denen auch der Mutterkonzern Lufthansa seit geraumer Zeit gearbeitet hatte. Über die Plattformen der beiden Banken laufen seitdem 85 Prozent des weltweiten Zahlungsverkehrs. Gleichwohl gibt es nach wie vor eine Reihe lokaler Banken, so dass Swiss derzeit weltweit rund 130 Konten unterhält. Lokale Bankbeziehungen sind dabei für die Abwicklung von Lohnzahlungen oder als Kontoverbindung für Bareinzahlungen an Flughäfen unabdingbar.
«Es stellte sich für unsere Zwecke als sinnvoller heraus, eine Cloud-Lösung einzusetzen.» Cédric Suchet, Head of Treasury & Risk Management, Swiss International Air Lines (Quelle: Swiss International Air Lines)
Zeichnungsberechtigungen wechseln häufig
Während für die Hauptbanken im Wesentlichen nur die Treasury-Abteilung zeichnungsberechtigt ist, benötigt das Personal vor Ort Zugriff auf die lokalen Kontoverbindungen. Knapp 100 solcher Berechtigter gibt es weltweit – eine volatile Zahl jedoch, denn das Personal in den Aussenstellen wechselt regelmässig, was eine Anpassung der Zeichnungsberechtigungen erfordert. 30 bis 40 Änderungen pro Jahr zählt Henrik Schindler, Administrator Treasury Back Office bei Swiss, und er weiss: «Da ist schnell der Überblick verloren. Und was geschieht, wenn jemand nicht mehr bei uns arbeitet und trotzdem Kontenzugriff hat?»
Compliance-Grundsätze erfordern deshalb, dass jederzeit bekannt ist, wer wo zeichnungsberechtigt ist und dass Zugriffsrechte zeitnah entzogen und vergeben werden. Bislang gab es bei Swiss keine zentrale Plattform, welche ein einheitliches Datenmanagement und eine klare Aufgabenverteilung zur Pflege wichtiger Informationen zu den weltweiten Bankkonten des Unternehmens ermöglicht hätte. «Die Informationen mussten wir permanent aktiv bei den Aussenstellen einholen», so Schindler. So waren die Übersichten der weltweit Zeichnungsberechtigten oft unvollständig und veraltet. Der Genehmigungsprozess für das Ändern von Berechtigungen funktionierte über das Versenden unverlinkter Excel-Tabellen und war entsprechend ineffizient. Langwierig wurden Antragspapiere über die interne Hauspost verschickt, eine Übersicht des aktuellen Bearbeitungsstatus gab es nicht.
Zugänge nicht an SAP geknüpft
Deshalb benötigte Swiss eine neue Lösung zur schnellen und sicheren Verwaltung aller Zeichnungsberechtigungen ihrer Bankkonten. Die Suche nach einem geeigneten System ging dabei in zwei verschiedene Richtungen: entweder herkömmlich Client-basiert oder als Software as a Service. In die engere Wahl kam zunächst ein bei der Konzernmutter eingesetztes, selbst erstelltes System auf SAP-Basis, das über das Berechtigungskonzept von SAP läuft. «Es stellte sich für unsere Zwecke aber als sinnvoller heraus, eine Cloud-Lösung einzusetzen, die nicht in direkter Verbindung zu bereits bei uns im Einsatz befindlichen System steht», erklärt Cédric Suchet, Head of Treasury & Risk Management bei Swiss. Schliesslich entschied man sich für den Bank Account Manager des Herstellers TIS aus Walldorf, also die SaaS-Variante. Für die Wahl sprach laut Suchet auch die Nutzerfreundlichkeit, denn das Anlegen neuer Datenfelder und das Verwalten von Dokumenten lässt sich damit gegenüber der alternativen Lösung einfacher realisieren, erklärt der Treasury-Leiter.
Ferner ist ein Cloud-basiertes System angeblich weit günstiger als eine Software, die auf den eigenen Servern installiert ist – bei einem weltweit aufgestellten Luftfahrtunternehmen wäre der Aufwand, einen Client in den PCs aller Aussenstellen zu installieren, viel zu hoch gewesen, gemessen an dem, was Swiss mit dem Einsatz der Software erreichen wollte, meint Suchet. «Eine Web-basierte Anwendung wie den Bank Account Manager können wir hingegen recht einfach überall in unserem Unternehmen an jedem Standort einsetzen. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für eine Fluggesellschaft. Zudem ist sie ohne die Last der typischen Client-Lösungen nutzbar.»
Datensicherheitspflichten vorab definiert
Da Bankkontendaten für ein Unternehmen stets sensibel sind und vor unbefugten Zugriffen geschützt werden müssen, wurde im Projekt von Beginn an auch die IT-Security der Swiss hinzugezogen. Diese überprüfte die Standards für eine Datenvereinbarung mit dem Software-Anbieter. In dieser sind Rechte und Informations- sowie Datensicherungspflichten des Datenexporteurs (Swiss) und -importeurs (TIS) festgehalten.
Mitte 2012 begann schliesslich die Testphase. Dazu Henrik Schindler: «Wir erhielten einen Web-Zugang auf das Management-Tool. Dort war eine Auswahl an Bankdaten, die wir zuvor übermittelt hatten, bereits aufbereitet enthalten. Damit konnten wir dann schon einmal arbeiten und damit beginnen, die restlichen Daten nachzuliefern.» Zuvor musste das Treasury die Bankdaten allerdings erst für ihre Übertragung in die Software aufbereiten, denn in dieser gibt es verschiedene Möglichkeiten, Clearing Codes, Adressen oder Kundendaten individuell anzulegen. Bevor das Tool mit Inhalten gefüllt wurde, galt es also, sich Gedanken darüber zu machen, welche Informationen für die internen Stellen wichtig sind und daher für den Import aufbereitet werden müssen.
Seit Ende 2012 nutzt Swiss die Software nun als zentrale Plattform zum Austausch von Informationen und Dokumenten rund um das Management ihrer Bankkonten. Genutzt wird die Cloud-Plattform vom Treasury der Swiss sowie auch allen 37 Aussenstellen in den von Swiss angeflogenen Städten und den Buchhaltungszentren in drei verschiedenen Kontinenten – insgesamt 60 Personen interagieren damit.
Werden nun zum Beispiel Kontoinformationen benötigt, kann die Buchhaltung ein Word-Dokument aus dem Account Manager generieren und hat die aktuellen Daten zum Konto umgehend zur weiteren Verwendung vorliegen. Welche Person in welchem Land auf welchem Konto Zeichnungsberechtigung hat, ist laut Suchet so per Knopfdruck recherchierbar. Und die Beteiligten können über den Workflow Unterlagen zu den einzelnen Banken, also Unterschriftenkarten oder wichtige Verträge angeblich leichter untereinander teilen, ohne die Unterlagen erst mühsam zu scannen und anschliessend per E-Mail versenden zu müssen.
Inzwischen wurde die Lösung auch bereits funktional erweitert. So wurden Dropdown-Befehle für die Datenfelder eingerichtet. Damit können Nutzer Daten nur noch aus einer durch den Administrator vordefinierten Liste auswählen, was eine strukturierte Pflege der Daten und die Abfrage bestimmter Merkmale wesentlich erleichtern soll.
Alles in allem hat die Treasury-Abteilung gemäss Cédric Suchet mit der neuen Lösung eine bessere Übersicht ihrer Bankkontostammdaten erhalten und kann die weltweiten Bankbeziehungen nun über ein Multilevel-Benutzerkonzept verwalten. Und man hält auch alle internen und externen Auditvorgaben zur Rechteverwaltung ein.
