Regierungen weltweit sind sich bewusst, dass ihre
Dokumentenprozesse ineffizient sind, jedoch ist die Behebung dieses Problems keine Priorität, besonders nicht in einer Zeit der Sparpolitik. Behörden verpassen jedoch wesentliche Gelegenheiten für die Einsparung von Kosten, Bereitstellung besserer Dienstleistungen für Wähler und Sicherung wertvoller Arbeitskräfte.
Dies sind die Ergebnisse eines IDC Government Insights Market Spotlight basierend auf einem
IDC-Whitepaper gesponsert von
Ricoh mit dem Titel: "Government: Fixing Document Processes Improves Constituent Services While Reducing Costs, July 2013 ."
"Regierungsbehörden, auch solche, die einer Sparpolitik unterliegen, haben dennoch hervorragende Möglichkeiten, Kosten zu senken und die Ausgaben zu reduzieren, bei gleichzeitiger Maximierung der Servicequalität für die Öffentlichkeit", so das IDC Government Insights Market Spotlight. "Dies kann oft durch einen strategischeren Ansatz bei der Kostenreduzierung, durch maximale Nutzung bestehender Technologien und Lieferanten sowie durch relativ geringe schrittweise Investitionen erreicht werden."
Einige Schlüsselergebnisse lassen sich aus der weltweiten IDC-Umfrage unter 1.516 Eigentümern von dokumentbezogenen Prozessen und Informationsspezialisten ableiten:
Wirkungslosigkeit, Ineffizienz – Nur 36 Prozent der befragten Regierungsangestellten charakterisierten ihre wählerorientierten dokumentbezogenen Prozesse als effizient und effektiv, vergleichen mit 52 Prozent bei kundenorientierten Prozessen im kommerziellen Sektor. Regierungen gehörten in der Umfrage zu den am niedrigsten bewerteten Industrien in Bezug auf Dokumentenprozess-Effizienz.
Mangelnde Dringlichkeit – Auch wenn sie sich der Effizienz von Prozessen bewusst sind, gibt nur 1 von 3 Befragten Projekten für die Verbesserung von dokumentbezogenen Prozessen höhere Priorität als IT-Projekten. Damit liegen sie 10 Punkte unter dem kommerziellen Sektor.
Grosses Potential für Kosteneinsparungen – Befragte Regierungsangestellte sagten, dass ihre Gesamtkosten um 9 Prozent sinken würden, wenn Sie alle Probleme bei ihren wählerbezogenen Prozessen lösen könnten. Diese Lösungen würden laut der Studie auch den Service für die Wähler verbessern, Arbeitskräfte sichern und dabei helfen, jüngere Arbeitskräfte anzuziehen.
"Viele glauben, dass Regierungen eher wie Unternehmen arbeiten sollten, und Unternehmen engagieren sich deutlich dafür, Dokumentenprozesse zu verbessern", sagte Yoshi Sasaki, General Manager, Business Services Center, Business Solutions Group, RICOH Company, Ltd. "Obwohl Regierungsbudgets realen Einschränkungen unterliegen, zeigt diese Studie, dass sogar geringe Investitionen in die Verbesserung von Dokumentenworkflows durch Kosteneinsparungen, Rückhaltung, Zufriedenheit und gestiegene Leistung wieder hereingeholt werden können."
Ein einfaches Beispiel: Verbesserungen der Dokumentenprozesse können Fehler korrigieren, die aktuell aus späten oder unvollständigen Steuererhebungen oder Überbezahlung von teuren Versorgungsleistungen resultieren.
Zum Erzielen bester Ergebnisse empfiehlt
Ricoh, umfassende Verbesserungen der Dokumentenprozesse zu erwägen. "Viele Regierungsbehörden verfügen über Budgets, die nur auf ihre eigenen Einheiten oder Abteilungen beschränkt sind, jedoch überbrücken Dokumente für gewöhnlich fast alle Regierungsbehörden und Prozesse", sagte Sasaki. "Folglich würden wir Regierungsbehörden raten, einen strategischeren Ansatz zu verfolgen und behördenübergreifend Prozesse zu verbessern, um die Rendite zu maximieren."
Weitere Ergebnisse und Ressourcen zum Thema, wie verbesserte Prozesse Unternehmen dabei helfen können, den Umsatz zu steigern und Risiken zu überwachen, finden Sie auf:
www.ricoh-europe.com/thoughtleadership oder in der
RICOH Process Imperative, einer kontinuierlich weitergeführten Initiative zur Förderung des Verständnisses von neuen Dokumentverarbeitungsmodellen, die Unternehmen helfen, das kollektive Wissen ihres gesamten Unternehmens maximal zu nutzen.
