Die neue Office-Welt

Cloud Office oder nicht Cloud Office, das ist mit der aktuellsten Version von Microsoft Office nicht die entscheidende Frage: Das Lizenzierungsmodell des neuen Office 365 erlaubt es Unternehmen, je nach ihrer Datenstruktur und ihrem Sicherheitsbedürfnis die für sie passende Mischung aus On- und Off-Premise-Software auszuwählen (mehr zum Thema On-Premise- vs. Cloud-Office auf Seite 40).
Die Office Software lässt sich in der 365er-Variante als Service auf allen Endgeräten nutzen, seit kurzem auch auf Android- und iOS-Geräten. In einzelnen Nutzungsmodellen von Office 365 sind auch herkömmliche, lokale Kopien auf dem PC möglich. Somit haben die Unternehmen die Wahl, welche Arbeitsplätze sie für welche Daten mit welcher Art der Softwarenutzung ausrüsten wollen. Sind in der Umgebung auch neue Desktop-Versionen von Office enthalten, synchronisieren sich damit erstellte Dateien automatisch mit dem Cloud Office.

An die Bedürfnisse anpassbar

Dieser duale Zugang zu Software Services führt zuweilen zu Verwirrung in Bezug auf die Unterschiede zwischen Office 365 und Office 2013. Fakt ist: Es gibt inzwischen fast keine mehr.
Das klassische Office-Paket wird immer noch auf Gerätebasis mit einer Dauerlizenz installiert, während Office 365 auf Benutzerbasis – ein Fixpreis pro Monat und Nutzer – jährlich neu lizenziert wird. Beide Varianten lassen sich beliebig mischen und damit in eine bestehende Infrastruktur integrieren und an die Sicherheitsbedürfnisse anpassen. Die Funktionen von Office 365 sind identisch mit denjenigen der on Premise installierten Version. Office 365 wurde jedoch um einige neue Dienste erweitert, beispielsweise Business-Abonnements für KMU verschiedener Grössen oder Desktop-Lizenzen für die klassische Office Software (Office 2013) in Kombination mit unterschiedlichen IT-Ressourcen – je nach dem gewählten Office-365-Plan. Darüber hinaus sind für Office 365 neue Zahlungsoptionen sowie auch mehrere Vertriebskanäle für den Erwerb eines Abonnements verfügbar.

Die Wahl: Lizenzprogramme auf Dauer oder befristet

Mit Office 365 rückt die Lizenzierung auf der Basis eines Mietmodells in den Vordergrund. Es gibt zahlreiche Lizenzprogramme, die Microsoft nach Unternehmensgrösse aufgeteilt hat. Im Kern geht es aber – am Beispiel von Office 365 und Office 2013 – im Wesentlichen um eine Dauerlizenz für eine klassische, lokal installierte Einzelplatzlösung und um Volumenlizenzen mit bedarfsgerechter Zusammenfassung einer Vielzahl von Lizenzen unter einem Vertrag. Letztere lassen sich auf drei Arten beschaffen: Kauf, Ratenkauf oder wie im Falle von Cloud-Lösungen über eine monatliche Miete, abhängig von der Anzahl Benutzer und allenfalls weiteren Parametern. Die ersten beiden Beschaffungsarten enden mit einer Dauerlizenz, bei der Miete ist das Nutzungsrecht stets befristet.
Volumenlizenzen bieten günstigere Preise pro Stück und zudem einen mobilen Mehrwert. Immer mehr Nutzer setzen neben dem PC nämlich ein Tablet als Zweitgerät ein. Bei Erwerb einer Office 2013 Volumenlizenz oder von Office 365 Proplus ist der Hauptnutzer des lizenzierten Geräts berechtigt, auf einem Windows-RT-Gerät, welches er als Zweitgerät einsetzt, die dort vorinstallierte Office-2013-Home-&-Student-Lizenz auch zu kommerziellen Zwecken zu nutzen.
Wer sich vertieft für das Thema Licensing von Microsoft-Produkten und vor allem von Office 2013 interessiert und sich informieren will, für den ist das Microsoft-Licensing-Portal Schweiz die richtige Adresse. Hier bietet das Unternehmen aufgeteilt auf Heimanwender, KMU, Grossunternehmen, die Öffentliche Verwaltung und das Bildungswesen alle Informationen – angefangen von der richtigen Vorgehensweise beim Lizenzerwerb über Finanzierungsmöglichkeiten bis hin zur Lizenzverwaltung (Software Asset Management). Das Portal findet sich unter der URL www.microsoft.com/de-ch/licensing/home.aspx.

Die Lizenzen in der Übersicht

Wie bereits erwähnt, gibt es zwei Varianten, um den aktuellsten Release der Office Suite zu erwerben: als Dauerlizenz zum einmaligen Kauf (Office 2013) und in der Abonnements-Version zum Mieten (Office 365). Eine Jahreszahl im Namen deutet somit auf eine Dauerlizenz hin, der Namensbestandteil «365» auf eine «Mietversion». Im Einzelnen sind damit folgende Leistungen und Funktionen verbunden:

«Dauerlizenz»
- Die 2013er-Varianten werden einmalig bezahlt.
- Die Lizenz lässt sich auch auf einen anderen PC übertragen.
- Wenn eine neue Microsoft-Office-Version auf den Markt kommt, muss dafür eine neue Lizenz erworben werden.
- Diese Dauerlizenzen sind gut geeignet, wenn man nur einen Computer besitzt, selten oder nie mit Anderen zusammenarbeitet und beabsichtigt, dieselbe Version von Office für lange Zeit zu nutzen.


Einzelhandelskunden und Wiederverkäufer können Lizenzen für eine Office-Suite erwerben und auf neuen PCs, auf denen Office vorinstalliert ist, aktivieren. So können PCs mit Medien und der Office Product Key Card ausgeliefert werden. Product Key Cards sind für Office Home and Student 2013, Office Home and Business 2013 sowie für Office Professional 2013 erhältlich.

«Mietversionen»
- Die jährliche Rate liegt unter dem Kaufpreis einer Dauerlizenz.
- In allen 365er-Varianten gibt es Extraleistungen: In Office 365 Small Business Premium sind gegenüber Office Home & Business 2013 beispielsweise mehr Office-Programme sowie Werkzeuge zur Erstellung von Unternehmens-Webseiten, 25 GB E-Mail Speicher (mit Exchange Online) und einiges mehr enthalten.
- Automatisches Upgrade auf neue Office-Versionen: Erscheint während der Laufzeit des Abonnements eine neue Version von Office, kann diese ohne Mehrkosten genutzt werden.

Cloud oder lokale Installation

Die bekannten Office-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook und Powerpoint sowie die Server Sharepoint, Exchange und Lync lassen sich auch mit den neuen Office-365-Varianten zu individuellen Bedingungen nutzen: komplett aus der Cloud, komplett aus dem firmeneigenen Rechenzentrum oder in einer hybriden Lösung. Alle drei Varianten sind zudem auch in jeder beliebigen Kombination möglich. So kann ein Unternehmen beispielsweise bestehende Office-Anwendungen on Premise nutzen, neue Office-Anwendungen als Office-365-Abonnent verwenden, Exchange Online für E-Mail einsetzen und Sharepoint wiederum on Premise betreiben.
Die Entscheidung über den Ort der Datenspeicherung liegt ebenfalls beim Nutzer. Denn auch mit Office 365 können alle Daten sowohl in der Cloud als auch wie gewohnt lokal auf der Festplatte oder auf dem Server im Unternehmen gespeichert werden.

Office 365 Proplus: das Rundumpaket

Die flexibelste und gleichzeitig umfassendste Variante ist das eigenständig erhältliche Office 365 Proplus: Die Proplus-Ausführung verspricht für jede Situation die passende Nutzungsart. Zum einen lassen sich die Anwendungen wie gewohnt auf dem Desktop installieren. Nach der Installation befinden sich die Office-Anwendungen auf der Festplatte und bleiben auch ohne Internetzugang wie gewohnt verfügbar. Allerdings muss Office 365 Proplus innerhalb von 30 Tagen mindestens einmal mit dem Internet verbunden werden, um voll funktionsfähig zu bleiben. Zum anderen ist es mit Proplus aber auch möglich, die Anwendungen ohne lokale Installation zu streamen – was praktisch ist, wenn man als moderner Office-Nomade nicht am eigenen PC sitzt. Die genutzten Programme verschwinden nach der Nutzung spurlos vom PC. Office Web Apps – ein weiterer Bestandteil von Office Proplus – schliesslich werden im Browser genutzt und sind ausgelegt auf das schnelle Anzeigen und das einfache Bearbeiten von Dokumenten.

Für jede Art der Nutzung

Im Wesentlichen lassen sich die Nutzer einer Office-Lösung in vier Gruppen einteilen: Einzelunternehmer, die ihr Office-Paket nur an einem Ort nutzen, setzen mit Vorteil auf das klassische Office-Paket mit der Dauerlizenz für einen Computer. Wer flexibler sein und mehrere Endgeräte gleichzeitig nutzen will, dazu mobil ist und in dynamischeren Teams zusammenarbeitet, beginnt idealerweise mit der kleinsten Office-365-Lösung mit der Bezeichnung Home Premium. Mit dieser Version gibt es zusätzlich 60-Skype-Minuten und 20 GB Skydrive zu den erweiterten Basisanwendungen hinzu. Im Businesseinsatz spannt sich der Bogen von Office Professional 2013 mit dauernder Einzellizenz oder Volumenlizenzen über Lösungen mit und ohne Kommunikationsservices aus dem Rechenzentrum bis hin zu Office 365 Proplus für Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden.
Mit diesen Paketen und zahlreichen Einzeldiensten können Unternehmen eine geeignete, den eigenen Datenstrukturen und Governance-Bestimmungen entsprechende Office-Landschaft bilden. Office-365-Nutzer können zudem nicht zuletzt den Funktionsumfang ihrer Programme mit Apps erweitern.


Nicolette du Toit ist Product Marketing Manager für Office Enterprise bei Microsoft Schweiz, Stephan Fassbauer übt dieselbe Funktion bei Microsoft in Deutschland aus.

Office-365-Suiten in der Übersicht

Office 365 Home Premium
Office 365 Home Premium ist ein reines Cloud-Services-Angebot von Microsoft und richtet sich an Endverbraucher und Familien, insbesondere auf solche mit mehreren Geräten. Mit einem einzigen Home-Premium-Abonnement kann Office auf bis zu fünf PCs oder Macs sowie auf bis zu fünf mobilen Geräten installiert werden. Office 365 Home Premium und Small Business Premium sind als Vollversion (Einzelhandelslizenz) über Distributoren, Einzelhändler und Hardwarehersteller (OEMs) erhältlich.

Office 365 Hosted Email
Mit Office 365 Hosted Email könne kleinere Firmen mittels Exchange Online E-Mail auf dem Niveau von grossen Unternehmen beziehen. Unter anderem beinhaltet der Stand-alone-Service Antiviren- und Antispam-Lösungen, Rund-um-die-Uhr-Support und redundantes Hosting. Anwender können E-Mail, Kalender und Kontakte auf dem PC, dem Mobiltelefon oder via Browser verwenden.


Office 365 Small Business
Office 365 Small Business ist als Ergänzung zu einer bestehenden On-Premise-In­stallation von Office gedacht. Mit der Small-Business-Ausführung erhält ein Abonnement zusätzlich ein professionelles E-Mail-System sowie Online-Services für Webkonferenzen oder die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Office 365 Small Business kann mit Office bis hinunter zu Office 2007 sowie Office für Mac (2008 und 2011) genutzt werden.

Office 365 Small Business Premium
Office 365 Small Business Premium ist ausgelegt auf kleinere Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitenden. Zusätzlich zu sämtlichen Office-Anwendungen (Office 365 Proplus) umfasst dieses Angebot auch professionelle E-Mail-Dienste für Unternehmen, gemeinsam genutzte Kalender, Website-Tools und die Unterstützung von HD-Videokonferenzen, ohne dass hierfür spezielle IT-Kenntnisse erforderlich sind. Jeder Benutzer kann Office auf bis zu fünf Windows- oder Mac-Computern sowie seinen Mobilgeräten installieren. Es sind maximal 25 Lizenzen pro Unternehmen erhältlich.

Office 365 Midsize Business
Office 365 Midsize Business ist auf mittelständische Unternehmen mit zehn bis 250 Mitarbeitenden zugeschnitten. Dieser Dienst umfasst Office 365 Proplus sowie Exchange Online, Lync Online und Sharepoint Online. Darüber hinaus ist eine Web-basierte IT-Verwaltungskonsole enthalten, die robuster als jene von Office 365 Small Business Premium ist und sich für Unternehmen eignet, die einen IT-Generalisten beschäftigen. Office 365 Midsize Business ist über Advisor-Partner und im Rahmen des Open-Programms als Volumenlizenz erhältlich.


Office 365 Enterprise-Angebote
Die Office-365-Enterprise-Angebote richten sich an grössere Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden. Alle diese Dienste sind im Rahmen von Volume Licensing oder Syndication, über einen Advisor-Partner sowie über das Microsoft Online Services Customer Portal erhältlich.
- Office 365 E1 ist das optimale Paket für Unternehmen, die professionelle Funktionen wie E-Mail, IM und Anwesenheit, Webkonferenzen und Zusammenarbeit mit Sharepoint Online wünschen, jedoch nicht den vollständigen Office-Client (Office 365 Proplus) benötigen. Das E1-Paket enthält Office Web Apps.
- Office 365 E3 umfasst beinahe das gesamte Productivity-Angebot von Microsoft: Office 365 Proplus, sämtliche Productivity-Server wie Sharepoint Online und Lync Online sowie Compliance-Funktionen wie E-Discovery und den Informationsrechteverwaltungs-Dienst. Das E3-Paket umfasst zudem vollständige IT Management Fähigkeiten.
- Office 365 E4 besteht aus dem gesamten E3-Paket plus VoIP-Funktionen.
- Office 365 Proplus ist auch als eigenständiges Angebot erhältlich. Dasselbe gilt für zahlreiche Funktionen von Office 365, wie beispielsweise Sharepoint Online oder Exchange Online.

Office 2013 in der Übersicht

Consumer-, KMU- und Enterprise-Office mit Dauerlizenz:

Microsoft Office Home and Student 2013
Microsoft Office Home and Student 2013 enthält Word, Powerpoint, Excel, und Onenote und ist für Familien gedacht, die Office auf einem einzelnen PC nutzen möchten.

Microsoft Office Home and Business 2013
Microsoft Office Home and Business 2013 ist konzipiert für diejenigen, die Office mit Outlook auf einem einzelnen PC nutzen möchten.

Microsoft Office Professional 2013
Microsoft Office Professional 2013 enthält zusätzlich Publisher für die Erstellung der eigenen Marketingunterlagen und die Datenbank Access.

Diese Versionen sind im Einzelhandel und/oder als OEM-Version erhältlich
(für 1 PC).

Office-Suiten über Volume Licensing (ab 250 Desktop-Computern):

Microsoft Office Standard 2013
Microsoft Office Standard 2013 umfasst die Office-Anwendungen Word, Excel, Powerpoint, Onenote, Outlook und Publisher. Office Web Apps sind sowohl in der Standard- als auch in der Professional-Plus-Edition enthalten.

Microsoft Office Professional Plus 2013
Microsoft Office Professional Plus 2013 ist eine Produktivitäts-Suite für einzelne Information Workers und Teams. Die Suite verbindet Benutzer mithilfe von Enterprise Server Integration Features mit den Unternehmensprozessen. Die erweiterten Enterprise Server Integration Features in Microsoft Office Professional Plus 2013 ermöglichen eine konfigurationsfreie Integration mit den Business Productivity Serverlösungen von Microsoft (Microsoft Sharepoint Server 2013, Microsoft Exchange Server 2013 und Microsoft Lync Server 2013).