Zusammenarbeit im Abonnement

Seit Ende Juni des vergangenen Jahres ist Microsofts Produktivitäts- und Kollaborations-Lösung Office 365 erhältlich, und inzwischen – rund ein halbes Jahr später – können Microsoft beziehungsweise die Vertriebspartner des Software-Riesen bereits eine stattliche Anzahl Kunden in der Schweiz vorweisen. Allein die Unternehmen, die Teil dieser Office-365-Marktübersicht sind und die die Zahl der Firmen angeben, die über sie Office 365 beziehen (grosse Player wie Swisscom und UPC Cablecom möchten ihre Kinderzahl lieber für sich behalten), weisen weit über 300 Kunden aus.

Für jede Unternehmensgrösse

Mit Office 365 stellt Microsoft seine wichtigsten und beliebtesten Produktivitäts- und Kollaborations-Tools im Abo zu einem fixen Preis pro Arbeitsplatz und Monat zur Verfügung. Bei Office 365 handelt es sich jedoch nicht um einen Cloud-Ableger der klassischen Office-Suite, sondern um den Nachfolger der Business Productivity Online Suite (BPOS), der die Online-Varianten von Microsofts Kollaborations-Servern Exchange, Sharepoint und Lync unter einer gemeinsamen Umgebung zusammenführt. Ergänzend dazu kann man die Professional Plus Edition von Office 2010 – die herkömmlichen Office-Client-Anwendungen – im Rahmen von Office 365 beziehen.

Mit Office 365 will Microsoft nicht nur KMU, sondern auch grosse Unternehmen ansprechen. Andreas Kipfer, Senior Product Manager, Brack Electronics, erklärt: «Office 365 eignet sich für eine Vielzahl von Unternehmen mit unterschiedlichen Bedürfnissen. Angefangen beim Start-up mit dem Bedürfnis nach geringen und planbaren Infrastruktur-Kosten. Für Kleinunternehmen, welche bislang erst über eine zentrale Speicherverwaltung, nicht aber über professionelle zentrale Kommunikations-, Präsenz- und Kollaborationsdienste verfügen und diese mit geringem Know-how und geringen Initialkosten ergänzen wollen. Für mittlere Unternehmen, die auf einfache Weise Intranet, Formularverwaltung sowie gewisse Workflows bereitstellen wollen, um die Effizienz der Mitarbeiter zu steigern. Zuletzt eignet sich Office 365 auch für Grossunternehmen, deren interne Richtlinien zeitweise eine flexible Bereitstellung von Diensten für Projektteams erschweren. Mit Office 365 schaffen solche Grossunternehmen schnell und einfach eine Plattform für Kollaborationsdienste, ohne die bestehende Infrastruktur zu beeinträchtigen und trotzdem den Flexibilitätsbedürfnissen der Unternehmensentwicklung gerecht zu werden.»


Bobby Leu, Director Soho, UPC Cablecom Business, stimmt Kipfer grundsätzlich zu. Jedoch sieht Leu den grossen Nutzen von Office 365 vor allem bei KMU. Leu zu den Vorteilen von Microsofts Dienst: «Mit Office 365 können Unternehmen ihre Mitarbeiter mit Online-Zugang auf E-Mails, Kalender und Kontakte ausstatten. Es können gegenseitig Kalender freigeschaltet werden; die Anwendung verfügt so über alle Vorzüge einer Exchange-Lösung. Zudem ist immer ersichtlich, welcher Mitarbeiter gerade online oder beschäftigt ist. Durch den Service Lync kann kostenlos miteinander telefoniert, Videokonferenzen durchgeführt oder der eigene Bildschirm mit den anderen Teilnehmern geteilt werden. Damit fällt einem die Besprechung einer Präsentation ganz leicht, auch wenn sich die Mitarbeiter nicht am gleichen Ort befinden. Zudem besteht die Möglichkeit, Daten online zu speichern und so von überall den Zugriff darauf zu gewährleisten. Die Bearbeitung funktioniert daher auch gleich online mit den Office Web Apps, unabhängig davon, ob auf dem Computer eine Office-Version installiert ist oder nicht.»

Kostenvorteile

Als weiteren Vorteil des Office im Abo gegenüber der altbekannten Office-Lösung erwähnt Leu zudem den Preis von Office 365, der sich flexibel auf die Grösse des Unternehmens anpasst, und die Tatsache, dass bei neuen Mitarbeitern bequem und einfach weitere Lizenzen dazugekauft werden können. Auch Andreas Kipfer von Brack kommt bei der Frage nach den Vorteilen auf den Preis zu sprechen. «Mit Office 365 können in den Bereichen Infrastruktur, Energie und Personal teilweise erhebliche Einsparungen vorgenommen werden.»


Alex Strupler, IT Manager bei 1eEurope, sieht die Vorteile bei Office 365 im flexiblen Lizenzmodell und darin, das keine Anfangsinvesti­tionen entstehen. Auch die Skalierbarkeit der Lösung erwähnt Strupler. «Und der wartungsaufwand für die Infrastruktur entfällt.» Thomas Baggenstos, CEO von A. Baggenstos & Co, erwähnt zusätzlich, dass ein Unternehmen mit Office 365 immer eine aktuelle Software-Version im Einsatz hat und sich nicht mehr um eine separate Datensicherung der Dokumente in der Cloud zu kümmern braucht. Und Pascal Morf, Account Manager Managed Service bei Axept, ergänzt nebst den bereits genannten Vorteilen abschliessend den «wirksamen Spam- und Virenschutz» der Lösung.

Die Nachteile

Doch natürlich bietet der neue Microsoft-Cloud-Dienst nicht nur Vorteile. Thomas Baggenstos etwa weist bei der Frage nach den Office-365-Nachteilen darauf hin, dass die Lösung weniger Flexibilität biete und der Funk­tionsumfang teilweise etwas eingeschränkt sei – etwa bei der Administration von E-Mails, bei Signaturen oder beim Einsatz in einer Terminal-Server-Umgebung. Ausserdem erwähnt Baggenstos die steigende Komplexität bei Hybrid-Implementationen (Cloud und On Premise) und er weist darauf hin, dass die Telefonie ins Fest- und Mobilnetz mit Lync in der Schweiz nicht möglich ist. Und für Alex Strupler ist der grosse Nachteil die geringere Flexibilität bei der Lösungserweiterung durch Individualentwicklungen zu finden. Daniel Letica, Product Manager Microsoft & Systems Engineer bei Connectis, erwähnt seinerseits die Punkte Internet-Anbindung und Datenhaltung. Letica: «Die komplette Kontrolle über die Daten obliegt dem Provider. Für unsere Schweizer Kunden liegen die Daten in aller Regel in Europa. Dies kann rechtliche Fragen aufwerfen, welche wir mit den Kunden besprechen. Es braucht zudem kundenseitig eine Redundanz zum Internet, sollte das System ausfallsicher betrieben werden.» Einen anderen Aspekt bringt schliesslich Andreas Kipfer ins Spiel: «Der primäre Nachteil liegt darin, dass man von demjenigen abhängig ist, der die Leistungen bereitstellt. Dies ist bei On-Premise-Lösungen zwar grundsätzlich ebenso der Fall. Bei Office 365 legt aber Microsoft eigenständig das Tempo der jeweiligen Versionswechsel oder Aktualisierungen fest. Dies erfordert eine gewisse Flexibilität des jeweiligen Serviceabonnenten im Umgang mit der bereitgestellten Leistung. Die Entscheidung, ob man mit dieser eingeschränkten Kontrolle leben will, ist jedoch Bestandteil jeder Make-or-buy-Überlegung.»

Der richtige Partner

Verkauft wird Office 365 zum einen von Microsoft selbst, zum anderen von Microsoft-Partern, von denen wir die wichtigsten in dieser Marktübersicht vorstellen. Auch beim Vertrieb über die Partner rechnet der Kunde sein Office-365-Abo mit Microsoft ab, weshalb es bei den Preisen (siehe Preis-Tabelle) für die Dienste zwischen den verschiedenen Anbietern auch keine Unterschiede gibt. Auch der grund­legende Support wird durch Microsoft gewährleistet. Einzig bei Swisscom und bei UPC Cablecom als sogenannte Syndication Partner erhält der Kunde Vertrag, Support und Rechnung direkt vom Carrier. Entsprechend können sich die verschiedenen Dienstleister bei den eigentlichen Office-365-Services nicht differenzieren. Den Unterschied machen die Dienstleistungen rund um Microsofts Cloud-Service aus, die ein IT-Partner bereitstellen kann. Diese Services reichen von IT-Strategie-Beratungen, Consulting-Dienstleistungen, Lizenzservices bis hin zur Hilfe bei der Implementation von Hybrid­lösungen und beim Betriebssupport für die Systeme, welche sich nicht in der Cloud befinden – sprich die Kernapplikationen der Unternehmungen. Aber auch kleine Unternehmen, bei denen es keine Integrations- und Beratungsarbeiten benötigt, sind auf Partner angewiesen. Dazu Daniel Letica von Connectis: «Einzelunternehmen oder kleinere KMU können die ersten Schritte, das heisst der Erwerb und die Aktivierung der Services, per Internet durchführen. Eine vollumfängliche Integration und Migration mit späteren Supportleistungen können jedoch nur über Partner von Microsoft abgearbeitet werden.» Die richtige Entscheidung bei der Wahl des passenden IT-Partners zu treffen, dürfte trotzdem nicht ganz einfach sein. Für Josua Müller, Geschäftsführer von IOZ, spielt bei der Migration auf Office 365 «die Erfahrung des Dienstleisters die wichtigste Rolle.» Ausserdem gibt Müller zu bedenken, dass Sharepoint Online bei Office 365 das komplexeste Produkt ist. «Entsprechend sollte sich ein Unternehmen bei der Wahl des passenden Dienstleisters überlegen, wie viel Know-how dieser im Bereich Sharepoint besitzt.» Gemäss Alex Strupler von 1eEurope sind bei der Dienstleister-Wahl Punkte wie die Erfahrung mit Migrations-Tools, das (idealerweise) vorhandene langjährige Know-how mit On-Premise-Lösungen, die Stabilität des Dienstleisters oder auch die Vollständigkeit des Angebots von der Beratung über Migration bis zu Support zu beachten.
Thomas Baggenstos fasst die wichtigsten Aspekte bei der Dienstleister-Wahl wie folgt zusammen: «Entscheidend ist, dass der Dienstleister die Bedürfnisse des Kunden richtig analysiert und ihm die optimale Lösung vorschlägt, sei es nun in der Cloud oder vor Ort (On Premise). Wichtig ist auch eine erfahrene, eingespielte Projektorganisation für die Migration und ein zuverlässiges Team für die Administration, falls der Kunde diese nicht selbst durchführt.»

Analysieren, dann migrieren

Ist der Entscheid für Office 365 schliesslich gefallen und der gewünschte Dienstleister ausgewählt, stellt sich abschliessend noch die Frage, was es bei der Migration auf das Office im Abo zu beachten gibt. Hier raten die Dienstleister unisono zu einer sorg­fältigen Analyse des Ist-Zustandes. Stellver­tretend hierzu das Statement von Daniel Letica von Connectis: «Eine gute Planung ist bei der Migration zu Cloud-Services zentral. Vor einer Migration hinsichtlich ‚Next Generation Workplace‘ müssen alle Anforderungen des Kunden analysiert werden, inklusive der Umsysteme. Geprüft wird, ob vorhandene, veraltete Applikationen ersetzt, reorganisiert oder durch einen der Cloud-Services ersetzt werden können. Die Resultate werden schriftlich festgehalten, und zusammen mit dem Kunden werden die nächsten Schritte de­finiert. Anhand dieser Konzept­arbeiten kann in einem weiteren Schritt bestimmt werden, welche Cloud-Services von Office 365 genutzt respektive implementiert werden können.» Pascal Morf von Axept ergänzt hierzu noch, dass Unternehmen den Zeitaufwand für Design, Implementierung und Integration neuer Umgebungen nicht unterschätzen sollten. «Ausserdem sollte die Migration von bestehenden Umgebungen zu Randzeiten kalkuliert werden, und eine ergänzende Backup- und Disaster-Recovery-Strategie ist zu durchdenken», so Morf.

Spannende Alternative

Office 365 kann sicher für viele Unternehmen eine interessante Alternative zu bestehenden Installationen im Produktivitäts- und Kommunikationsbereich sein. Denn schliesslich bietet Office 365 ein umfangreiches Angebot an Messaging, Kollaborations- und Conferencing-Funktionen, auf Wunsch zusammen mit einer Office Suite, zu einem attraktiven Abo-Preis. Kostenvorteile sind dabei aber nur ein Aspekt. Viel gewichtiger dürften Punkte wie In­vestitionssicherheit und Skalierbarkeit, ein geringerer administrativer Aufwand oder die Möglichkeit, die Lösungen immer und überall nutzen zu können, sein. Dabei muss jedoch beachtet werden, dass die Migration und die Integration in bestehende Systeme eine Herausforderung sein können – eine Herausforderung aber, die mit dem richtigen IT-Partner an der Seite sicher viel einfacher bewältigt werden kann.

Erklärungen zur Marktübersichts-Tabelle

Microsoft Partner Network – Cloud Status
Microsoft kennt speziell für seine Cloud-Services die beiden Partner-Stati «Essential» und «Accelerate». Accelerate-Partner zeichnen sich dadurch aus, dass sie mehr Projekterfahrung haben. Um Accelerate-Partner zu werden, muss ein Partner mindestens drei Kundenprojekte mit insgesamt 150 Seats über die Bühne gebracht haben.

Office-365-Know-how
Office 365 gibt es in verschiedenen Editionen. Die Variante P1 richtet sich an Kleinunternehmen mit bis zu 25 Benutzern. Die Enterprise-Varianten E1 bis E4 sind für grössere Firmen gedacht und bieten zusätzliche Funktionen. Dazu kommen die Kiosk-Worker-Ausführungen K1 und K2 für Mitarbeiter ohne festen Arbeitsplatz (siehe auch Tabelle «Die Office-365-Pläne im Überblick»).


Spezifische Office-365-Dienste
Office 365 besteht aus den Diensten Exchange Online, Sharepoint Online und Lync Online und kann um Office Web Apps sowie um Office-Professional-Plus-Lizenzen ergänzt werden. Nicht jeder Dienstleister bietet dabei alle Dienste an.

Zusätzliche Dienstleistungen
Manche Anbieter von Office 365 bieten die Lösung nur als Vermittler an, währendem andere zusätzliche Beratungsdienste rund um die Dienstleistung offerieren. Nebst Beratungsleistungen können dies auch Komplementärangebote sein. So kann es sein, dass eine Firma Sharepoint sowohl online als auch On Premise nutzen will. Oder aber Firmen benötigen Hilfe bei der Migration, etwa von Mailboxen, oder wollen zusätzliche Managed Services wie Backup & Recovery oder Monitoring beziehen.

Service/Support-Angebot
Der grundlegende Online-Support für Office 365 wird von Microsoft selbst gehandhabt. Office-365-Wiederverkäufer können jedoch weitergehende Support-Dienstleistungen – z.B. Telefon- oder Vor-Ort-Support bei Anwenderproblemen – anbieten. (mw)