Für Jahresabschlussdokumente, Buchungsbelege und ähnliche Unterlagen ist die revisionssichere, zehnjährige Aufbewahrung für die Eidgenössische Steuerverwaltung gesetzlich vorgeschrieben. Damit nicht Unmengen von Ordnern ihre Aktenschränke verstopfen, setzen viele Unternehmen deshalb auf elektronische Archivierung. Sie bietet gegenüber der Papierablage den Vorteil, dass Dokumente sekundenschnell archiviert und ebenso schnell wieder von vielen Nutzern abrufbar sind. Als integraler Bestandteil des Druck- und Dokumentenmanagements trägt die Archivierungslösung ausserdem zur Optimierung der Arbeitsprozesse bei. Dabei muss eine Archivlösung Dokumente erfassen und speichern, aber diese auch finden, schnell zugänglich machen, verwalten sowie revisionssicher reproduzieren. Idealerweise ist eine solche Archivlösung als Teil einer massgeschneiderten Gesamtlösung für das Druck- und Dokumentenmanagement konzipiert. So können die Vorteile optimierter Arbeitsprozesse im Unternehmen komplett ausgeschöpft werden.
Anforderungen und Formate
Auf Anfrage des Finanzamts müssen Unternehmen ihre steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung stellen. Ziel der digitalen Archivierung ist also, digitale Dokumente unveränderbar, reproduzierbar und jederzeit verfügbar zu machen. Dabei gilt es, rechtliche Bestimmungen sowie Compliance-Anforderungen zu erfüllen, wie die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und die Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements (EFD) über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V). Und für archivierte Dokumente wie auch E-Mails gilt: Sie müssen in einem Format abgespeichert sein, das langfristig kompatibel und damit leicht reproduzierbar ist. Neben PDF oder TIFF spielt heute auch das von der ISO (International Organization for Standardization) definierte Format PDF/A eine grosse Rolle. Überdies müssen die Dokumente effektiv gegen unbefugten Zugriff geschützt und zentral abgelegt sein. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sollten Firmenrichtlinien darüber, wie, wann und wo Dokumente abzulegen sind, festgelegt werden.
Archivierungspflicht auch für E-Mails
Neben Lösungen zur digitalen Abbildung von häufig papierbasierten Prozessen wie Rechnungsbuchungen mit anschliessender elektronischer Archivierung steigt in Unternehmen auch der Bedarf an Lösungen zur Archivierung von E-Mails. Denn E-Mails sind heute das am häufigsten genutzte Kommunikationsmittel – auch für geschäftskritische Korrespondenz. Während heute meist noch die einzelnen Nutzer für die Absicherung und Verwertung ihrer E-Mails zuständig sind, gewinnt eine systematische, durch das Unternehmen gesteuerte Verwertung und Archivierung zunehmend an Bedeutung. Denn die E-Mail-Archivierung dient zur Erfüllung rechtlicher Anforderungen. Alle steuerrelevanten Daten müssen in maschinell auswertbarer Form aufbewahrt werden. Dies trifft auch auf E-Mails und deren Dateianhänge zu. Die Archivierung dient aber auch dem Schutz vor Verlusten und verhindert überlastete E-Mail-Server.
Teil der Gesamtlösung
Die Einführung einer Archivierungslösung kann sehr komplex sein. Es handelt sich hier nicht bloss um Hard- und Software, die autonom in einer bestehenden Umgebung installiert wird. Die Komponenten und Technologien müssen in bestehende Infrastrukturen, Applikationen und interne Prozesse eingebunden werden. Anbieter von Lösungen für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement entwickeln für ihre Kunden ein Gesamtkonzept für die digitale Bürokommunikation. Ein solches Angebot beinhaltet sowohl die Hard- und Software als auch Seitenpreiskonzepte, Support-Dienstleistungen und eben Archivierungslösungen. Ein Element der Gesamtlösung sind Multifunktionssysteme, die sich über eine offene Java-Architektur in die bestehende Bürokommunikationsstruktur eines Unternehmens einbinden lassen. Ebenso werden über diese offenen Schnittstellen vielfältige, auf den Bedarf des Unternehmens zugeschnittene Lösungen implementiert. So zum Beispiel Scan-to-Lösungen, mit denen der Anwender schon beim Scanvorgang direkt festlegen kann, ob er das Dokument per E-Mail verteilt, in einem Dateiordner speichert oder zur Archivierung an ein Dokumenten-Management-System (DMS) schickt. Zeitraubende, manuelle Arbeitsschritte reduzieren sich dadurch auf ein Minimum.
Praktische Scan-Funktionen erleichtern die Archivierung
Durch die vereinfachte Digitalisierung von Papierdokumenten erhöht sich die Qualität des Dokumentenmanagements. Die Integration von Rechnungen, Angeboten oder Lieferscheinen in den digitalen Workflow ist effizienter als vorher. Sind die Dokumente einmal eingescannt und automatisch im ausgewählten Netzwerkordner abgelegt, haben alle autorisierten Mitarbeiter schnell und einfach Zugang zu sämtlichen für sie relevanten elektronischen Dokumenten. Der optimierte Informationstransfer sorgt für Zeitersparnis und Prozesskostenreduzierung. Bei Scan-to-DMS werden die am System eingescannten Dokumente als revisionssicheres Multi-TIFF erstellt und im Home-Verzeichnis des jeweiligen Benutzers abgelegt. Der anschliessende Import ins DMS lässt sich beispielsweise durch eine Software steuern. Diese ist die Basis für integriertes Dokumentenmanagement und revisionssichere elektronische Archivierung. Dokumente im Papierformat oder in Form von Office-, CAD- und E-Mail-Dateien werden automatisch verarbeitet, erfasst, klassifiziert, indexiert und zur weiteren Bearbeitung bereit gestellt. Letzteres ist eine der Hauptanforderungen des VOI (Verband Organisationssysteme und Informationssysteme): Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden können.
Archivierung verstärkt Datensicherheit
Die Archivierung von Dokumenten sorgt im Infrastrukturbereich gleichzeitig dafür, dass Primärspeicher sowie E-Mail-Server entlastet und Backups verkürzt werden. Somit trägt sie zur Prozessoptimierung bei. Das digitale Archiv benötigt dabei nur einen platzsparenden Server. Ein weiterer grosser Vorteil ist, dass man elektronische Dokumente sicher speichern und einem Datenverlust vorbeugen kann.
Raffaele Cannistrà
Raffaele Cannistrà ist DMS Business Development Manager bei
Ricoh Schweiz.
