Die Printerumfrage11, durchgeführt vom Beratungsunternehmen Dokulife mit Unterstützung von Brother, befragte in diesem Jahr 6121 Anwender, Händler und IT-Manager aus der Schweiz, Österreich und Deutschland zu den Themen Druckinfrastruktur, Druckgeräte-Nutzung und Einkauf von Druckern, Multifunktions- und Faxgeräten. Obwohl der wirtschaftliche Aufschwung in den meisten Unternehmen angekommen ist, wird durch die Umfrage klar, dass auch in besseren Zeiten für die IT-Beauftragten Sparen angesagt ist – zumindest bei der Druckinfrastruktur. Geringe Kosten stehen bei den befragten IT-Managern beim Betrieb und Support der Druckinfrastruktur ganz oben auf der Agenda. So lautete die häufigste Antwort, dass ihnen geringe Seitenkosten am wichtigsten wären, gefolgt von geringer Störanfälligkeit. An dritter Stelle stand die leichte und zentrale Administrierbarkeit, an vierter Position wurde die einfache Wartung genannt. Erst dann wurden die eigentlichen Bedürfnisse der Gerätenutzer gelistet: die kurzen Laufwege für Anwender und ein einheitliches Bedienkonzept.
Der Kampf um den Arbeitsplatzdrucker
Gespart werden soll laut der Befragung der IT-Manager vor allem durch eine Vereinheitlichung und Zentralisierung der Druckgerätelandschaft. Die am häufigsten genannten Sparstrategien lauteten «Druckermodelle durch ein einheitliches Druckgerätemodell zu ersetzen» und «die Arbeitsplatzgeräte durch zentrale Etagengeräte zu ersetzen». Durch die Reduktion der Anzahl der Geräte werden Kostenersparnisse erwartet: Je weniger Geräte beschafft werden, desto geringer die Anschaffungs- und Betriebskosten, so die Auffassung der befragten IT-Manager. Das Problem dabei ist aber: Anwender, die Druckgeräte zur tagtäglichen Arbeit nutzen, haben völlig andere Prioritäten als der IT-Administrator, der die Infrastruktur verwalten muss. So gaben die Anwender in einer vorhergegangenen Befragung aus dem Jahr 2008 an, dass sie ein arbeitsplatznahes Gerät einem zentralen System vorziehen. 72 Prozent der Angestellten wollten ein Multifunktionsgerät direkt am Arbeitsplatz. Die Folgen dieses Interessenskonflikts sind absehbar. Folgt die Umsetzung primär den Bedürfnissen der IT, wird der Drucker zum Streitfall zwischen Anwendern und IT-Beauftragten. Denn Mitarbeiter betrachten das Druckgerät als persönliches Arbeitsmittel zur besseren Produktivität, der IT-Administrator betrachtet das Gerät primär als Kostenfaktor.
Die Praxis zeigt, dass IT-Manager, die ihre Druckerstrategie gegen den Willen der Anwender durchsetzen, unter dem Strich gesehen scheitern. Denn der Anwender versucht sich bei ungünstiger Infrastruktur mit eigenen Beschaffungen zu behelfen und durchkreuzt so die Sparpläne der IT-Abteilung. Der arbeitsplatznahe Drucker wird dann vom Anwender aus anderen Budgets beschafft, ohne Rücksprache mit der IT. Diese Erfahrung wird von den Umfrageergebnissen der Printerumfrage11 bestätigt. Zwar sind 64 Prozent der IT-Beauftragten, die ihre Druckinfrastruktur langfristig und aktiv geplant haben, mit ihrer Druckinfrastruktur zufrieden, aber 12 Prozent beklagen, dass «zu viele Anwender mit Sonderwünschen die Strategie ausgehebelt haben». Die Dunkelziffer dürfte noch deutlich höher liegen, denn in der Regel ist nicht genau bekannt, wie viele Druckgeräte sich im Unternehmen befinden.
Unternehmen haben keine Output-Manager
Jenseits der Kosten- und Effizienzdiskussion lässt sich aber generell feststellen, dass sich viele Unternehmen noch gar nicht mit dem Thema Planen und Managen von Druckinfrastrukturen im Büro befassen. Es gibt weder eine langfristige Output-Strategie noch wirkliche Output-Spezialisten bei den Unternehmen. Knapp 70 Prozent der befragten IT-Mitarbeiter sagen, dass sie in ihrem Unternehmen eher eine «kurzfristige und nachfrageorientierte Strategie» in Sachen Druckinfrastruktur verfolgen. Wenn es eine langfristige Planung gibt, dann eher in sehr grossen Unternehmen. 39 Prozent der IT-Mitarbeiter von Unternehmen mit mehr als 5000 Mitarbeitern sagen, dass sie eine «langfristig dokumentierte, vorab geplante Strategie» bei der Druckinfrastruktur verfolgen. Bei Unternehmen mit 11 bis 50 Mitarbeitern sind es hingegen nur 16 Prozent. Damit bleibt für einen Grossteil der Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz das Optimierungspotential einer strategisch geplanten Druckinfrastruktur noch ungenutzt. Gründe hierfür gibt es viele. Zum einen ist erfahrungsgemäss das Verwalten und Optimieren von Druckinfrastrukturen bei der IT nicht sehr beliebt, zum anderen gibt es für diese Infrastruktur in den Unternehmen nur wenige Spezialisten oder nur unklare Verantwortlichkeiten. Selbst bei grossen Unternehmen ist in der IT das Verwalten der Druckinfrastruktur eine Gemeinschaftsaufgabe. Auf die Frage «Wie viele IT-Mitarbeiter sind ausschliesslich für die Druckinfrastruktur zuständig?» antworteten 61 Prozent der IT-Mitarbeiter (Unternehmensgrösse 1001 bis 5000 Mitarbeiter): «Keiner, das machen alle gemeinsam.» Was den Unternehmen also fehlt, ist ein Output-Manager, der permanent die Infrastruktur überwacht, optimiert und die Verantwortung für Kosten und Effizienz der Infrastruktur trägt.
MPS als Entlastung der IT
Eine Lösung für den Interessenskonflikt zwischen Anwender und IT-Manager und ein Teilersatz für den Output-Manager im Unternehmen könnte das inzwischen von allen Herstellern unterbreitete Angebot sein, das Managen der Druckinfrastruktur von der IT-Abteilung zu einem Dienstleister auszulagern. Die IT wird ihre ungeliebte Infrastruktur los, behält aber die Kontrolle und kann gleichzeitig die Kosten senken. Denn ein MPS-Dienstleiter übernimmt Wartung, Optimierung, Monitoring und Reporting für die installierte Druckinfrastruktur im Unternehmen, meist zu einem deutlich günstigeren Preis, als wenn die gekaufte Hardware inhouse betrieben wird. Das Unternehmen zahlt dafür eine monatliche Pauschale und einen Preis für den Verbrauch an Seiten und Tinte oder Toner. Allerdings ist MPS noch nicht flächendeckend für Kunden verfügbar. Wie die Printerumfrage11 offenlegt, sind grosse Teile der Händler noch nicht so weit, MPS in ihr Angebot aufzunehmen. Nur 31 Prozent der befragten Händler verkaufen sogenannte Managed Services für Druckinfrastrukturen. Die Gründe, keine MPS anzubieten, sind vielfältig. Am häufigsten genannt wird, dass der Händler einen anderen Fachschwerpunkt setzt (55 Prozent). 35 Prozent der befragten Händler geben an, dass sie schlichtweg keine MPS-Fachkenntnisse besitzen und daher keine MPS anbieten. Für 31 Prozent der Händler, die keine MPS anbieten, sind Managed Print Services laut eigener Einschätzung nicht lukrativ genug. Dies könnte sich in Zukunft als fatale Fehleinschätzung erweisen – denn MPS bedient offensichtlich die Anforderungen von vielen Kunden.
Kommt die papierlose Generation?
Immer wieder wird von vielen Seiten angeführt, dass elektronische Medien nur deswegen noch nicht den erwarteten Effekt bringen – nämlich Papier aus dem Büro zu verbannen –, weil die derzeitigen Mitarbeiter den Umgang mit Papier einfach gewöhnt sind. Die nachkommenden Generationen, die von Kindesbeinen an mit Internet und E-Mail aufgewachsen sind, würden automatisch für papierlose Büros sorgen. Auch dieser These hat sich die Printerumfrage in der aktuellsten Ausgabe 2011 angenommen.
Das Ergebnis: Die Unterschiede zwischen den Altersgruppen sind da, es gibt durchaus einen Trend, dass ältere Anwender privat eher den Drucker für bestimmte Dokumententypen nutzen. Aber die Unterschiede sind nicht so gross, dass man von einem echten Umschwung im Nutzerverhalten sprechen könnte. Es kommt vielmehr auf die Dokumentenart an. So drucken alle Altersgruppen gleichermassen zu Hause selbst erstellte Textdokumente. Die grössten Unterschiede zwischen den Altersgruppen gibt es beim Dokumententyp «E-Mails» und «Webseiten». Für diese Dokumententypen nutzen junge Anwender (15 bis 24 Jahre) den Drucker deutlich seltener als Ältere (55 bis 65 Jahre). Bei den mittleren Altersgruppen (25 bis 34, 35 bis 44, 45 bis 54 Jahre) weicht die Nutzung von Druckgeräten nur unwesentlich voneinander ab. In diesen Altersgruppen nutzen beispielsweise übereinstimmend 66 Prozent der Befragten Drucker zu Hause, um E-Mails auszudrucken. Überraschend ist, dass mehr als die Hälfte (54 Prozent) der Befragten zwischen 15 und 24 Jahren ebenfalls E-Mails auf dem Drucker zu Hause ausdrucken.
Die Printerumfrage
Die Printerumfrage wird seit drei Jahren in Folge durchgeführt. Befragt werden Leser von IT-Fachzeitschriften zum Thema Nutzung der Druckgeräte sowie zum Einkauf und zur Planung von Druckinfrastrukturen. Die Studie wird vom Beratungsunternehmen Dokulife in der Schweiz, Österreich und in Deutschland durchgeführt und von Brother unterstützt. Die Befragung findet
online statt. Weitere Informationen dazu auf
www.dokulife.de. Eine weitere Befragung, die Printerumfrage12, ist für Ende 2011 vorgesehen.
Weitere Interessante Umfrage-Ergebnisse- 98 Prozent der Befragten verwenden zu Hause ein Druckgerät.
- Nur 7 Prozent der Befragten machen Fotos vorzugsweise mit dem Handy, 73 Prozent mit einer Kompaktkamera, 43 Prozent machen laut eigener Einschätzung 10 bis 30 Fotos pro Monat.
- 61 Prozent nehmen vor dem Druck Einstellungen am Treiber vor, vorzugsweise Formateinstellungen und die Auswahl von Farb- oder Schwarzweissdruck (jeweils 81 Prozent).
