Direkter Draht zum Treuhänder

Von Michael Kunz, Head of Product Marketing Small Business bei Sage Schweiz AG.

In der Schweiz gibt es mehrere tausend kleinere Treuhandunternehmen, die zehntausende Kundenbuchhaltungen verwalten und die für die Unternehmen die gesetzlich erforderlichen Abschlussarbeiten erledigen. In den letzten Jahren hat sich jedoch die Beziehung zwischen dem Treuhänder und seinem Mandanten aus verschiedenen Gründen verändert. Neue Technologien wie Cloud Computing werden es künftig möglich machen, darauf zu reagieren.

Berater statt Buchhalter

Doch inwiefern haben sich die Bedürfnisse gewandelt? Früher und teilweise noch bis heute wurden dem Treuhänder die Belege in eine Schachtel gepackt und ihm zur Erfassung übergeben. Die Arbeit des Treuhänders konzentrierte sich praktisch gänzlich auf die Verbuchung der Belege, die MWST-Abrechnung und die jährlichen Abschlussarbeiten. Mit der Verbreitung von Buchhaltungs-Software tauscht mittlerweile ein Grossteil der Unternehmen ihre Daten mit dem Treuhänder elektronisch aus, wobei die Vorerfassung der Belege dank integrierter Lösungen vom Kunden vorgenommen wird. Dies ist an sich bereits sehr fortschrittlich – verlangt aber, dass Treuhänder und Kunde dasselbe Software-Produkt und meist gar dieselbe Version einsetzen müssen, um die Daten synchron austauschen zu können.

Eine weitere wichtige Veränderung liegt in der Geschäftsbeziehung zwischen Treuhänder und Mandant. Legte der Kunde früher seine Buchhaltung voll und ganz in die Hände des Treuhänders, steht dieser heute einer jungen Unternehmensgeneration gegenüber, die mit der IT im Geschäftsleben gross geworden und kaufmännisch geschulter ist. Sie agieren auf Augenhöhe mit ihrem Treuhänder und sehen in ihm den Unternehmensberater, der ihnen in Sachen Finanzen, Steuern und Investitionen mit Rat und Tat zur Seite steht. Gleichzeitig kann aber auch der Treuhänder mit den reinen Buchhaltungsarbeiten nur eine begrenzte Wertschöpfung erzielen und nimmt die Rolle des Beraters für Finanz- und Steuerfragen ein. Die reine buchhalterische Tätigkeit dient in einer solchen modernen Geschäftskonstellation der Ermittlung der Datenbasis, die dem Treuhänder erlaubt, seine eigentlichen Beratungsleistungen erbringen zu können.

Historische 1:1-Beziehung aufbrechen

In einer 2009 von Sage durchgeführten Studie bei 1300 Treuhandunternehmen beurteilten viele der Befragten den Datenaustausch mit den Mandanten als zu komplex, insbesondere wenn dieser über verschiedene Systeme und Software-Produkte erfolgt. Wird vom Treuhandunternehmen und vom Kunden dasselbe Produkt eingesetzt, gestaltet sich zwar der Austausch sehr effizient, aber es besteht eine grosse Produktabhängigkeit. In beiden Fällen genügte es, als technische Lösung eine Webvorerfassung anzubieten.
Doch den meisten KMU (Mandanten) reicht heute eine reine Finanzbuchhaltungs-Software nicht mehr aus. Neugegründete KMU und jüngere Führungskräfte wollen eine Software, mit der sie alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben im Unternehmen erledigen können und setzen auf modular aufgebaute und integrierte Lösungen, die ihnen nicht nur die «Vergangenheit» dokumentieren, sondern die Kennzahlen und Reports für eine zukunftsgerichtete Planung liefern. Das Stichwort heisst Business Intelligence.

Doch wie lassen sich die neuen Bedürfnisse für beide Seiten befriedigen? Der Ansatz basiert auf einer gemeinsamen Plattform, die einen reibungslosen Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Produkten ermöglicht und gleichzeitig dem Treuhänder den Weg ebnet, seine Beratungsaufgaben wahrnehmen zu können. Dem gerecht werden können technische Cloud-basierte Plattformen und effiziente Software-Lösungen: Der Kunde arbeitet weiterhin mit der von ihm bevorzugten Software und kann diese mit dem Treuhänder reibungslos austauschen, unabhängig davon, mit welcher Finanz-Software dieser arbeitet. Die Zeit ist reif, Cloud Computing für den heutigen Software-Einsatz zu nutzen und die grossen Hersteller sind daran, dies zu tun. So auch Unternehmen wie Sage und Abacus. Der Innerschweizer Software-Entwickler Sage baut innerhalb der nächsten drei Jahre eine technische Plattform, die schrittweise eingeführt wird – ihr Name: One Sage.

Von der Webvorerfassung zur Cloud-Plattform

Das Ziel einer solchen technischen Plattform ist es, die beschriebene historische 1:1-Beziehung zwischen Treuhänder und Mandaten aufzubrechen und den Datenaustausch mithilfe eines Klicks (push-the-button) zu gewährleisten. Dazu werden die verschiedenen Software-Produkte zusammengeführt und der Datenaustausch über eine Plattform (Cloud) geroutet. Eine solche Plattform geht jedoch weit über die reine Datenerfassung via einer Weblösung hinaus und eröffnet dem Treuhänder neue Perspektiven:
- Das lästige, zeitfressende Datenhandling wird entschärft, der Treuhänder kann sich auf seine Beratungskompetenzen konzentrieren und damit seine Wertschöpfung erhöhen.
- Durch das Aufbrechen der 1:1-Beziehung erhalten Treuhänder Zugang zu mehreren Anwendern, welche ihrerseits die bereits eingesetzte Lösung weiter verwenden können. Bislang stiefmütterlich betriebene Geschäftsfelder wie das Controlling (Kennzahlen, Forecasts, pro-aktive finanzielle Unternehmensführung) und die Beratung (Steuern, Business-Pläne, Coaching) können dank der Plattform somit einfach erschlossen werden, ohne sich um irgendwelche Technik und Datentransfers kümmern zu müssen.
- Business-Daten auf der Plattform werden in Cubes aufbereitet. Der Kunde bezieht Reports und Auswertungen aus der Cloud, sprich es wird ihm ein persönliches Business Intelligence Tool zur Verfügung gestellt.
- Die Daten der Mandanten, die über die Plattform ausgetauscht werden, können dort auch gleich gesichert, sprich das Backup vorgenommen werden.

Die Plattform kann als «Plug’n’Play»-Lösung angeboten werden, die dem Treuhänder mithilfe eines Webservices einen standardisierten Datenaustausch mit seinen Mandanten ermöglicht, ohne sich um Versionen, Formate und Daten kümmern zu müssen.

Klare Antworten auf wichtige Fragen
Im Zusammenhang mit dem Aufbau von Cloud-Plattformen ergeben sich aber noch viele Fragen und Themen, die gelöst werden müssen. Dazu gehören die Fragen nach der Datenhoheit, der Sicherheit im Internet, der Regelung von Zugriffsberechtigungen sowie der Operationalisierung. Zudem müssen Service Level Agreements (SLA) definiert werden, welche die Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und Software-Hersteller regeln und last but not least muss die Akzeptanz von Treuhänder und Kunde da sein, um sensitive Daten über das Web auszutauschen.
Auf alle diese Fragen eine Lösung bereit zu haben, ist die Herausforderung in der Entwicklung einer solchen Plattform. Die Zeit dafür ist auf alle Fälle gekommen und das Bedürfnis von Seiten Treuhänder vorhanden.