Wissen teilen mit Sharepoint

Die Warenhausgruppe «Magazine zum Globus» (bekannt auch einfach als «Globus») betreibt hierzulande Filialen in allen grossen Städten zwischen Basel und Locarno. Um den Kunden ein Warensortiment von Mode bis zu Feinkost und Delikatessen bieten zu können, müssen die Geschäftsprozesse hinter den Kulissen reibungslos ablaufen. Das betrifft auch die interne Kommunikation. Gefordert war eine Lösung, die alle für die Mitarbeiter relevanten Informationen und Dokumente verwaltet, aktuell hält, publiziert und personalisiert verfügbar macht – keine geringe Herausforderung in einer Unternehmensgruppe mit mehreren Filialen.

Ein Provider-Wechsel gab bei Globus den Anstoss, ein neues Portal vollständig einzuführen und künftig konsequent zu nutzen. Thomas Wollenmann, Projektleiter und Gründer der Internet-Agentur Webberry, die als externer Dienstleister Projekte im Internet und Intranet-Bereich bei Globus betreut, berichtet: «Da die bestehenden Daten aufgrund des Provider-Wechsels nicht länger auf einem Lotus Notes Server zur Verfügung gestellt werden konnten, musste das Intranet für 15 Filialen inklusive Head Office angepasst und auf Sharepoint umgestellt werden. Die Entscheidung fiel dabei auf die Hyper.Net Sharepoint Edition von Hersteller Coextant Systems, auch aufgrund gemachter Erfahrungen mit einigen Hyper.Net-Komponenten, die wir bereits im Einsatz hatten.»

Sharepoint als Drehscheibe

Heute verwaltet Globus bislang 4000 Dokumente – mit steigender Tendenz. Dabei sind die Inhalte nach Abteilungen sowie Projekten mit einer eigenen Taxonomie strukturiert. Der komplette interne Dokumentationsverkehr von Globus wird abteilungsübergreifend durch das Intranetportal abgebildet – von Reglementen und Vorlagen für die Personal- und Finanzabteilung, über Ein- und Verkauf, Logistik, Marketing und Reporting bis hin zur Unternehmensführung. So können in Microsoft Sharepoint zur Verbindung von Personen, Prozessen und Inhalten beispielsweise verschiedene Portale erstellt, Team-Räume definiert und relevante Dokumente zur Verfügung gestellt werden. Gleichzeitig ermöglicht die Lösung Funktionen wie eine automatische Konvertierung aller in Sharepoint-Dokument-Bibliotheken gespeicherten Dokumente – zum Beispiel Microsoft Office oder Openoffice – in alle gängigen Online-Formate wie PDF, PDF/A, Multi-Topic-Hypertext, HTML, MP3, Flash oder XML, und publiziert die erzeugten Daten in Sharepoint Pages, Dokumentbibliotheken oder SQL-Datenbanken.

Neben den Konvertier- und Verteilfunktionen wird zudem der gesamte Dokument-Lebenszyklus unterstützt. So werden alle Publikationen automatisch auf dem aktuellen Stand gehalten und bei Änderungen des Originals während des Lebenszyklus synchronisiert. Die Warenhausgruppe kann somit alle Inhalte aktuell und authentisch in jeder Web-Anwendung darstellen. Dabei erlauben die Möglichkeit des unternehmensweiten Zugriffs auf alle relevanten Daten einerseits und die Personalisierungsfunktionen andererseits eine Bereitstellung der Inhalte in personalisierter und in nutzergerechter Form. So werden der allgemeine Wissensstand sichergestellt und eine Überflutung mit Informationen vermieden. Je nach Bedarf können die Dokumente im Team übergreifend oder auch unternehmensübergreifend bearbeitet werden.

Einfacher Zugriff – zeitsparendes Editieren

Erwähnenswerte, weil von den Globus-Mitarbeitern geschätzte, Neuerungen sind beispielsweise der Live-Ticker, der auf aktuell wichtige Informationen hinweist, und die automatische Anzeige der letzten Publikationen, die dem User je nach Berechtigung direkt angezeigt werden. Darüber hinaus soll die Navigation einfacher von der Hand gehen. Die Recherche nach benötigten Informationen unterstützen eine Volltextsuche und feldbezogene Suchfunktionen. Autoren können Fehler zudem über einen Button in der Lese-Navigation korrigieren, über den sie das Dokument editieren, ohne in den Autorenbereich wechseln zu müssen. Darüber hinaus können die Autoren auch selbst definieren, welchen Unternehmensbereichen ihr Dokument zugänglich gemacht werden soll. Zudem hebt Thomas Wollenmann die schnelle Zuteilung der Berechtigungen hervor: «Da die Active-Directory-Gruppen den E-Mail-Gruppen entsprechen, geht ein publiziertes Dokument automatisch an alle Gruppenmitglieder und kann damit einfach zugänglich gemacht werden. Dadurch können wir alle E-Mail-Gruppen auch fürs Intranet nutzen – das bedeutet für die Administratoren nur noch halb so viel Aufwand wie zuvor.»

Für die Zukunft gesichert

Die Migration als auch die Einführung des Systems gingen laut Projektleiter Wollenmann reibungslos über die Bühne. Mit einer Schulung von 15 Minuten für neue Funktionen und 15 Minuten für Qualitätsüberprüfung und -sicherung konnten die Globus-Mitarbeiter an den Start gehen. Entsprechend fällt auch das abschliessende Resümee von Thomas Wollenmann positiv aus: «Mit der neuen Lösung hat sich der interne Kommunikationsfluss verbessert. So werden die Informationen heute über das Portal wesentlich schneller bereit gestellt, während früher die Verteilung der Dokumente per E-Mail die Leitungen stark belastet hat. Da es sich zudem um ein offenes, ausbaufähiges System handelt, können wir die Lösung jederzeit an künftige Entwicklungen anpassen.»


Annette Schmidt ist freie IT-Journalistin aus Hamburg.