Hosted Exchange und die Qual der Wahl

Ein Paradebeispiel für IT aus der Steckdose – oder vielmehr IT aus dem Ethernet-Kabel – ist Hosted Exchange beziehungsweise das Beziehen der E-Mail-Infrastruktur von einem Dienstleister. Gerade für ein KMU macht es nur in seltenen Fällen Sinn, eine eigene E-Mail-Infrastruktur inhouse zu betreiben. Entsprechend viele Angebote für Hosted Exchange gibt es hierzulande – Angebote, die sich auf den ersten Blick kaum unterscheiden.

Doch Unterschiede gibt es sehr wohl, wie auch unsere Tabelle mit 19 Schweizer Anbietern (ab S. 38) zeigt. Die Differenzen beginnen etwa bei der verwendeten Exchange-Version. Rund zwei Drittel der aufgeführten Anbieter setzt bereits auf die neueste 2010er-Version von Exchange, die einige Vorteile verspricht – dazu aber später mehr. Doch auch bei der Regelmässigkeit der Datensicherung, beim Standort des Datencenters (Schweiz?), dem Speicherplatz pro Mailbox, den Setup-Gebühren, der Vertragsdauer, den Zusatzleistungen wie Blackberry-Unterstützung oder bei der Zugriffs- und Übertragungssicherheit finden sich teils wesentliche Differenzen. «Ausserdem ist es wichtig, dass der Provider ein entsprechendes Web-Management-Interface zur Verfügung stellt, welches es dem Kunden erlaubt, seine Domäne, Postfächer, Kontakte, mobilen Geräte etc. selber zu verwalten. Bei der Qualität dieses Interfaces gibt es zum Teil sehr grosse Unterschiede», weiss Paulo Charrua, verantwortlich für Managed Services bei RedIT. Und Saliba Celik von Cojama Infosystems weist auf die Möglichkeit für individuelle Lösungen hin. Bei Fragen wie öffentlichen Ordnern mit individuellen Zugriffsrechten, Ressourcen-Postfächern oder Premium-Spam- und Antiviren-Schutz zeige sich die Flexibilität eines Providers. Und schliesslich gibt es sicherlich auch Unterschiede im Bereich Supportqualität – wobei diese im Vorfeld nur schwierig zu eruieren sein dürften.

Inhouse oder extern?

Bei der Frage, ab wann sich eine Inhouse- anstelle einer gehosteten Lösung lohnt, erhält man unterschiedliche Antworten. Pascal Leu, Product Manager bei Green.ch, ist der Meinung, dass eine Inhouse-Lösung für bis zu 50 User grundsätzlich keinen Sinn macht. Andreas Reisinger von Zubler & Partner ist seinerseits der Auffassung, dass es sich für Firmen ab 40 Mitarbeiter beziehungsweise Mailboxen lohnen kann, eine Inhouse-Lösung anzuschaffen. «Möchte ein solcher Kunde jedoch eine hochverfügbare Lösung und kann sich die Investition nicht leisten, macht ein Hosted-Exchange-System Sinn.» Paulo Charrua von RedIT ergänzt, dass bei speziellen Anforderungen wie dem Einsatz von Blackberry-Geräten, der Integration eines Archivierungssystems, der Verschlüsselung von Mails mit speziellen Anforderungen oder der CRM-Integration in die eigene, dedizierte Umgebung der Inhouse-Weg sinnvoll oder nötig sein kann.

Robert Signer, COO von Solution.ch, weist derweil darauf hin, dass eine Inhouse-Lösung in Betracht gezogen werden kann, «wenn zum einen bereits Mitarbeiter entsprechendes Know-how haben und andererseits eine Datencenter- und Server-Infrastruktur vorhanden ist oder aufgebaut werden soll.» In eine ähnliche Kerbe schlägt Simon Illi von Computerline: «Eine Inhouse-Lösung macht Sinn, wenn entsprechende Netzwerkgeräte – also Router und Firewall – bereits bestehen und die Stromversorgung sowie Klimatisierung und Zugriffsschutz gewährleistet sind, die Anzahl der Benutzer 20 übersteigt und die Administration durch den IT-Verantwortlichen sichergestellt ist. Dabei spielt natürlich Datensicherheit und Verfügbarkeit eine wichtige Rolle – für diese Faktoren muss der Kunde selber sorgen und gerade bei der Verfügbarkeit schneidet in der Regel eine professionell gewartete Hosting-Lösung besser ab als die eigene Inhouse-Umgebung.» Demgegenüber sieht Sacha Kriech von Trust-IT kaum mehr einen Grund, überhaupt noch Exchange inhouse aufzusetzen. «Muss der Kunde eine neue Exchange-Umgebung aufsetzen, würde ich definitiv auf Hosted Exchange setzen», so Kriech. Einzig wenn noch eine aktuelle Umgebung inhouse implementiert sei und die Initialkosten bereits ausgegeben wurden, empfehle es sich, zu warten, bis eine Umstellung, beispielsweise ein Versions-Update, von Nöten sei. «Die Unterhaltskosten sind bei einem laufenden System gering, so dass sich ein Wechsel in diesem Falle nicht lohnen würde.»

Apropos Kosten: Diese müssen bei einem Entscheid pro oder kontra Hosted Exchange sicherlich auch beachtet werden. Dazu Alexander Kersten, Marketing Manager Swisscom KMU: «Insbesondere bei grösseren Firmen kann es sein, dass die gesamten Kosten pro Mitarbeiter bei einer internen Lösung geringer ausfallen.»

Ein Kostenvergleich

Das Einsparpotential von Hosted Exchange pauschal zu beziffern, ist schwierig, da vieles von der Grösse und den Bedürfnissen eines Unternehmens abhängt. Die Kosten, die inhouse entstehen, stellen sich aus den Personalkosten für den Admin, den Infrastrukturkosten (Strom, Klima, Zugangsschutz), der Internetanbindung sowie den Lizenz- und Hardware-Kosten zusammen. Gemäss Sacha Kriech von Trust-IT würden alleine Hard- und Software schon 9000 bis 10’000 Franken verschlingen. Hinzu kämen die Initialkosten für die Installation eines solchen Systems, die er mit 3000 Franken beziffert. «Die Unterhaltskosten sind dann ähnlich wie bei Hosted Exchange, bis inhouse ein Update anfällt», so Kriech. Gemäss Saliba Celik von Cojama sparen Unternehmen im Regelfall zwischen 20 und 55 Prozent der Kosten, die eine Inhouse-Lösung generieren würde, ein. Simon Rickenbacher, Partner bei der MIT Group, erklärt: «Unsere Erfahrungen zeigen, dass Unternehmen auf der Basis von Exchange 2007 mit einem Szenario von fünf Benutzern von Einsparungen im Bereich des Faktors neun im ersten Jahr und in der Grössenordnung des Faktors vier in den Folgejahren profitieren, wenn sie auf eine Hosted- statt auf eine On-premise-Lösung setzen.» Pascal Leu von Green.ch gibt an, dass ein Unternehmen mit zehn Usern im ersten Jahr bis zu 29’000 und in den Folgejahren bis zu 10’000 Franken einspart.

Etwas detaillierter ist das Rechenbeispiel von Robert Signer von Solution.ch. Er rechnet bei einer Annahme von zehn Usern mit Investitionen von 8200 Franken bei einer Inhouse-Lösung. Die monatlichen Kosten dieser Lösung beziffert er auf 495 Franken. Geht man von einer Abschreibung der Investitionen über 36 Monate aus, kommt Signer bei der Inhouse-Lösung auf 518 Franken pro Monat. Bei Hosted Exchange betragen die monatlichen Kosten für zehn User derweil 180 Franken. Auch Andreas Reisinger von Zubler & Partner führt ein Rechenbeispiel an. Für 20 User müssten rund 15’000 Franken investiert werden, hinzu kämen laufende Kosten von 2000 Franken pro Jahr. «Somit wäre der Break-even einer Inhouse-Installation nach etwa sieben bis acht Jahren erreicht.»

Der richtige Provider

Angesichts dieser Rechenbeispiele dürfte Hosted Exchange also für viele Unternehmen lohnen. Stellt sich die Frage nach der Wahl des richtigen Anbieters, bei der es einige Punkte zu beachten gilt. Ein Aspekt ist beispielsweise, wie teuer die Kontaktaufnahme mit dem Provider ist – oder wie Andreas Reisinger anfügt: «Hotline-Gebühren von 3 Franken pro Minute sind sicher nicht optimal.» Claudio Granella, Product Manager bei Sunrise, fügt hinzu, dass ein Auge auf die Länge der vertraglichen Gebundenheit geworfen werden sollte. Auch die Reaktionszeit im Falle einer Störung gelte es zu beachten, genauso wie die Hosting-Leistungen, die ein Anbieter sonst noch biete – beispielsweise ob die Exchange-Mailbox auch für Blackberry verwendet werden kann, ob man für die Domain auch noch ein Webhosting aufschalten oder ob man gar die DNS-Einträge der Domain selbständig verwalten kann.

Ähnlich sind die Empfehlungen von Alexander Kersten von Swisscom. «Der Kunde sollte bei der Auswahl des Providers darauf achten, dass seine individuellen Bedürfnisse nach Mass abgedeckt werden und die Sicherheit der Daten stets gewährleistet ist. Da Daten für Unternehmen ein besonders kostbares Gut sind, ist es beispielsweise wichtig, dass diese in der Schweiz aufbewahrt werden und sie bei der Übertragung durch effiziente Verschlüsselungstechnologien stets maximal geschützt sind. Auch in die Überlegungen einfliessen sollte, wie viel und welches Know-how intern vorhanden ist und wie viel eigene Ressourcen man in eine Lösung investieren will. Weiter sind die Möglichkeit einer ganzheitlichen Integrationsfähigkeit in das bestehende Kommunikationsportfolio sowie eine umfassende Beratung wichtig. Kunden wünschen sich alles aus einer Hand.»

Auch Simon Rickenbacher, Partner bei der Mit-Group, hat noch einige Punkte anzufügen. So etwa, dass der gleichzeitige Betrieb von Lync im Falle von Exchange 2010 beziehungsweise OCS (Office Communications Server) bei der 2007er-Plattform ein Kriterium sein sollte, um einen späteren Ausbau zu gewährleisten. Und: «Schliesslich ist auch auf Referenzen und Reaktionszeiten (SLA) zu achten. Bei einem solch businesskritischen Service wie Hosted Exchange muss zudem, aber das gilt natürlich für andere zentrale IT-Dienstleistungen auch, die Chemie zwischen Dienstleister und Kunde stimmen.» Und Sacha Kriech von Trust-IT schliesslich beschreibt das Vorgehen bei der Anbieter-Evaluation folgendermassen: «Vorerst muss sich der Kunde ein Anforderungsprofil erstellen, in welchem die wichtigsten Fragen geklärt werden. Wie viel Speicherplatz benötigen wir pro Mailbox? Versenden wir grössere E-Mails und benötigen deshalb höhere Limiten? Welche Aktionen müssen wir selber handlen können (Mailboxen erstellen, Aliasse erstellen, Berechtigungen usw. erteilen)? Welche Admin-Tools stehen zur Verfügung? Wie wird das Backup durchgeführt? Aufgrund dieses Profils kann danach ein Provider evaluiert werden. Wichtig in dieser Situation ist, dass der Anbieter telefonisch kontaktiert wird, denn auf den Webseiten sind meist zu wenige Informationen vorhanden.»

Zu erwähnen ist abschliessend auch noch der Einschub von Walter Lang von Slynet. Er empfiehlt Kunden, sich von ihrem Anbieter schriftlich bestätigen zu lassen, ob die Parameter, die kommuniziert werden, auch wirklich eingehalten werden. So gäbe es ab und an Anbieter, die beispielsweise angeben, dass Daten in der Schweiz gelagert werden. In Tat und Wahrheit würden die Daten dann aber irgendwo bei einem internationalen Hoster wie Amazon liegen.

Die Vorteile von Exchange 2010

Stellt sich schliesslich noch die Frage, ob ein KMU auf die neueste Exchange-2010-Version setzen will, die wie eingangs erwähnt rund zwei von drei Anbietern bereits im Portfolio führen. Dazu noch einmal Andreas Reisinger von Zubler & Partner: «Es lohnt sich auf alle Fälle, dass dieser Aspekt mitberücksichtigt wird bei der Wahl des Hosted-Exchange-Anbieters. Ab der 2010er-Version kann der Kunde direkt via der Webmail-Oberfläche seine Mailboxen verwalten. Somit entfällt eine zusätzliche Management-Konsole. Zudem hat Exchange 2010 den Vorteil, dass Browser wie Internet Explorer, Firefox und Chrome den vollen Funktionsumfang geniessen können. Auch hat es ab dieser Version neue Möglichkeiten, um die Aufbewahrungspflicht zu gewährleisten.» Sacha Kriech fügt an, dass seit Exchange 2010 Datenbanken auf bis zu 16 Servern abgelegt werden können. Bei Exchange 2003 sei dies nicht der Fall gewesen, bei Exchange 2007 limitiert auf zwei Server. Zudem sei die Performance der neuen Version erheblich besser, und das neue Outlook Web App (OWA, ehemals Outlook Web Access) biete viel mehr Möglichkeiten. Saliba Celik von Cojama nennt demgegenüber aber auch einige Nachteile. So werde Outlook 2003 nicht mehr unterstützt, und vor allem: Es gäbe keine öffentlichen Ordner mehr.

Verschiedene Anbieter bieten die Funktionalität der öffentlichen Ordner nun via Sharepoint an. Bei Zubler & Partner als Beispiel kommen anstelle der öffentlichen Ordner sogenannte Ressourcen-Mailboxen zum Einsatz, die dann beispielsweise für die Verwaltung von Sitzungszimmern oder Beamern genutzt werden können. Wenn gemeinsame Ordner für Mails benötigt werden, wird dies über eine zusätzliche Mailbox gelöst. Aber: Gewisse Anbieter führen trotz Exchange 2010 nach wie vor öffentliche Ordner im Portfolio. Ein entsprechender Kompatibilitätsmodus ist in der Lösung nämlich vorgesehen, wie Walter Lang von Slynet erklärt. Bei der Installation von Exchange 2010 bestehe die Option, eine Öffentliche-Ordner-Datenbank einzurichten. Trotz allfälliger Nachteile von Exchange 2010, die Vorteile scheinen zu überwiegen. Simon Rickenbacher von der Mit-Group führt eine ganze Palette an: «Ganz wesentliche Unterschiede gibt es im Bereich der Administration (Stichwort: Exchange Management Shell Kommandozeilen und Scripting-Interface) und Deployment sowie im Hinblick auf neue Server-Rollen.» OWA sei in der neuen Version zudem praktisch funktionsgleich wie ein vollwertiges Outlook. Verbesserungen finden sich auch im Bereich Active Sync, zudem gäbe es nun zudem Direct File Access für mobile User. Und ebenfalls erweitert worden sei der Bereich des Unified Messaging, so dass Exchange Server 2010 nun die Funktion eines Voice Mail Server übernehmen könne. Und auch die Antispam-Funktionalität sei deutlich besser. Mehrere Anbieter nennen zudem das Archiv-Feature als Funktion, die von den Kunden geschätzt wird. Simon Illi von Computerline schränkt hier aber ein: Das Online-Archiv ermögliche zwar eine eine Server-seitige Archivierung, «dieses Feature ist aber leider – entgegen vielen Internetquellen – nur mit der Outlook-Version aus Office Professional Plus (Retail oder Openlicense) verfügbar, und daher vorerst wohl noch für die meisten Kunden uninteressant, da gerade kleinere KMU nicht über Openlicensing verfügen.»

Die offene Alternative

Nebst den verschiedenen Anbietern von Hosted Exchange in der Schweiz gibt es zusätzlich eine ganze Palette von Providern, die E-Mail-Dienste via die Open-Source-Lösung Open-Xchange anbieten. Ein solcher Anbieter ist Stepping Stone. Geschäftsführer Michael Eichenberger sieht in Open-Xchange einige wesentliche Vorteile gegenüber Microsoft Exchange. So biete der Ajax-basierende Web-Client von Open-Xchange Performance und Usability wie ein Rich Client – beispielsweise Drag&Drop oder das Aufrufen des Kontextmenüs mittels rechter Maustaste. Ausserdem sei die Browser-Unterstützung auch bei Safari, Chrome oder Firefox vollständig gegeben, und Mac OS X Clients könnten alternativ auch für Anwendungen wie Mail, Adressbuch und iCal als Offline-Clients genutzt werden. Ebenfalls nennt Eichenberger zusätzliche Team-Ansichten und -Funktionen im Bereich Kalender, die Open-Xchange MS Exchange voraus habe. Und die Open-Source-Lösung erlaube im Bereich Social Networks beispielsweise die Synchronisation der Kontakte aus Netzwerken wie Xing und Facebook und ermögliche den Adressabgleich mit Adressbüchern externer Mail-Accounts wie GMX. Zudem könnten Kontakte oder Dokumente über das Internet auch Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden, die keinen Open-Xchange-Account besässen.
Etwas anderer Meinung ist beim Thema alternative Lösungen hingegen Robert Signer, COO von Solution.ch. Er rät, bei der Anbieterwahl vor allem darauf zu achten, dass das Angebot auf der Hosted Edition von Microsoft Exchange basiert. «Nur diese, von Microsoft für Hosted Exchange vorgegebene und unterstützte Version gewährleistet die Sicherheit und die Vertraulichkeit innerhalb der Plattform und bietet die volle Unterstützung der entsprechenden Outlook-Funktionalitäten. Dies sollte jeweils nachgefragt werden.» (mw)