Rund anderthalb Jahre ist es her, seit Adobe die Version 7 ihres PDF-Allround-Werkzeugs Acrobat auf den Markt gebracht hat. Nun liegt Version 8 mit allerlei Neuerungen vor, die auch eine Antwort auf den kostenlosen PDF-Export in Office 2007 oder in der freien Bürosuite OpenOffice.org darstellt.
Uns lag eine Betaversion von Acrobat 8 Professional für Windows zur Begutachtung vor, bei der vor allem optisch auf den Beta-Charakter hingewiesen wird. So trifft man an etlichen Stellen auf Platzhalter im Stile von «Produktnamen hier einfügen» oder durchgestrichene Versionsnummern, was ganz sympathisch wirkt und, soviel sei schon mal verraten, keinen Einfluss auf die schon sehr robuste Funktionalität hat.
Adobe hat auch dieses Mal wieder an der Schraube für die Systemanforderungen gedreht und verlangt nun 760 MB freien Festplattenplatz, wovon 460 MB auf das eigentliche Programm entfallen und 300 MB auf Cache für optionale Installationsdateien. Die Mac-Version ist da etwas bescheidener und belegt laut Adobe knapp 500 MB. Betriebssystemseitig wird mindestens Windows 2000 mit Service Pack 4 oder Windows XP mit Service Pack 2 vorausgesetzt. Beim Mac werden sowohl PowerPC- als auch Intel-Maschinen unterstützt, allerdings kann nur noch MacOS X 10.4.3 und höher eingesetzt werden. 10.2 und 10.3 mussten im Vergleich zur Vorversion über die Klinge springen. Beibehalten wurde dagegen die äusserst lästige Produktaktivierung, die entweder per Internet oder Telefon spätestens 30 Tage nach der Installation durchgeführt werden muss. Verschwunden ist dafür die Verknüpfung mit der Suchmaschine von Yahoo, auch wenn man fürchten muss, dass diese in der endgültigen Version wieder auftaucht.
Beim ersten Start von Acrobat 8 fällt gleich das neue GUI ins Auge, das deutlich aufgeräumter wirkt als die Oberfläche des Vorgängers. Ähnlich wie bei Office 2007 sind die wichtigsten Funktionen in den Fokus gerückt worden, wodurch die Software intuitiver zu bedienen ist. Bezüglich PDF-Erzeugung hat sich wenig geändert. Beim Format unterstützt Acrobat nun PDF 1.7. PDFs lassen sich nach wie vor aus einer oder mehreren Dateien, aus Webseiten, vom Scanner oder aus der Zwischenablage erzeugen. Allerdings ist die Funktion, die Webseiten in PDF-Dokumente verwandelt, in der Lage, Flash-Movies zu erhalten und abzuspielen. Ein Rätsel ist, warum Acrobat nach wie vor Style Sheets für den Druck ignoriert und statt dessen die Bildschirm-Styles verwendet. Der Qualität des Resultats ist dies jedenfalls nicht zuträglich. Ein Schalter im ansonsten reichhaltigen Optionsmenü wäre wünschenswert.
PDF-Export-Funktionen sind auf Mac und Windows nach wie vor aus Word, Excel und PowerPoint vorhanden. Hinzu kommen auf Windows Microsoft Project, Access, Publisher und Internet Explorer. Dass der vor allem in Europa inzwischen sehr populäre Browser Firefox nicht berücksichtig wurde, ist nicht zu verstehen.
Nachdem Acrobat Outlook schon in früheren Versionen unterstützte, ist nun auch Support für Lotus Notes hinzugekommen. So lassen sich jetzt auch aus der IBM-Software E-Mails exportieren.
Sehr schön ist, dass sich mehrere Quelldokumente nicht nur zu einem einzigen Dokument zusammenführen lassen, sondern dass sie auch als einzelne Dokumente wie ein Zip-Archiv in einer Art Container zusammengefasst werden können. Adobe nennt das Ganze PDF-Paket, und das ist besonders praktisch, wenn es darum geht, digitale Dossiers, beispielsweise von Projekten, zusammenzustellen. Wenn man so will, handelt es sich um eine aufgebohrte Variante der Anlagenfunktion, die bereits aus früheren Acrobat-Versionen bekannt ist. Die Unterschiede sind dabei vor allem optischer und bedienungsmässiger Natur. So lassen sich die Dokumente beispielsweise besser sortieren und schneller betrachten. Zudem lässt sich eine Art Deckblatt gestalten, das man zu sehen bekommt, wenn das Paket geöffnet wird. Einzelne Dokumente können nachträglich hinzugefügt, editiert oder entfernt werden. Dabei erlaubt Acrobat auch das Hinzufügen von Fremdformaten, die allerdings nicht im Rahmen von Acrobat angezeigt werden. Vielmehr wird jeweils auf Mausklick das passende externe Programm gestartet. Das Ganze wird abgerundet von einer globalen Suche.
In Outlook lassen sich damit beispielsweise ganze Ordner mit E-Mails auf einen Rutsch in ein PDF-Paket verwandeln, wobei die einzelnen Nachrichten als unabhängige Dateien bestehen bleiben. Dies eignet sich sehr gut für Archivierungszwecke, auch bei signierten Dateien, die aus Gründen der Dateiintegrität nicht zu einem Dokument verschmolzen werden dürfen. Dieselbe Funktionalität wurde auch in den Windows Explorer integriert, bei dem man per Kontext-Menü und nachgeschaltetem Assistent Dateien nicht nur in eine einzelne PDF-Datei, sondern eben auch in ein PDF-Paket zusammenfassen kann.
Erweitert wurden auch die Export-Möglichkeiten. Von vielen Anwendern heiss ersehnt sein dürfte der Word-Export. Das heisst, es ist jetzt möglich, mit einem Klick aus einem PDF ein editierbares Word-Dokument zu erzeugen, bei dem die Formatierung und das Layout erhalten bleiben – soweit die Theorie. Denn die Resultate differieren je nach Aufgabenstellung teils erheblich, was bei einem derart komplexen Vorgang auch nicht ganz unerwartet ist. Der Textfluss entspricht nach einem Import-Export bei den meisten getesteten Vorlagen dem Original, wohingegen der Text oftmals in Positionsrahmen eingefügt wird, selbst wenn er das im Original nicht war. Die richtigen Fonts und Schriftschnitte trifft Acrobat kaum. Listen werden weitgehend korrekt umgesetzt und auch Tabellen erkannt, selbst wenn einige Zellen keine Begrenzungslinien aufweisen. Allerdings entsprechen die Tabellen nach dem Import-Export in Word weder optisch noch von der Spalten/Zeilenverteilung her dem Original. Die Qualität der Umsetzung analoger Quellen (Ausdrucke etc.) hängt hinter derjenigen digitaler Quellen kaum zurück. Entscheidend ist hier die Leistung der in Acrobat integrierten OCR.
Eine ähnliche Funktion wurde auch für AutoCAD integriert. Zudem lassen sich PDFs nun in die Unterformate PDF/A für Langzeitarchivierung und PDF/X für Druck exportieren.
Wer einmal Passagen in einem Dokument schwärzen muss, kann dies nun auch in Acrobat tun, und zwar richtig. Denn Text wird damit nicht nur geschwärzt, sodass er sich per Zwischenablage wieder lesbar machen lässt, wie das bei Word der Fall ist, sondern endgültig aus dem PDF entfernt.
Die Bedienung der Review-Funktionen ist im Vergleich zur Vorversion durch die simple Neuanordnung der Elemente generell deutlich einfacher geworden. Kommentare und Reviews lassen sich nun auch servergestützt über einen Windows Share, einen Sharepoint Workspace oder einen WebDAV-Ordner durchführen, womit die Review-Funktionen per Browser-Upload oder E-Mail ergänzt werden. Ein Assistent hilft dabei, den Shared Folder für die Nutzung in Acrobat vorzubereiten und legt dort die PDF-Datei, die es zu kommentieren gilt, ab. Nachher können die Personen festgelegt werden, die einen Review durchführen müssen und es optional tun können. Diese können bei Bedarf per E-Mail zum Review eingeladen werden.
Kommentare und andere Anmerkungen können dann vom jeweiligen Teilnehmer angebracht und an den Shared Folder gesendet, wo die Daten gesammelt werden und auch von den anderen Teilnehmern eingesehen werden können. Die Änderungen kann man mit Hilfe eines Review Tracker verfolgen, ebenso die anderen zum Review abgelegten Dateien auf den (verschiedenen) Servern. Die Informationen lassen sich dabei nach Autor, Datum oder Seite sortieren respektive filtern und anzeigen. Dies ist vor allem bei grösseren Gruppen praktisch, wenn es darum geht, Mehrfachanmerkungen zu vermeiden. Zudem können so die Prüfprozesse beschleunigt werden, indem ein Termin festgelegt wird, bis zu dem die Überprüfung durchgeführt werden muss. Acrobat erinnert dann die Anwender daran, den Termin einzu-halten.
Für Shared Reviews wird wie auch bei anderen Review-Funktionen nicht mehr zwingend Acrobat vorausgesetzt. So können auch Anwender, die nur einen Reader zur Verfügung haben, mitmachen, sofern dies vom Initiator des Review so vorgesehen wird. Eine ständige Verbindung zum Review-Server ist dabei nicht zwingend nötig. Kommentare lassen sich auch offline anbringen und später zum Server transferieren.
Bezüglich Formularen hat sich nicht viel geändert. Die Arbeit mit dem LiveCycle Designer, der editierbare Formulare bereitstellt, geht deutlich flüssiger von der Hand. Dies ist insbesondere bei der Verwendung der Assistenten der Fall. Auch die Möglichkeiten im Rahmen des Adobe Reader
sind abgesehen der bereits vorgestellten Neuerungen im grossen und ganzen gleich geblieben.
Eine separate Ergänzung ist der Online-Service Acrobat Connect, der einen virtuellen Konferenzraum mit Chats, Video- und Telefonkonferenzen zur gemeinschaftlichen Arbeit mit Dokumenten bereitstellt. Bis zu 15 Personen können an derartigen Konferenzen teilnehmen. Abgerechnet wird der Dienst mit einer monatlichen oder jährlichen Gebühr. Erhältlich ist Acrobat Connect voraussichtlich ab Mitte 2007. Zusätzlich existiert eine Version zum Einsatz innerhalb des Unternehmens, bei der nach der Anzahl Anwender oder der gleichzeitig aktiven Verbindungen abgerechnet wird. Sie bietet unter anderem zusätzliche Funktionen zur User-Verwaltung oder für
E-Learning. Erhältlich sein soll Acrobat Connect Professional ab Dezember 2007.
