Die neue Generation von Intranet-Portalen muss mehr können als das Bereitstellen von Informationen. Gefragt sind Funktionen, welche Business-Prozesse verbessern, die Zusammenarbeit von Mitarbeitern fördern und Informationen in Business-Anwendungen einfacher zugänglich machen. Der Trend ist, dass im Intranet eingesetzte Lösungen für Content Management, Archivierung, Workflow Processing, Business Intelligence und Knowledge Management verschmelzen oder durch bessere Integration kombiniert werden können.
Bei Microsoft wurde dies früh erkannt. Im Rahmen ihrer Portalstrategie haben die Redmonder in den letzten Jahren eine umfassende Palette an Technologien und Produkten herangezüchtet, mit denen sich moderne Firmenportale aufbauen lassen, die den erwähnten Bedürfnissen weitgehend gerecht werden.
Zentraler Bestandteil von Microsofts Portalstrategie bilden die Windows SharePoint Services (WSS) und der SharePoint Portal Server 2003 (SPS):
• Windows SharePoint Services: Die WSS sind die Basistechnologie für das Portal-Framework und bilden gleichzeitig einen wichtigen Teil in Microsofts Collaborative-Strategie. WSS gehört zum Standardumfang von Windows Server 2003 und kann als Feature Pack kostenlos bei Microsoft heruntergeladen werden. Zusätzliche Gebühren für Client-Access-Lizenzen fallen keine an. Eine der Basisfunktionen der SharePoint Services ist das WebPart-Konzept, mit dem sich Portalseiten flexibel und individuell für unterschiedliche Bedürfnisse zusammenstellen lassen. WebParts sind Portalbausteine, die Inhalte darstellen (News, Events etc.) oder Funktionen (Tasklisten, Suchwerkzeuge etc.) zur Verfügung stellen.
Zu den weiteren Kernfunktionen von WSS gehören Dokumentenverwaltung (Dokumentbibliotheken), Listen für die individuelle Datenverwaltung oder das Management der Seitenlayouts. Basierend auf WSS lassen sich bereits einfache Portale für Teams, Projekte oder die Dokumentablage einrichten.
• SharePoint Portal Server 2003: Der Portal Server setzt auf der Technologie von WSS auf und bietet Zusatzfunktionen wie firmenweite News, Personalisierung, globale Suche, Enterprise Application Integration (EAI) und Verzeichnisdienste. SPS lässt sich sehr flexibel mit Bereichen und Subportalen strukturieren, so dass sich praktisch alle Arbeitsbereiche und Tätigkeitsfelder eines Unternehmens abbilden lassen. SPS übernimmt auch die Rolle des Aggregators, der die einzelnen WSS-Sites aus den Abteilungen eines Unternehmens unter dem firmenweiten Intranet-Portal eingliedern kann. Alle WSS-Sites der Firma lassen sich in den globalen Such-Index des Portal-Servers einbinden. Sowohl WSS als auch SPS funktionieren nach dem Selbstbedienungs-Prinzip. Benutzer können dabei nicht nur Infos selber abrufen, sondern sind auch in der Lage, eigene Arbeitsbereiche für Teams und Projekte einzurichten oder Portalseiten nach ihrem Gusto mit WebParts zu bestücken.
Microsoft Intranet- und Collaboration-Plattform
Die Förderung der Zusammenarbeit im Team und das Optimieren von Arbeitsabläufen gehören zu den grössten Herausforderungen im Intranet. Diese Disziplinen können bereits kurzfristig einen grossen Nutzen bringen, denn optimale Teamarbeit reduziert nicht nur Doppelspurigkeiten und beschleunigt Prozesse, sondern erhöht auch die Motivation der Mitarbeiter.
Microsofts Strategie im Collaboration-Bereich war in der Vergangenheit häufig von Konzeptänderungen geprägt. Erst mit den Releases von Office 2003, Exchange 2003, den Windows SharePoint Services und dem Live Communication Server 2003, die im letzten Herbst auf den Markt gekommen sind, hat der Workgroup-Fahrplan wieder Formen angenommen.
Im Rahmen dieser Strategie sind die Windows SharePoint Services für die Bildung von virtuellen Arbeitsbereichen zuständig, auf denen Mitarbeiter und Teams zielorientiert an Aufgaben und Projekten arbeiten können. Dank des modularen WebPart-Konzepts sind den Einsatzgebieten von WSS-Sites kaum Grenzen gesetzt. Neben Team- und Projektsites können mit WSS beispielsweise auch Sites für Dokumentarchive, e-Learning, Key-Account-Management oder für die Entscheidungsfindung aufgebaut werden. Es lassen sich mit WSS auch Dokument- und Meeting-Workspaces einrichten. Da nur auf Web-Technologie gesetzt wird, ist auch das Einbinden externer Mitarbeiter, Home Worker und Partner problemlos möglich.
Exchange 2003 wurde bezüglich Collaboration neu positioniert und fokussiert nun auf seine ursprünglichen Kernaufgaben Enterprise Messaging und Calendaring. Funktionen wie Instant Messaging, Conferencing und Realtime Collaboration sind ausgelagert worden und werden neu als Live Communication Server 2003 (LCS) und Office Live Meeting 2003 angeboten.
Der Live Communication Server ist für den Aufbau einer Infrastruktur für Presence Awareness und Instant Messaging gedacht. Diese beiden Funktionen sind im privaten Bereich bereits stark verbreitet, konnten sich aber in Firmen bislang noch kaum etablieren. Dabei können gerade diese beiden Features zu einer enormen Effizienzsteigerung beitragen, weil sie eine unkomplizierte Ad-hoc-Kommunikation für schnelle Rückfragen oder Abklärungen ermöglichen – dafür ist E-Mail oft einfach zu langsam oder zu wenig zuverlässig. Per Presence Awareness wird angezeigt, wer im Moment gerade online ist und gestört werden darf. Per Instant Messaging kann mit einem User eine direkte Kommunikation via Chat, Audio- oder Video-Übertragung gestartet werden.
Leider unterstützt LCS 2003 in der aktuellen Fassung nur Point-to-Point-Verbindungen, während beim Vorgänger, dem RealTime Communication Server, noch Konferenzen mit mehreren Usern möglich waren. Für Multiuser-Konferenzen kann neu Office Live Meeting 2003 herangezogen werden. Dabei handelt es sich um einen von Microsoft gehosteten Conferencing Service, mit dem sich Meetings, Präsentationen und Schulungen live via Internet durchführen lassen.
Ebenfalls eine wichtige Rolle in der Collaboration-Strategie nimmt Office 2003 ein. Dieses bietet eine enge Integration mit den Windows SharePoint Services und dem Live Communication Server. So lassen sich etwa Teamsites und Workspaces direkt aus der Taskpane einer Office-Anwendung erstellen und nutzen. In Outlook wird im «Von»-Feld einer Mail nicht nur der Name des Absenders eingeblendet, sondern via LCS auch gleich angezeigt, ob der User online ist. Bei Rückfragen zur eingetroffenen Mail kann auf Knopfdruck Kontakt mit dem Verfasser aufgenommen werden.
Ein möglichst einheitlicher Informationsstand aller Mitarbeiter ist das A und O, wenn guter Kundenservice geboten und ein angenehmes Betriebsklima geschaffen werden soll. Deshalb gehört das Verteilen von Inhalten in einem modernen Intranet nach wie vor zu den wichtigsten Funktionen. Das Bereitstellen von firmeneigenem Content gehört dabei ebenso dazu, wie das Aggregieren von Informationen von externen Datenquellen wie Websites oder Datenbanken. Als Informationsdrehscheibe im Intranet ist bei Microsofts Produktfamilie primär der SharePoint Portal Server zuständig. Zwar bietet der Portalserver nur rudimentäre Content-Management-Funktionen, er verfügt aber mit der Personalisierung und dem Alert-Mechanismus über zwei interessante Konzepte, welche die Informationsverteilung erheblich effizienter machen können. Über die Personalisierung lassen sich Inhalte im Push-Verfahren gezielt an Zielgruppen verteilen. So wird eine für das Marketing bestimmte Ankündigung auch nur bei Benutzern eingeblendet, die mit dem Marketing zu tun haben. Das Alert-Konzept geht den umgekehrten Weg: Hierbei können die User im Abonnierverfahren selber bestimmen, welche Inhalte sie erhalten möchten. Dabei handelt es sich nicht nur um Content im klassischen Sinne, sondern auch um neue Beiträge in einem Diskussionsforum, Änderungen an einem Dokument oder neue Teamsites. Ergänzt werden diese Funktionen durch SharePoints MySite-Feature. Hierbei erhält jeder User eine persönliche Intranet-Site, die er selber mit WebParts ausrüsten kann und die alle für ihn bestimmten Infos und Dokumente auf einen Blick anzeigt.
Umfassendere Content-Management-Funktionen bietet Microsofts Content Management Server 2002 (MCMS), der vor allem für Websites gedacht ist, aber auch im Intranet eingesetzt werden kann. Ob es allerdings Sinn macht, wegen mehr CMS-Funktionalität auf die spezifischen Intranet-Features des SharePoint Portal Server zu verzichten, ist fraglich. Mehr Sinn macht hingegen ein Parallelbetrieb von MCMS (Internet-Website) und SPS 2003 (Intranet-Portal). Microsoft bietet mit dem MCMS 2002 Connector 3.0 for SharePoint ein passendes Integrationskit an, mit dem sich die beiden Produkte in einigen Bereichen koppeln lassen. So kann man damit MCMS-Content auf SharePoint-Portalen publizieren, Dokumente einer SharePoint-Library auf einer MCMS-Site veröffentlichen und die Inhalte einer MCMS-Site in die globale Suchfunktion von SharePoint einbinden.
Auch der Bereich Knowledge Management wird vom SharePoint Portal Server abgedeckt. Die Redmonder verstehen darunter primär eine globale Suchfunktion, mit der sich Dokumente, Informationen und Wissensträger aufspüren lassen. Die Search Engine von SharePoint kann nicht nur Inhalte des Portals durchkämmen, sondern auch WSS-Sites, Exchange Public Folders, SQL-Server-Datenbanken, Active-Directory-Verzeichnisse, Notes-Datenbanken und externe Websites indizieren. Interessant sind die Suchagenten, die sich in Kombination mit der erwähnten Alert-Funktion einrichten lassen. Der Benutzer braucht dazu bloss eine Suchabfrage zu abonnieren und wird dann laufend über neue Infos zum betreffenden Thema auf dem laufenden gehalten.
Im Idealfall stellt ein Intranet-Portal den Anwendern nicht nur für die Nutzung von Informationen und die Zusammenarbeit eine einheitliche Benutzerumgebung zur Verfügung, sondern auch für den Zugriff auf Business-Applikationen. Dabei kann es sich vom reinen Anzeigen von Informationen (z.B. Statistiken aus einer Finanzanwendung) bis zur Dateneingabe handeln, bei der das proprietäre Interface durch ein Web-Fomular (z.B. Eingabeformular für die Personaldatenbank) im Portal-Look ersetzt wird. Ausserdem kann das Intranet-Portal auch dazu genutzt werden, Business-Prozesse auszulösen oder deren Status per Business Activity Monitoring (BAM) zu überwachen. Auch hier kann der SharePoint Portal Server als zentrale Drehscheibe fungieren. Um die Integration zu erleichtern, verfügt SPS über einen Single-Sign-On-Mechanismus, der das Authentifizierungs-Prozedere bei den angebundenen Systemen automatisiert. Der Benutzer muss sich dabei nur ein einziges Mal beim Portal anmelden und erhält damit auch Zugriff auf die externen Applikationen, sofern er über die entsprechende Berechtigung verfügt.
Microsofts Vorzeigeprodukt im Bereich Enterprise Application Integration ist BizTalk Server, der erst in diesem Frühjahr in der 2004er Version erschienen ist. BizTalk ist sowohl auf die Integration von unterschiedlichen Systemen als auch auf die Koordination und Abwicklung von Business-Prozessen spezialisiert. So kann BizTalk Server als Dolmetscher zwischen dem SharePoint-Portal und einer externen Anwendung fungieren. Für die Kommunikation mit anderen Applikationen setzt Microsoft einerseits auf Web-Service-Technologie und andererseits auf ein Adapter-Framework, mit dem sich andere Systeme auf proprietärem Weg anbinden lassen. Mittlerweile existieren Dutzende von Adaptern von Microsoft und Drittanbietern auf dem Markt: unter anderen für Systeme und Standards wie SAP, Siebel CRM, SWIFT, WebSphere MQ und ebXML. Ausserdem bietet Microsoft einen BizTalk-Adapter für SharePoint an, mit dem sich Business-Dokumente direkt in einer Dokumentenbibliothek ablegen oder daraus auslesen lassen. Des weiteren nutzt BizTalk Server 2004 SharePoint als Plattform, um Informationen über Business-Prozesse zur Verfügung zu stellen.
Die Workflow-Funktionalität in SharePoint ist von bescheidener Natur und geht über einen simplen Approve/Reject-Mechanismus nicht hinaus. Wer komplexere Abläufe mit verschiedenen Verzweigungen und einer grösseren Zahl von Personen realisieren will, kommt nicht darum herum, auf eine Lösung eines Drittanbieters zurückzugreifen. Mit Firmen wie K2, Ultimus, Captaris oder Nintex sind bereits einige Hersteller auf dem Markt, die von der einfachen Workflow-Lösung bis hin zur Abwicklung von komplexen Prozessen passende Produkte anbieten.
Ein Intranet-Portal ist auch ausgezeichnet zum Visualisieren und Analysieren kritischer Business-Daten geeignet. Das Intranet-Portal bietet dazu eine einheitliche Benutzerschnittstelle, über die sich die Daten in Form von Reports, Charts oder Tools analysieren lassen. Die Daten können dabei direkt aus Datenbanken von anderen Systemen stammen oder werden vorgängig mit Hilfe eines OLAP-Servers (Online Analytical Processing) mit Hilfe sogenannter Cubes aufbereitet. Letzteres Verfahren erlaubt es, die Daten aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, um sie damit besser analysieren zu können. Microsofts SQL Server verfügt mit den Analysis-Services standardmässig über OLAP-Funktionalität. SharePoint Portal Server lässt sich aber auch mit OLAP-Lösungen von anderen Anbietern integrieren.
Eine praktische Anwendung aus der Kombination von BI und Intranet manifestiert sich in den sogenannten Informations-Cockpits. Dabei handelt es sich um eine moderne Form der früheren Management Information Systems (MIS) oder Decision-Support-Systemen (DSS) . Ein Informations-Cockpit gibt auf einen Blick alle relevanten Daten aus einem bestimmten Bereich (z.B. Verkaufszahlen, Finanzdaten etc.) in aussagekräftiger Form (Trend-Charts, Top-Ten-Listen, Vergleichstabellen etc.) wieder. Für die Visualisierung innerhalb von SharePoint gibt es etwa die kostenlosen Office 2003 WebParts oder die WebParts der DSP Portal Edition des schwedischen Third-Party-Anbieters Decision Support.
Seit kurzem deckt Microsoft mit den Reporting Services, die kostenloser Bestandteil des SQL Servers sind, auch den Bereich der Berichterstellung ab. Die Reporting Services können Datenmaterial in Form von ansprechend formatierten Berichten aufbereiten. Die Berichte lassen sich wahlweise zum Abruf bereitstellen oder automatisch verschicken. Als Ausgabeformat unterstützen die Reporting Services unter anderem Adobe Acrobat, Excel oder HTML. Die Reporting Services lassen sich zwar ohne weiteres in eine SharePoint-Umgebung integrieren, trotzdem hätte Microsoft mehr Zeit in die Angleichung investieren können. So verfügen die beiden Produkte über ein ungleiches Look-and-Feel, und WebParts, über die man Berichte in eine SharePoint-Site integrieren könnte, fehlen. Immerhin gibt es einige WebParts von Drittanbietern, die diese Integration vereinfachen.
Bei Microsoft hat man bereits früh erkannt, dass sich ein Intranet-Portal auch ideal für die Projektabwicklung eignet. Mit der einfach bedienbaren Web-Oberfläche eines Portals lassen sich Projektbeteiligte viel einfacher in die einzelnen Prozesse eines Projekts einbeziehen.
Bereits vor Jahren wurde mit dem Project Server eine Plattform veröffentlich, mit der sich Projektdaten zentral konsolidieren und per Web-Zugriff im Intranet verwalten und optimieren lassen. Die jüngste Ausgabe des Project Server wurde nun Portal-tauglicher gemacht und stärker an die Oberfläche von SPS angeglichen. Zwar basiert Project Server noch nicht auf WSS, bietet neu aber eine ganze Reihe von Integrationsmöglichkeiten mit SharePoint an.
Ein Feature der SharePoint-Integration ist die Nutzung von WSS-Teamsites zur Schaffung eines virtuellen Treffpunkts für alle Projekt-Beteiligten. So kann zu jedem Projekt eine dedizierte Site eingerichtet werden, die das Projektmanagement mit Workgroup-Funktionen wie Diskussionen, Tasklisten, Project-Journal , Dokumentverwaltung sowie Problem- und Risikomanagement erweitert. Um Daten, die auf dem Project Server abgelegt wurden, visualisieren zu können, gibt es eine Reihe von WebParts.
Ein interessantes Intranet-Feature des Project Servers ist der Project-Web-Access-Client. Dabei handelt es sich um eine Schnittstelle für Projektbeteiligte, die zwar Informationen abrufen und aktualisieren müssen, selber aber nicht in den eigentlichen Planungsprozess involviert sind. Project Web Access erlaubt standortunabhängigen Zugriff auf Projektdaten per Browser und ist besonders für die Aktualisierung des Ist-Zustandes durch Mitarbeiter geeignet.
Auch in Kombination mit den erwähnten Business-Intelligence-Funktionen eröffnen sich beim Projektmanagement interessante Kombinationsmöglichkeiten. So können Manager Projektdaten über OLAP-Cubes analysieren und Auswertungen per Reporting Service abrufen. Auch das Anzeigen von allen kritischen Projektdaten auf einen Blick über Informations-Cockpits wäre mit Hilfe von BI und SharePoint problemlos möglich.
Das grosse Plus von Microsofts Produktfamilie im Portal- und Collaboration-Bereich ist die Kombinationsmöglichkeit der Produkte. Diese ergänzen sich oft in idealer Weise und können enormes Potential für intelligente Intranet-Lösungen eröffnen. Natürlich nutzt Microsoft diese Features auch, um die eigenen Produkte in die Firmen zu drücken. SharePoint Portal Server und Project Server verlangen zwingend nach einem SQL Server. Und wer alle Features der Windows SharePoint Services und von Live Communication Server mit Office ausreizen möchte, muss auf die neueste 2003er Version upgraden.
Leider wurde die Integration zwischen den Produkten nicht immer optimal gelöst: Während einige (z.B. SharePoint, Office 2003, Live Communication Server) vorbildlich aufeinander abgestimmt wurden, lässt die Integration an anderen Stellen (z.B. zwischen SharePoint und Reporting Services) zu wünschen übrig. Auch befinden sich nicht alle Produkte auf demselben technischen Stand. So basiert etwa Project Server 2003 noch auf der ASP-Technologie, während SharePoint oder Content Management Server bereits auf ASP.Net aufsetzen.
Es ist zu erwarten, dass in den kommenden Versionen noch stärker auf Integration und .Net gesetzt wird. So wird etwa die Version 2.0 von ASP.Net direkt mit dem WebPart-Framework ausgerüstet sein. Künftige Versionen des CMS-Servers oder Project Server werden dieses dann nativ nutzen können und automatisch über ein Portal-Look-and-Feel verfügen. Auch hat Microsoft die Entwicklungsteams von SharePoint und MCMS zusammengelegt, um bei künftigen Versionen eine engere Anbindung zu erreichen.
Mehr Portalfunktionalität werden auch die Business-Lösungen erhalten. So wurde etwa das Microsoft Business Portal 2.0 (MBP) für Great Plains und Solomon lanciert. Damit können Daten aus den Microsoft-Business-Applikationen über ein Web-Interface im Portal-Look genutzt werden. Noch nicht angekündigt, aber wahrscheinlich ist, dass MBP in den kommenden Monaten auch für andere Business-Produkte wie Navision, Axapta oder MSCRM auf den Markt gebracht wird.
