Als systemische Grundlage dient das sogenannte «Michigan Modell» (in Anlehnung an das Integrationsmodell von Devanna)
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Mit der Stellenausschreibung und der anschliessenden Bewerbung beginnt für die meisten Mitarbeitenden der «Lebenszyklus» im Unternehmen. Für das Unternehmen resp. für den Vorgesetzten startet der Prozess jedoch fast immer mit der Kündigung eines Mitarbeitenden.
Bei einer Kündigung geht es neben den persönlichen Gesprächen zwischen dem Vorgesetzten und dem kündigenden Mitarbeitenden darum, die wichtigen Schritte für die austretende Person einzuleiten, aber auch Klarheit zu erhalten über die allfällige Wiederbesetzung der Stelle.
Zusätzlich muss die austretende Person über Punkte wie Amtsgeheimnis, Personaldossier, Pensionskasse und Versicherungen informiert werden. Auf der anderen Seite sollen mit dem Mitarbeitenden während der Kündigungsphase Gespräche stattfinden, da sie eine sehr wichtige Informationsquelle sind und dem Wissenstransfer dienen. Diese Gespräche sind sehr sorgfältig vorzubereiten und ohne Zeitdruck durchzuführen. Insbesondere das Austrittsgespräch am letzten Arbeitstag, nach Aushändigung des Arbeitszeugnisses, kann nochmals wertvolle Informationen liefern. Es lohnt sich, Erfahrungen und allfällige Verbesserungsvorschläge aufzugreifen, denn der Austretende kennt die Situation aus eigener Anschauung bestens.
Parallel dazu nutzt der Kanton Thurgau die Phase des Austritts, um eine Stellenanalyse durchzuführen und einen Schritt zur Veränderung und Optimierung zu tun. Auch wenn die Zeit und Vorbereitungen zur Wiederbesetzung drängen, lohnt es sich beispielsweise folgende Fragen zu stellen:
- Muss die Stelle überhaupt wieder besetzt werden bzw. zu welchem Pensum?
- Warum ist der bisherige Mitarbeitende ausgetreten?
- Welche Aufgaben sind an dieser Stelle zu erfüllen?
- Sind personelle oder organisatorische Massnahmen angezeigt?
Die Chance für eine Optimierung bei der Stellen-Neubesetzung sollte genutzt werden, auch wenn allenfalls die situationsbezogene Verunsicherung zunächst grösser ist als die Bereitschaft zur Veränderung. Die aus Selbstreflexion, Gesprächen und Beratung gewonnenen Erkenntnisse können zu Veränderungen in personeller oder organisatorischer Hinsicht führen, so allenfalls auch zu Anpassungen der Stellenbeschreibung resp. dem Anforderungsprofil.
Parallel zur Stellenbeschreibung und dem Anforderungsprofil wird in enger Zusammenarbeit mit der Linie ein Stelleninserat erstellt. Die Überprüfung der internen Kontakte und die interne Ausschreibung auf der Hompepage sowie auf Stellenplattformen sind erste Massnahmen. Ist die Auswahl für eine Stelle durch die eingeleiteten Massnahmen ungenügend, kann sie zusätzlich in den Printmedien publiziert werden. Es empfiehlt sich, sämtliche Möglichkeiten der Rekrutierung auszuschöpfen.
Danach erfolgt die eigentliche Personalauswahl mit einer Vorselektion wie formale Analyse sowie Inhalts-, Lebenslauf- und Zeugnisanalyse. Diese wird mit dem Entscheid abgeschlossen, wer zum ersten Vorstellungsgespräch eingeladen wird. Aufgrund der Gespräche wird ein weiterer Vorentscheid gefällt und zwar welche zwei bis drei Kandidatinnen und Kandidaten in die engere Wahl kommen.
In diesem zweiten Vorstellungsgespräch stehen zusätzliche Selektionsinstrumente und -hilfsmittel zur Verfügung. Ziel ist es, die richtige Person für die ausgeschriebene Tätigkeit und für das Team zu finden. Wurde diese gefunden, wird die ausgewählte Person darüber informiert, dass es sich bei der Anstellung um eine öffentlich-rechtliche Anstellung (kein Anstellungsvertrag, sondern Anstellungsentscheid) handelt.
Sorgfältige Einführung in das neue Aufgabengebiet
Mit der Personaleinführung wird eine optimale Integration neuer Mitarbeitenden in den Betrieb bzw. in die Arbeitsgruppe erreicht und gewährleistet. Die Bedeutung dieser Aufgabe sollte unter anderem deshalb nicht unterbewertet werden, weil die zukünftige Leistung eines Mitarbeitenden entscheidend von der Qualität der Einführung beeinflusst wird. Diese Integration kann oftmals schon vor dem ersten Arbeitstag beginnen, aber spätestens dann.
Da der Informationsbedarf variiert, sollte ein auf die neue Person angepasstes Einführungsprogramm erstellt und durch eine geeignete Person begleitet werden. Regelmässige Gespräche während dieser Phase sind notwendig, um den Handlungsbedarf zu erkennen. Am Ende der Probezeit führt der verantwortliche Vorgesetzte ein formales Probezeitgespräch und das Personalamt sichert die Qualität der Probezeit durch ein elektronisches Einführungsmonitoring. Zudem findet jährlich einmal ein formales Mitarbeitergespräch, das sogenannte B+F Gespräch (Beurteilungs- und Förderungsgespräch) statt. Dieses Gespräch ist eine Standortbestimmung und ein Entwicklungsgespräch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden. Es ist ein Führungsinstrument, um die Mitarbeitenden in der Erledigung der Aufgaben richtig einzuschätzen, anzuerkennen und zu unterstützen. Bei der Beurteilung wird davon ausgegangen, dass jeder Mensch und jedes soziale System grundsätzlich lern- und entwicklungsfähig ist. Stärken sollen erkannt, gefestigt und ausgebaut werden; Schwächen sollen durch geeignete Massnahmen gemindert werden.
Das B+F Gespräch dient demnach zur:
- Klärung von Zielen/Anforderungen
- Beurteilung von Leistung/Verhalten
- Optimierung der Leistung
- Festlegung von Entwicklungsmassnahmen oder beruflichen Perspektiven
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- Erhöhung der Arbeitszufriedenheit
Das Mitarbeitergespräch enthält somit Vergangenheits- und auch Zukunftsaspekte. Die Zielvereinbarung für das folgende Jahr kann anschliessend an das Beurteilungsgespräch erfolgen oder getrennt davon anfangs des folgenden Jahres vorgenommen werden. Das B+F Gespräch bildet auch eine wichtige Grundlage zur Festlegung des Leistungslohnes und die Weiterentwicklung des Mitarbeitenden. Es ist deshalb wichtig, dass einmal jährlich die berufliche Situation analysiert und Entwicklungsmöglichkeiten respektive -massnahmen diskutiert und geplant werden. Dabei soll nicht nur die Fachkompetenz, sondern auch die Sozial- und Persönlichkeitskompetenz sowie – bei Kaderkräften – die Führungskompetenz gefördert werden.
Fazit
Die Massnahmen der Personalentwicklung und die leistungsorientierte Honorierung sollen die Arbeitszufriedenheit erhöhen und die Mitarbeitenden von innen heraus motivieren, ihre Leistung in den Dienst der Kantonalen Verwaltung Thurgau resp. in den Dienst der Bevölkerung zu stellen. Durch den Einbezug aller Mitarbeitenden in ein prozess- und kundenorientiertes Denken und Handeln auf allen Ebenen kann eine neue Geisteshaltung nachhaltig verankert. Dieses Vorgehen schafft gute Voraussetzungen für eine «lernende und zukunftsorientierte Verwaltung».
