Nach langen und zähen Verhandlungen konnten sich die Wirtschaftsverbände und die Konferenz der kantonalen Finanzdirektoren, unter Vermittlung von Bundesrat Merz, im vergangenen November bezüglich des neuen Lohnausweises einigen und letzte inhaltliche Differenzen ausräumen. Über den Zeitpunkt der Einführung war man sich lange uneinig. Die Schweizerische Steuerkonferenz hat nun auf Druck der Wirtschaft die Einführung um ein Jahr verschoben, d.h. der neue Lohnausweis wird für das Steuerjahr 2007 eingeführt. Vorher läuft eine Pilotphase, in welcher der neue Lohnausweis von verschiedenen Unternehmen getestet wird.
Die Unternehmen sind seit jeher aufgrund steuergesetzlicher Bestimmungen verpflichtet, ihren Arbeitnehmenden Lohnausweise auszustellen und dabei alle Leistungen, die einem Arbeitnehmenden im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis ausgerichtet werden, auszuweisen. Für den Arbeitnehmenden ist der korrekt ausgefüllte Lohnausweis das zentrale Dokument zur Erstellung seiner Steuererklärung. Beim Lohnausweis handelt es sich um eine Urkunde im rechtlichen Sinne.
Das heutige Lohnausweisformular ist seit rund 30 Jahren in Gebrauch. Neben dem eidgenössischen Formular sind zurzeit verschiedene kantonale Formulare zugelassen. In der zugehörenden Wegleitung der Steuerbehörden ist vieles nicht genau umschrieben, was nach Schätzungen der kantonalen Steuerbehörde dazu führt, dass rund die Hälfte aller eingereichten Lohnausweise unwissentlich falsch ausgestellt wird.
Nebst der Auszahlung des Lohnes erbringen die Arbeitgeber heute für ihre Arbeitnehmenden vielfältige Gehaltsnebenleistungen, so genannte Fringe Benefits. Rund 84 Prozent aller Arbeitnehmenden von Grossunternehmen erhalten Gehaltsnebenleistungen, wie beispielsweise die Möglichkeit zum Bezug kostenloser oder verbilligter Leistungen und Waren, die Zurverfügungstellung eines Geschäftswagens, die Bezahlung von Versicherungsprämien, Kursgeldern etc. Diese Lohnbestandteile unterliegen seit jeher der Besteuerung. Viele dieser Leistungen werden selten im Lohnausweis aufgeführt und folglich nicht besteuert. Der neue Lohnausweis erfasst demnach keine neuen Steuertatbestände, sondern soll zu mehr Steuergerechtigkeit und Rechtsgleichheit führen.
Der neue Lohnausweis, welcher für alle Gehaltsleistungen und -nebenleistungen, für Bezüge und Entschädigungen an Verwaltungsräte, aber auch zur Bescheinigung von Renten der zweiten Säule zur Anwendung kommt, ist als gesamtschweizerisch einheitliches Formular im Format A4 hoch ausgestaltet. Damit wird die Vorgabe des Steuerharmonisierungsgesetzes nach möglichst schweizweit einheitlichen Formularen in einem für die Wirtschaft wichtigen Bereich erfüllt.
Mit dem neuen Lohnausweis sind aber auch Vereinfachungen verbunden. So werden beispielsweise verschiedene Angaben nicht mehr oder nicht mehr separat verlangt, wie Angaben über Schichtarbeitstage, Lohnausfalltage, Heirats-, Geburts- und Kinderzulagen, Wegvergütungen, Reisetage oder über die Abteilung, in der jemand arbeitet.
Geringfügige Nebenleistungen sind nicht zu deklarieren. Geringfügig sind Geschenke anlässlich besonderer Ereignisse unter CHF 500.– und zwar unabhängig davon, ob diese Leistungen in bar oder in Naturalien ausgerichtet werden
(beispielsweise Früchtekorb, Geschenk zur Geburt eines
Kindes). Auch die verbilligte Abgabe von Reka-Checks ist bis zu einer Preisreduktion von CHF 600.– jährlich nicht deklarationspflichtig.
Ebenfalls nicht auszuweisen sind beispielsweise Flugmeilen, die Gratisabgabe von Halbtaxabonnementen der SBB (auch zur rein privaten Verwendung), die private Nutzung von Arbeitswerkzeugen wie Handy und Computer oder ein Gratisparkplatz. Warenbezüge mit Rabatten müssen dann nicht deklariert werden, wenn sie branchenüblich sind, dem Arbeitnehmenden zum Eigengebrauch dienen und der Preis die Selbstkosten des Arbeitgebers deckt.
Besondere Regeln gelten für die private Benützung eines Geschäftswagens. Übernimmt der Arbeitgeber sämtliche Kosten des Geschäftswagens, so muss bei gemischt genutzten Fahrzeugen (sowohl privat als auch beruflich) pro Monat 1 % des Kaufpreises, mindestens aber CHF 150.– als Einkommen deklariert werden. Abweichungen sind insbesondere dann möglich, wenn der Arbeitnehmende einen Teil der anfallenden Kosten des Geschäftswagens selber trägt. Vorbehalten bleibt zudem die Möglichkeit der effektiven Aufteilung der Fahrzeugnutzung (Geschäfts- bzw. Privatanteil) mittels Führung eines Bordbuches.
Beiträge an die Aus- und Weiterbildung, die der Arbeitgeber an Dritte (v. a. Ausbildungsinstitute) leistet, sind anzugeben, wenn sie für einen bestimmten Arbeitnehmer geleistet werden und in einem Jahr pro Einzelereignis CHF 12’000 (exkl. MWST und Nebenkosten) betragen oder übersteigen. Betragen die Kosten CHF 12'000 oder mehr, ist der ganze Betrag anzugeben. Der Arbeitgeber hat nicht zu unterscheiden zwischen abziehbaren Weiterbildungskosten und nicht abziehbaren Ausbildungskosten. Diese neue Vorgehensweise ist demzufolge für den Arbeitnehmenden vorteilhafter.
Nicht auszuweisen sind sodann Vergütungen an Dritte für typisch berufsbegleitende Weiterbildungen – wie Computerkurse, Sprachkurse – sowie für mehrtägige Seminare.
Demgegenüber stellen die Bezahlung der privaten Krankenkassenprämien, der Miete oder der Mitgliedschaft in einem teueren Club, z.B. in einem Golfclub, deklarationspflichtige Gehaltsnebenleistungen dar.
Zu deklarieren sind demnach nur wesentliche Gehaltsnebenleistungen.
Sofern im Unternehmen noch kein Spesenreglement existiert, lohnt es sich zu prüfen, ob es sinnvoll ist, ein solches zu erstellen und von der kantonalen Steuerbehörde des Sitzkantons genehmigen zu lassen (ein Musterspesenreglement finden
Sie unter www.steuerkonferenz.ch). Vor allem grösseren Unternehmen ist diese Vorgehensweise zu empfehlen. Ein genehmigtes Spesenreglement bringt die wesentliche Vereinfachung mit sich, dass nur die Pauschalspesen deklariert werden müssen. Ein genehmigtes Spesenreglement ist in der ganzen Schweiz gültig und wird von allen Kantonen akzeptiert.
Für kleine Unternehmen mit einigen wenigen Mitarbeitern und übersichtlichen Strukturen lohnt es sich kaum, ein Spesenreglement zu erstellen und genehmigen zu lassen
Mit den neuen Vorschriften zum Ausfüllen des neuen Lohnausweises werden viele Leistungen klarer geregelt. Man wird in Zukunft besser unterscheiden können, was steuer- und eventuell sozialabgabepflichtig ist und was auf dem Lohnausweis nicht aufgeführt werden muss. Durch klare Formulierungen soll es den Unternehmen einfacher gemacht werden, Lohnausweise richtig auszufüllen und Fehler zu vermeiden.
Aufgrund der neuen Transparenz der Vorschriften sind die Deklarationspflichten ernst zu nehmen, zumal die Steuerbehörden bei Pflichtverletzung einschreiten dürften.
Es empfiehlt sich, die betriebliche Einführung sorgfältig und frühzeitig zu planen. Wichtig ist, rechtzeitig zu analysieren, welche konkreten Auswirkungen der neue Lohnausweis auf das Unternehmen hat. Die Umstellung wird zweifellos einen einmaligen Mehraufwand mit sich bringen.
Zudem sollten die Mitarbeitenden möglichst frühzeitig über die Umstellung auf den neuen Lohnausweis orientiert werden.
Neben der neuen Wegleitung, die alle Informationen zum Lohnausweis und insbesondere zu den vielfältigen Gehaltsnebenleistungen enthält, liegt eine vierseitige Kurzwegleitung vor (beides ist abrufbar unter www.steuerkonferenz.ch).
Mit diesen Hilfsmitteln sollten die Bedürfnisse von gegen
90 Prozent aller KMU zum korrekten Ausfüllen der Lohnausweise abgedeckt sein.
