E-Procurement, also die Nutzung der Intra- bzw. Internet-Technologie für die elektronische Abwicklung des Beschaffungsprozesses, ist heute ein viel behandelter Begriff. Es verwundert wenig, dass dies so ist, da mit e-Procurement signifikant Kosten eingespart werden können. Durch die Transparenz, die mit e-Procurement erst möglich wird, können zudem strategische Entscheide z.B. im Bereich der Lieferantenauswahl oder hinsichtlich Sortimentsbündelungen sehr viel einfacher getroffen werden.
Wenn man sich die Bedeutung von e-Procurement und die sich daraus ergebenden Möglichkeiten vor Augen führt, verwundert es etwas, dass einem der wichtigsten Erfolgsfaktoren des e-Procurement, nämlich dem Katalog-Management, vergleichsweise wenig Aufmerksamkeit geschenkt wird. Dabei kommt gerade dem Inhalt des im e-Procurement-System verwendeten Kataloges eine sehr grosse Bedeutung zu. Nur wenn die Bedarfsträger den oder die gesuchten Artikel oder Dienstleistungen schnell und einfach finden, ist die Akzeptanz des Systems hoch und erst dann lassen sich die versprochenen Einsparungsmöglichkeiten auch tatsächlich realisieren. Es versteht sich von selbst, dass der Kataloginhalt nicht nur gut aufbereitet sein muss sondern auch immer aktuell bleiben muss. Wird ein Artikel nicht im Katalog gefunden, obwohl er eigentlich lieferbar wäre, stimmt der Preis nicht, oder wird ein Artikel noch angezeigt, obwohl der Lieferant ihn bereits aus dem Sortiment genommen hat, werden die Vorteile des
e-Procurement schnell verspielt.
Aber was genau ist eigentlich Katalog-Management und welche Herausforderungen sind dabei zu bewältigen? Die Aufgabe an sich ist vergleichsweise schnell umschrieben: Jedes elektronische Beschaffungssystem benötigt Kataloge aus denen der Bedarfsträger den gewünschten Artikel wählen kann. Der einzelne Eintrag sollte dabei möglichst genau und umfassend sein. Es ist hilfreich, wenn Zusatzinformationen, wie z.B. Bilder oder Skizzen, welche die Auswahl erleichtern, ebenfalls zur Verfügung stehen. Selbstverständlich dürfen Angaben wie Preis oder Mengenangaben nicht fehlen. Alle Angaben zu einem Artikel oder einer Dienstleistung müssen, wie bei der Erstellung eines Papierkataloges, vom jeweiligen Lieferant zur Verfügung gestellt werden.
Mit e-Procurement lassen sich vor allem dann grosse Vorteile erzielen, wenn die Suche möglichst effizient erfolgt, d.h. der gewünschte Artikel möglichst schnell gefunden wird. Dabei sollten idealerweise in einem Schritt alle verfügbaren Sortimente durchsucht und die Ergebnisse übersichtlich dargestellt werden. Der Bedarfsträger muss gut vergleichen und schnell auswählen können, ohne vorher angeben zu müssen, in welchem Katalog gesucht werden soll. Abbildung 1 zeigt eine derartige Suche am Beispiel von «Handschuhe
Grösse 8».
Um das oben dargestellte Ergebnis präsentieren zu können, müssen in der Regel zuerst alle verfügbaren Lieferantenkataloge zusammengefasst und in ein einheitliches technisches Format übertragen werden. Diese Methode kann insbesondere für Firmen, die mit sehr vielen verschiedenen Lieferanten zusammenarbeiten und grosse Sortimente haben, sehr aufwendig werden. In grossen Firmen sind Mehrlieferantenkataloge mit mehreren hunderttausend Artikeln, die von mehr als 100 Lieferanten geliefert werden keine Seltenheit. Dabei ist zu berücksichtigen, dass ein derartiger Katalog, wenn er erst mal aufgebaut worden ist, auch laufend aktualisiert werden muss, um Änderungen, z.B. hinsichtlich Preis und Sortiment, korrekt abzubilden. Bei einer moderat angenommenen Änderungshäufigkeit von zwei Änderungen pro Jahr und Lieferant, wird klar, dass Katalog-Management schnell zu einer sehr aufwendigen Arbeit werden kann.
Doch nicht nur die Menge, der Daten und Änderungen, machen das Katalog-Management zu einer anspruchsvollen Aufgabe, die Tücke liegt dabei im Detail. Obwohl sich in letzter Zeit bestimmte Standardformate für elektronische Kataloge etabliert haben, müssen immer noch viele Einzelfaktoren berücksichtigt und überprüft werden, bis ein Katalog seinen Nutzern zur Verfügung steht.
und damit teuer werden kann. Katalog-Management kann nur dann effizient und kostengünstig betrieben werden, wenn das nötige Detailwissen, optimierte Prozesse und leistungsfähige Werkzeuge vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, ist das Scheitern vorprogrammiert. In den seltensten Fällen rentiert sich jedoch der Aufbau einer derartig spezifischen Kompetenz in der Einkaufs- oder IT-Abteilung eines Unternehmens. Es bietet
sich daher an, die Aufgabe an spezialisierte Anbieter
abzugeben. Dies kann auf verschiedene Weise geschehen.
Die erste Möglichkeit, das Problem zu lösen, besteht darin, die Tätigkeit von einem spezialisierten Anbieter extern erledigen zu lassen. Im Rahmen eines Katalog-Management Vertrages wird spezifiziert wie viele Anbieter in den Katalog aufgenommen werden sollen und wie oft dieser aktualisiert werden soll. Aus den sich ergebenden Parametern wird der Preis für die Dienstleistung abgeleitet, der in aller Regel deutlich unter den Gesamtkosten für eigenes Katalog-Management liegt. Der externe Katalog-Manager übernimmt dabei die gesamte technische Kommunikation mit den Lieferanten. Die inhaltliche Diskussion (z.B. über Preis und Sortiment) läuft nach wie vor zwischen Einkäufer und Lieferant ab.
Neben der Zusammenarbeit mit einem externen Katalog-Manager besteht die Möglichkeit auf die Installation eines Kataloges in der eigenen IT-Umgebung zu verzichten und stattdessen einen extern liegenden Mehrlieferanten-Katalog, einen so genannten Hub, zu verwenden. Bei dieser Lösungsvariante wird das eigene e-Procurement-System über das Internet oder andere Anbindungsvarianten an den Hub angeschlossen. Als Nutzer hat man Einfluss darauf, welche Kataloge im Hub für das eigene System angeboten werden.
Die dritte Variante ist die Nutzung von Marktplätzen, die hinsichtlich des Katalog-Managements dem Hub recht ähnlich sind. Ein Nachteil bei der Verwendung eines Marktplatzes besteht darin, dass die einkaufende Organisation in der Regel keinen direkten Einfluss auf den präsentierten Inhalt hat. Nachdem noch vor fünf Jahren eine regelrechte Marktplatzeuphorie festzustellen war, hat diese Anbindungsform in letzter Zeit an Bedeutung verloren.
Mit effizient eingesetzten e-Procurement-Systemen kann man Geld sparen und die Effizienz des Einkaufsprozesses verbessern. Dies gelingt aber nur dann, wenn auch dem Katalog-Management die notwendige Bedeutung und Sorgfalt beigemessen wird. Da Katalog-Management eine spezialisierte Tätigkeit ist, lohnt sich der Aufbau der Kompetenz im eigenen Haus nur selten. Es empfiehlt sich daher den Service in der einen oder anderen Form einzukaufen.
