Tatsächlich fühlen sich viele Manager einfach unersetzlich. Sie haben das Gefühl, dass einfach kein anderer die Aufgaben so gut, so schnell oder so richtig ausführen könnte. Erfolgreiches Management wird jedoch als die Fähigkeit definiert, die eigene Leistung durch optimales Ausschöpfen der Leistungspotenziale der verschiedenen Mitarbeiter zu steigern. Überlastete Führungskräfte haben häufig Schwierigkeiten, die wichtigen Dinge richtig zu delegieren. Man muss nicht alles selbermachen.
Aufgaben zu übertragen, also etwas zu delegieren, hat nicht selten einen negativen Beigeschmack - man könnte ja meinen, man ist faul oder scheue sich gar vor der Arbeit. Mit dieser Einstellung machen Führungskräfte es vor allem sich selbst unnötig schwer. Kleiner Denkanstoss dazu: Was geschieht eigentlich, wenn Sie mal krank sind? Bricht dann alles zusammen? Denken Sie mal darüber nach, ob es nicht vielleicht eine gute Idee wäre, das Delegieren zu erlernen, bevor Sie vor
lauter Stress womöglich wirklich krank werden...
Für das Delegieren gibt es viele gute Gründe. Für sich selbst Zeit für wichtigere und wesentliche Aufgaben zu gewinnen, die in der Tat nur selbst erledigt werden können, und weniger Stress zu haben. Aber auch um ein gutes Arbeitsklima durch ein funktionstüchtiges Teamwork zu fördern und um somit auch wesentlich bessere Arbeitsergebnisse zu erzeugen. Nicht zuletzt fördert Delegieren auch Kollegen und Mitarbeiter, die durch die Bearbeitung von neuen Aufgaben an Erfahrung und Kompetenz gewinnen.
Durch die Kombination der Kompetenzen von Chef und Mitarbeiter werden grössere Projekte überhaupt erst möglich, die alleine gar nicht zu bewältigen wären. Fredi Huber, Managing Director von Tradeware in Thalwil: "Delegieren ist das A und O des Managements. Ein Manager der nicht delegieren kann, betreibt eine Einpersonen-Show."
Jede Führungskraft gibt Teilaufgaben an Mitarbeiter weiter. Der entscheidende Unterschied zwischen Arbeitsverteilung und effektivem und effizientem Delegieren ist leicht an den erzielten Ergebnissen ablesbar. Doch im Berufsleben ist es durchaus sinnvoll, Aufgaben zu delegieren, besonders wenn es sich um Routine- oder Zuträgerarbeiten handelt. Mit die wichtigste Grundlage des erfolgreichen Delegierens ist ein wechselseitiges Vertrauen.
Vorgesetzte müssen den Kollegen und Mitarbeitern vertrauen, so wie diese ihren Chefs Vertrauen entgegenbringen müssen. Gleichzeitig müssen Führungskräfte den Mut haben, auch vor den Kollegen einzugestehen, wenn sie überfordert sind, Fehler gemacht haben und wenn sie Unterstützung brauchen. Wichtig ist auch, den Mitarbeitern zuzutrauen, dass diese die Aufgaben erledigen können. Wenn diese Vertrauensbasis nicht besteht, wird es so gut wie unmöglich, zu delegieren.
"Als Teamplayer setze ich weitreichendes Vertrauen in meine Mitarbeitenden. Unmittelbar damit verknüpft ist auch das Recht, Fehler zu begehen und daraus zu lernen", so Fredi Huber.
Ebenso wichtig sei eine fliessende und ständige Kommunikation. Wenn lediglich Befehle ausgeteilt würden, trainiere man allenfalls Abhängige, die im besten Fall genau das tun, was man ihnen sagt.
Wenn aber eine wechselseitige Kommunikation stattfindet und mit dem Delegieren auch Teilverantwortung abgegeben wird, so werden Mitarbeiter zu Mitstreitern, die mitdenken und eigenständig Lösungen entwickeln. Wichtig ist darüber hinaus, dass alle bedeutsamen Informationen genau dort ankommen, wo sie gebraucht werden und auch tatsächlich so verstanden werden, wie sie gemeint waren.
Besonders Routineaufgaben können problemlos delegiert werden, denn eine entsprechende "Einarbeitung" ist leicht und wenig zeitaufwendig. Zudem besteht ein relativ geringes Risiko, dass tatsächlich etwas schief geht. Es geht hierbei um eine konstruktive Kontrolle mit Hinblick auf die Ziele, die das Unternehmen oder die Abteilung erreichen will. Deshalb ist es sehr hilfreich, konkrete Ziele zu erarbeiten, so dass dann schnell deutlich wird, ob diese erreicht sind oder nicht. So wird eine relativ emotionslose Kontrolle und ein konstruktives Feedback möglich.
Dazu kommt, dass die Mitarbeiter ja auch erst mit der neuen Verantwortung, die ihnen nun zugestanden wird, umzugehen lernen müssen. Da kann es natürlich immer auch zu Fehlern kommen. Wo aber Kontrolle und Kritik in Hinblick auf gemeinsame Zielsetzungen vollzogen werden, können alle daraus lernen. Die Kunst des Delegierens heisst, zu lernen, sich wie ein Dirigent eines grossen Orchesters zu fühlen und genauso konsequent die Aufgaben zu verteilen und effektiv zu steuern. Kein Dirigent würde jemals auf die Idee kommen, alle Instrumente selbst zu spielen.
