Diktate gehören bei Walder Wyss & Partner zum Alltag, um die umfangreichen Dossiers und die Korrespondenz mit den Klienten zeitgerecht und kostengünstig bewältigen zu können. Am Ende ihres Lebenszyklus ersetzte ww&p die analoge durch eine digitale Lösung. Dabei formulierten der IT-Verantwortliche Thomas Ruppanner und sein Team einige Muss-Kriterien: So sollte die Bedienung für die Benutzer so einfach sein wie bisher und sich von der analogen Lösung möglichst wenig unterscheiden. Die bereits vorhandene Infrastruktur musste genutzt und die Lösung zentral verwaltet werden können. Ferner sollte das Datei-Management serverbasiert erfolgen.
ww&p entschied sich nach gründlicher Evaluation für die netzwerkbasierte Diktatlösung von WinScribe, in der Schweiz durch Voicepoint vertreten. Voicepoint ist unabhängiger Lösungsanbieter für professionelle Diktiersysteme und betreut als Importeur und Distributor von
Olympus und
Philips sowie der Spracherkennungssoftware Dragon ein schweizweites Händlernetz.
Einbindung in bestehende IT-Infrastruktur
Installation sowie Einführung und Schulung konnten nach knapp drei Wochen bereits abgeschlossen werden. Die Anwender der serverbasierten Lösung (Autoren und Sekretariate) sind nach Business-Gruppen organisiert, wobei jede Gruppe ihre Diktate an ein vordefiniertes Sekretariat übermittelt. Die WinScribe-Lösung wurde in die bestehende IT-Infrastruktur eingebunden. Für den externen Zugriff setzen die ww&p-Informatiker auf eine bestehende SSL-VPN-Lösung, die den Benutzern einen sicheren standortunabhängigen Zugriff auf die Anwendungen bieten.
WinScribe ist ab Version 3.5+ mit dem Microsoft Directory von Windows 2000 Server und Windows 2003 Server kompatibel. Das Active Directory ermöglicht eine Hierarchisierung der Benutzer und Computer in Gruppen und Untergruppen, um die Verwaltung der Benutzerrechte und -restriktionen zu vereinfachen. Im Active Directory sind ausserdem alle Benutzerkonten abgelegt, und das Active Directory verwaltet die Authentifizierung der Benutzer in der Windows-Domäne. Eine Standardkomponente von WinScribe ist die Scripting-Fähigkeit (scripting capability). Durch Nutzung von VBScript (Visual Basic Script) oder JScript bringt dies virtuell unbegrenzte Integrationsmöglichkeiten und Datenaustausch.
Die Einführung in die neue Lösung benötigte nur Minuten, da sich die digitalen Diktiergeräte als Benutzerschnittstelle intuitiv bedienen lassen und es so nur wenig Umgewöhnung braucht von der bisherigen analogen Lösung. Thomas Ruppanner: «Die Einfachheit der analogen Lösung haben wir beibehalten können.» Nach dem Diktat wird das Gerät auf die Dockingstation gestellt und die WinScribe Importer-Software sorgt automatisch für die Übertragung der Sprachdatei an das zugewiesene Sekretariat. Damit bei der Übertragung keine Daten verloren gehen, speichert die Importer-Software temporär eine Kopie der Sprachdatei auf der lokalen Festplatte. Bewusst haben die Informatiker viele der verfügbaren Zusatzfunktionen wie zum Beispiel die Priorisierung der Diktate weggelassen. «Es ist aber alles vorbereitet», erklärt Thomas Ruppanner, «falls unsere Anwälte bestimmte Funktionen nachfragen sollten.»
Als «wesentlich einfacher» empfindet Stephan Neidhart, Partner bei ww&p, die Abläufe heute: «Ich diktiere viel am Wochenende und die Übertragung per Laptop ist dann kein Problem.» Er diktiert aber nicht nur Schriftsätze, auch seine E-Mails erledigt er per Sprache. «Ich kann viermal schneller reden als schreiben», erklärt der Anwalt. «Das entlastet mich enorm.»
Geht ein Diktat im Sekretariat ein, werden die Mitarbeiter per Pop-up-Fenster informiert. Die Bearbeitung des Diktats übernimmt die dem jeweiligen Anwalt zugeordnete Assistentin. Sollte sie nicht verfügbar sein, kann jede andere Assistentin aus dem jeweiligen Sekretariat (Schreibpool) die Arbeit übernehmen.
Bei der Wirtschaftskanzlei Walder Wyss & Partner hat die WinScribe-Lösung für das digitale Diktieren die Arbeitsabläufe. wesentlich vereinfacht, insbesondere bei den externen Diktaten. Der vereinfachte Workflow führte zu einer deutlichen Verkürzung der Durchlaufzeiten eines Diktats und damit zu einem verbesserten Kundenservice. Nicht nur für die Anwälte, auch für die Assistentinnen verbesserte sich die Arbeit erheblich. Neben einer besseren Sprachqualität der Diktate ist aus Sicht der Sekretariate insbesondere die technische Stabilität der Lösung ein deutlicher Vorteil gegenüber der vergangenen analogen Lösung. Aus wirtschaftlicher Sicht haben die Effizienzgewinne zu einer höheren Produktivität und interessanten Kosteneinsparungen in der Administration geführt.
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... ist eine der führenden Wirtschaftskanzleien der Schweiz – stark verankert im Gesellschafts- und Handelsrecht, im Banken- und Finanzmarktrecht, im Immaterialgüter- und Wettbewerbsrecht, in der Prozessvertretung sowie im Steuerrecht. ww&p berät nationale und internationale Unternehmen und Unternehmer aus Handel,
Industrie und Dienstleistung.
Voicepoint ...
... ist unabhängiger Lösungsanbieter für profes-
sionelle Diktiersysteme und betreut als Importeur und Distributor von Olympus, Philips sowie der Spracherkennungssoftware Dragon ein schweizweites Händlernetz. Im Bereich Workflow-Management führt Voicepoint eine enge Zusammenarbeit mit WinScribe, einem führenden Unternehmen im Bereich netzwerkbasiertes Diktieren.
