Unternehmen sehen sich in ihrem Umfeld einer zunehmenden Dynamik gegenüber. In den Märkten nimmt die Intensität des Wettbewerbs zu, Kunden werden anspruchsvoller, vor allem aber preissensibler und oft auch weniger loyal gegenüber ihren Lieferanten. Mit dieser Dynamik gilt es, Schritt zu halten. Dazu kommt in vielen Branchen ein Mangel an Fachkräften, die Erwartungen der Anteilseigner an den Geschäftserfolg steigen und schliesslich haben rechtliche Änderungen Auswirkungen auf den Geschäftsverlauf. Daneben müssen neue Märkte und Geschäftsfelder erschlossen werden, was oft eine flexible und schnelle Anpassung des Geschäftsmodells erforderlich macht. Diese Erhöhung der Flexibilität ist ein zentraler Punkt bei der Zukunftssicherung des Unternehmens.
Ousourcing wirkt hier unterstützend, indem Unternehmen ihr Kerngeschäft überdenken und ausbauen, ihre Geschäftsprozesse überprüfen und optimieren und die Gesamtkosten der IT deutlich senken können. Zudem müssen sie sich nicht mehr um die Komplexität der IT kümmern und wandeln fixe in variable Kosten um. Outsourcing gibt den Unternehmen die Möglichkeit, den Transformationsprozess von der Kostenoptimierung über die Prozesseffizienz zum wirklich agilen Geschäftsmodell erfolgreich zu durchlaufen.
Der CFO spielt hier eine Schlüsselrolle. Ihm obliegt es, angesichts ständig variierender Herausforderungen, Bonität sicherzustellen. Er muss für Liquidität sorgen und Kostentransparenz erzeugen. Er muss Fixkosten unter die Lupe nehmen und sie wo möglich variabilisieren. Nur so können die Unternehmen die Preisführerschaft in den Kernmärkten erreichen und die Grundlage für den zukünftigen Geschäftserfolg legen. Neben der Kostenvariabilisierung bieten sich dem CFO andere Stellschrauben, zu hohe Kosten auf ein verträgliches Mass zurückzuführen: Reduktion der Personalkosten durch Einstellungsstopp, Kurzarbeit oder gar Personalabbau sowie eine Verringerung der Betriebskosten (Investitionsstopp, Lieferanten-Neuverhandlungen) oder ein Stopp von Investitionen in Projekte oder Innovationen.
Ein besonderes Augenmerk richten Geschäftsführungen gern auf die IT-Kosten, die der CFO ebenfalls im Griff haben muss. Sie lassen sich oft schon durch eine bessere Auslastung der Infrastruktur oder die Verwendung neuer Technologien wie Virtualisierung reduzieren. So werden IT-Investitionen in IT-Kosten umgewandelt und einmalige Kostenreduktionen realisiert. Gelingt es zudem, IT-Kosten zu variabilisieren und dem Geschäftsgang anzupassen, ist viel gewonnen.
Kosteneinsparungen sind immer abhängig von den vereinbarten Services sowie dem Zustand der Infrastruktur. Zudem werden sie, wie oft versprochen wird, nicht sofort wirksam. Die Transitionsphase ist zeitintensiv. Zudem sind signifikante Kosteneinsparungen nur dann zu erzielen, wenn der Provider über die zur Umsetzung notwendigen Freiheiten verfügt. Der Kunde sagt, «was» er will, und der Provider entscheidet, «wie» die Anforderungen realisiert werden. Unter dem Strich lässt sich so eine Kostenersparnis von 15 bis 20 Prozent erreichen.
Von einem durchdachten und richtig angelegten Outsourcing profitiert ein Unternehmen in mehrfacher Hinsicht. Am wichtigsten ist sicher die Chance, sich wieder aus Kerngeschäft konzentrieren zu können und Flexibilität zu erhalten. Unternehmen können aber nur agil werden, wenn sie beim IT Outsourcing auch ein aktives Provider Management pflegen und die IT-Prozesse klar definiert sind. IT-Ressourcen wie Storage oder Kapazität müssen on demand beziehbar und dynamisch anpassbar sein. Nur so kann das Business die Zeit, bis ein neuer Service angeboten werden kann, reduzieren (Time to Market).
Hinsichtlich der Qualität des Outsourcing-Angebotes besteht häufig die Hoffnung, Kosten und Leistungen seien quasi automatisch vollständig transparent und die Systeme jederzeit verfügbar. Die Realität ist, dass Kosten und Leistungen im Vertrag sorgfältig definiert werden müssen. Dazu ist auch eine gemeinsame Definition der SLAs (Service Level Agreements) nötig, damit überhaupt eine Messung erfolgen kann. Was die Verfügbarkeit betrifft: Es hat keinen Sinn, für eine Verfügbarkeit zu bezahlen, die nicht notwendig ist. Verfügbarkeit hat direkt mit den Applikationen und Systemen zu tun, und genau auf dieser Ebene muss sie definiert werden. Eine 100-prozentige Verfügbarkeit des Gesamtsystems ist weder sinnvoll noch bezahlbar.
An dieser Stelle soll kurz das Unternehmensrisiko bezüglich Sicherheit und Compliance betrachtet werden. Die Anforderungen in diesem Bereich steigen ständig, daher müssen sie auch speziell angegangen werden. Eine wachsende Komplexität der IT-Infrastruktur birgt unterschiedliche Risiken in sich, wenn die IT beispielsweise nicht vollständig auf die gesetzlichen Vorgaben abgestimmt ist. Outsourcing-Provider haben hier umfassendes Know-how und die notwendigen Kontakte.
Die Rede war eben von einer durchdachten und professionellen Outsourcing-Strategie. Darunter verstehen wir eine gründliche Vorbereitung des Unternehmens, vor allem organisatorischer Art. Wer meint, Outsourcing könne Mängel in der Unternehmensorganisation per se beseitigen, erinnere sich an die Erkenntnis aus den 70er Jahren des vergangenen Jahrhunderts: Der Computer schafft keine Ordnung, er setzt sie voraus. Mit anderen Worten: Ohne die Hausaufgaben sorgfältig zu erledigen, sollte sich niemand an ein Outsourcing wagen. Nicht selten ist eine professionelle Outsourcing-Strategie eine Chance für Unternehmen, alte Hüte loszuwerden. Gute Outsourcing-Dienstleister unterstützen ihre Kunden mit langjähriger Erfahrung und ihrem Branchen-Know-how. Nur mit einer durchdachten Outsourcing-Strategie kann so die IT das Business stärken und die Unternehmensstrategie vollumfänglich unterstützen.
