Richtig beschaulich ist es am Hauptsitz der Firma Bernasconi Boden Decken Wände im aargauischen Aarburg. Auf den ersten Blick würde nichts darauf hindeuten, dass man sich hier im Unternehmen, wo Maler, Gipser und Tapezierer ein- und ausgehen, bei einem der fortschrittlichsten Kunden des Schweizer Business-Software-Herstellers Abacus befindet. Das Unternehmen – mehr dazu in der Infobox auf dieser Seite – war der erste Kunde überhaupt, der Ende 2009 auf die neue, vollständig Web-basierte Abacus-Version vi gewechselt hat. Zudem gehört Bernasconi zu den Abacus-Beta-Testern. Aber alles der Reihe nach.
Die Firma Bernasconi setzt erst seit kurzem auf Abacus-Software, nämlich seit Anfang 2008. Zu verdanken hat man das dem aktuellen Finanzleiter und IT-Chef Andreas Schwaller. Er hat vor etwas mehr als zweieinhalb Jahren den Auftrag erhalten, die damals noch dezentrale IT zu zentralisieren und gleichzeitig die an den verschiedenen Orten eingesetzte und teilweise veraltete Business Software abzulösen. «Unser Ziel war eine vernetzte, integrierte Standardlösung. Eine Lösung und wenige Schnittstellen», erklärt Schwaller.
Die Vorteile der Zentralisierung von Hard- und Software liegen auf der Hand: Synergien nutzen. Sie ermöglichte dem Unternehmen eine durchgängige, konsistente und automatische Fakturierung sowie Abrechnung. Bis 2008 erfolgte die ganze Fakturierung und Auftragsbearbeitung noch in einem alten, auf DOS basierenden System namens Sicos. Vernetzt war nichts. In den Filialen wurde die Daten-Sicos in ein File exportiert und dieses via CD oder per Mail an die Zentrale übermittelt und dort wieder ins System eingelesen. Ausserdem setzte man für die Finanzbuchhaltung noch ein separates, zweites Programm namens Immbase ein, das vom Schwesterunternehmen Bernasconi Immobilien übernommen wurde. Dieses System war eigentlich auf die Liegenschaftsverwaltung zugeschnitten und damit nicht auf das ausgerichtet, was das im Baunebengewerbe tätige Unternehmen hauptsächlich tut. So wurde es im Laufe der Jahre von Bernasconi selber um die eine oder andere zusätzliche Funktion erweitert.
Die Firma Bernasconi stand so Anfang 2008 vor einer grossen Herausforderung. «Die IT so grundlegend umzukrempeln birgt tatsächlich eine gewisse Herausforderung in sich», bestätigt Andreas Schwaller. Viel Aufwand also für die IT-Abteilung, und die ist bei Bernasconi sehr klein. Eigentlich besteht sie nur aus einem Mann: Andreas Schwaller. Er stemmte die ganzen Projekte, zusammen mit dem Partner MTF aus Olten, der sich um das Netzwerk und die Hardware für das Unternehmen kümmert. «Zudem erhielt ich von Abacus direkt sehr viel Support», erklärt Schwaller, was nicht selbstverständlich, ja eher aussergewöhnlich sei.
Eingeführt hat Bernasconi schliesslich nicht nur eine, sondern zwei Lösungen: Arco und Abacus. «Wir mussten uns für eine Übergangslösung entscheiden, da Abacus noch keine Lösung für das Baunebengewerbe hatte», so Schwaller. Auf Arco kam man durch Abacus. Das Unternehmen aus Oberrieden gehört seit April 2007 zur Abacus-Gruppe. Und laut Schwaller funktioniert das Zusammenspiel zwischen den beiden Lösungen hervorragend, es gebe viele Schnittstellen. 2011 soll die aktuelle Zwischenlösung dann trotzdem einer finalen Lösung weichen. Dann nämlich will man bei Bernasconi die sich derzeit noch in der Entwicklung befindliche Lösung AbaBau von Abacus, die noch 2010 erscheinen soll, einführen und so alles aus einer Hand beziehen.
Wieso gerade Abacus? Für Schwaller, der in seiner früheren beruflichen Laufbahn auch schon mit SAP in Kontakt kam und die Produkte des deutschen Softwareriesen sehr schätzen lernte, kamen mehrere Lösungen in Frage. «SAP aber definitiv nicht», so Schwaller. Dafür sei Bernasconi zu klein, SAP zu komplex und die Kosten wären schliesslich zu hoch. Abacus und Arco hingegen hätten im Paket, das Abacus geschürt hat, hervorragend zu Bernasconi gepasst. Zudem besitze Abacus auch einen guten Namen.
Brisant ist eigentlich nur, dass Abacus zu Beginn eigentlich nur zweite Wahl war, wie Schwaller nebenbei erwähnt. Doch die ursprünglich ausgewählte Software, deren Namen er nicht nennt, wurde nicht alt: Bereits ganz am Anfang des Einführungsprojekts hat man sie aufgegeben und durch Abacus ersetzt. «Wir sind zwar keine riesige Firma, aber mit unseren vielen Geschäftszweigen doch sehr komplex. Es gab viele Bedürfnisse, die es abzugleichen und schliesslich zu erfüllen galt», erklärt der IT-Leiter die grösste Herausforderung, mit der die Anbieter zu kämpfen hatten.
Die 2008 eingeführte Abacus-Lösung ist heute bereits Geschichte. Bei Bernasconi setzt man seit Ende Dezember des letzten Jahres auf die neue 2010er-Lösung und Abacus vi (Version Internet). «Bernasconi war der erste Kunde überhaupt, der von der 2009er-Version auf die aktuelle Version gewechselt hat», erklärt Thomas Köberl, Marketingleiter und Mitgründer von Abacus.
Bei Abacus vi handelt es sich um eine komplette Neuentwicklung der ERP-Suite – die dritte Generation. Es ist eine Java-basierte Rich Internet Application, die im Browser läuft und auch im Software-as-a-Service-Modell bezogen werden kann. Gehostet wird die SaaS-Lösung im Gegensatz zu anderen, wie Salesforce CRM, allerdings nicht von Abacus selber. Jeder, der dazu fähig ist, kann Abacus vi hosten.
Bernasconi hostet Abacus vi selber. Die heutige IT-Landschaft der Firma umfasst zirka 45 PCs und Notebooks sowie 2 physische Server mit insgesamt 8 virtuellen VMware-Servern – darauf laufen auch die Programme von Abacus sowie Arco. Alles, die Business Sofware genauso wie beispielsweise Microsoft Office, wird von den Servern mittels einer Citrix-Lösung den verschiedenen Mitarbeitern an allen 11 Standorten in der ganzen Schweiz zur Verfügung gestellt.
Komplett aus dem Web bezieht man bei Bernasconi seine Business Software aber noch nicht. Derzeit herrscht noch ein Parallel-Betrieb der aktuellen vi- und der älteren 2009er-Version von Abacus. Damit das Unternehmen vollständig aufs Web setzen kann, braucht es seitens von Abacus noch etwas Entwicklungsarbeit: Einzelne Module, die Bernasconi unbedingt benötigt, sind laut Schwaller noch nicht in Abacus vi enthalten, beispielsweise die Branchenlösung AbaBau für das Baunebengewerbe. «Da hat Abacus noch einen grossen Brocken vor sich», weiss Schwaller. Bei Bernasconi nutzt man deshalb zurzeit noch die Lösung von Arco. Sobald auch AbaBau in vi implementiert sei, werde man dann schrittweise darauf wechseln.
«Es ist es aber trotzdem nur noch eine Frage der Zeit, bis wir Abacus bald nur noch als Web-Version nutzen», meint Schwaller. Zum einen arbeite Abacus intensiv an der Umsetzung der restlichen Module, zum anderen komme Abacus vi bei den aktuell rund 35 Nutzern auch sehr gut an. Heute nutzt vor allem Schwaller selbst die Vorteile der Web-Version, wenn er zum Beispiel von zu Hause aus über den Browser auf die in der Firma gehosteten Programme zugreift. «Abacus vi hat eine tolle Oberfläche und ist schnell, vom Gesamteindruck her bestimmt schneller als die herkömmliche Version», erklärt Schwaller.
Schwaller selbst schätzt an Abacus vi die vielen Gestaltungsmöglichkeiten mit Rollen, die die Lösung auf die Firma und individuell auf den Benutzer zuschneiden lassen: «So kann ich dem Anwender das zur Verfügung stellen, was er braucht, und ihm das zeigen, was er sehen soll.» Weiter biete die Software viele interessante Erweiterungsmöglichkeiten, beispielsweise das Einbinden von Mail- oder Dokumenten-Management-Systemen. Ausserdem können die Filialleiter, der IT-Leiter und theoretisch jeder Nutzer von nun an bequem von zu Hause aus ins System. «Dank der Citrix-Lösung war das zwar bisher bereits möglich, aber nicht in dieser direkten Form via Browser und Web», meint Schwaller. Das Ziel ist, im gesamten Business-Software-Bereich dereinst ganz auf Citrix verzichten zu können.
Wie immer, wenn man als einer der ersten Kunden auf eine komplett neue Generation einer Software wechselt, gab es zu Beginn natürlich auch mit Abacus vi noch ein paar kleinere Probleme. «Wir haben einige kleine Fehler entdeckt, im Bereich der Fremdwährungen beispielsweise», erklärt Schwaller. An und für sich sei Abacus vi aber bereits in der Beta-Version schon sehr gut gelaufen. Und: Laut Schwaller werden Fehler wie der oben erwähnte von Abacus sehr schnell beseitigt, die Fehlerbereinigung funktioniere sehr gut und die jeweiligen Updates seien sehr einfach und schnell installiert. «Die Wartungsgebühren, die wir an Abacus zahlen, lohnen sich im Vergleich zu denen für andere Software allemal, wir haben wirklich etwas davon», meint der IT-Verantwortliche von Bernasconi. Performance-Engpässe gab und gibt es keine, da man die Netzwerke bereits 2008, bei der Zentralisierung der IT und der Einführung der Citrix-Lösung, erneuerte und ausreichend auslegte.
Ende 2010 will Abacus bekanntlich die Immobilienverwaltung-Gesamtlösung AbaImmo auf den Markt bringen. Neben AbaBau mit seinem neuen, freien Leistungsverzeichnis, das wie erwähnt im kommenden Jahr schrittweise bei Bernasconi eingeführt werden soll, wartet Andreas Schwaller auch auf AbaImmo ganz gespannt, hat man mit dem Schwesterunternehmen Bernasconi Immobilien doch auch noch ein Standbein im Immo-Geschäft, das man gerne ins Abacus-Boot holen würde. Derzeit ist dahingehend aber noch überhaupt nichts entschieden. Das neue System muss sich erst noch bewähren, obwohl Schwaller daran eigentlich nicht zweifelt, da es sehr anwendernah entwickelt werde.
(mv)
