In der neuesten Office-Version stecken deshalb verschiedene Features, die es Unternehmen ermöglichen, effizienter und besser mit anderen zusammen an Dokumenten zu arbeiten. Office 2010 ermöglicht es ausserdem, auch in Echtzeit über Plattformen hinweg an Dokumenten zu arbeiten, also auf Windows-PCs, online in einem beliebigen Browser oder auf Mobiltelefonen – auch gemeinsam. Ausserdem wurde in die Vernetzung der gemeinsam an einem Dokument arbeitenden Personen investiert.
In der Office-2010-Edition Professional Plus, der High-End-Version für Unternehmen – die einzelnen Editionen haben wir Ihnen ja im ersten Teil der Office-2010-Serie ausführlich vorgestellt – stecken am meisten neue oder überarbeitete Collaboration-Tools. Mit dabei ist Sharepoint Workspace, der Nachfolger von Office Groove 2007.
Bei Sharepoint Workspace handelt es sich um eine Client-Anwendung, die den interaktiven Zugriff auf Sharepoint-Dokumente und -Listen in Sharepoint Server 2010 und Sharepoint Foundation 2010 ermöglicht. Sharepoint Workspace 2010 bietet ausserdem Optionen zum Erstellen von Groove-Arbeitsbereichen für die Zusammenarbeit und von Arbeitsbereichen für freigegebene Ordner ohne Sharepoint-Server, kann also auch eigenständig ausgeführt werden.
Information-Worker können mit Sharepoint Workspace also Online- und Offlineinhalte mit einer festgelegten Sharepoint-Website synchronisieren oder aber mit externen Partnern und Teammitgliedern mithilfe von freigegebenen Arbeitsbereichen zusammenarbeiten.
Betrachten wir die beiden Arbeitsbereichstypen, die ohne Zusatzsoftware, also ohne Sharepoint Server 2010 auskommen, noch etwas näher. Die simpelste Lösung zuerst: Arbeitsbereiche für freigegebene Ordner. Diese Funktion unterstützt ganz einfach die Freigabe von Windows-Ordnern zwischen verschiedenen Clients.
Groove-Arbeitsbereiche bieten da schon mehr. Sie ermöglichen die sogenannte Peer-Zusammenarbeit, das heisst sie unterstützen die Synchronisierung von Inhalten zwischen Client-Computern, von denen ein freigegebener Arbeitsbereich gehostet wird. Durch das Erstellen eines Groove-Arbeitsbereichs und mit dem Dateitool können Sharepoint-Workspace-Benutzer Word-, Text- und sonstige Dokumente speichern, anordnen und freigeben sowie automatisch mit Teammitgliedern synchronisieren. Man hat also jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Dokumentenversionen. Weiter können in den Arbeitsbereichen auch Besprechungen angesetzt oder Diskussionen durchgeführt werden.
Für alle, die Interesse an Sharepoint Workspace haben, sich allerdings bereits gegen die Professional-Plus- und für eine andere Edition von Office 2010 entschieden haben: Sharepoint Workspace kann auch als Einzellösung dazugekauft werden. Und für alle Nicht-Unternehmen-User von Office 2010: Microsoft bietet mit seinem Cloud-Storage-Dienst Live Skydrive, in Kombination mit den neuen Office Web Apps, ein ähnliches Tool wie die Sharepoint Workspaces. Damit lassen sich Dokumente und Ordner in der MS-Cloud untereinander austauschen und synchronisieren.
Mit den Sharepoint Workspaces und Skydrive stehen also Plattformen zum Austausch der Dokumente und von Infos zur Verfügung. Office 2010 bietet aber, wie eingangs angekündigt, noch mehr. Zum Beispiel Tools zur gemeinsamen Dokumenterstellung, zum Co-Authoring. In Word 2010, Powerpoint 2010, Onenote 2010 sowie in der Excel Web App können ab sofort verschiedene Personen, auch von unterschiedlichen Standorten aus, gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. Voraussetzungen dazu sind entweder Microsoft Sharepoint 2010 oder ein Windows-Live-Konto, also Zugriff auf die Web Apps und Skydrive. Dort gibt man die Dokumente für die anderen Nutzer frei.
Wie merkt man, dass mehrere Personen an einem Dokument arbeiten? In der Statusleiste findet sich eine Liste aller aktiven Benutzer, die zeitgleich die Datei bearbeiten. Stossen neue Leute dazu, gibt das Programm dies mit einem Popup-Fenster bekannt. Ausserdem sieht man in Word-Dokumenten jeweils links neben den Absätzen den Namen der Person, die diesen Bereich gerade bearbeitet. Damit hat man jederzeit den Überblick, wer wo arbeitet. Ausserdem können diese einzelnen Textabschnitte auch gesperrt werden.
Trotz allen Vorkehrungen kann es beim Co-Authoring an Dokumenten schnell mal zu Problemen oder Fragen kommen. Um diese möglichst rasch lösen zu können, hat Microsoft das neue Office deshalb eng mit seinen Kommunikationslösungen Office Communication Server (OCS) und Windows Live verknüpft. Neben dem Namen des Mit-Autors leuchtet jeweils ein Presence-Icon auf, das einem die Statusinformation liefert und zeigt, ob er erreichbar ist oder nicht. Zudem erhält man durch einen Klick auf den Namen die Möglichkeit, die Person per Instant Message, Video-Chat, E-Mail oder Telefon direkt aus dem Programm heraus zu kontaktieren. Ist ein Mit-Autor noch nicht in der OCS-Datenbank, lässt sich dieser übrigens via Office auch gleich ins OCS-System einbinden.
Immer mehr Menschen arbeiten heute nicht mehr fix in ihrem Büro, sondern erledigen geschäftliche Dinge an ganz unterschiedlichen Orten: unterwegs, im Zug, von zu Hause oder gar irgendwo von einem fremden Computer aus. Sie müssen möglichst flexibel sein.
Zu den häufigsten Aufgaben, die extern erledigt werden, zählt das Empfangen und Versenden von E-Mails und in diesem Zusammenhang das Lesen sowie Bearbeiten von Dokumenten. Um dies zu ermöglichen und zu vereinfachen hat Microsoft mit den Office Web Apps eine neue Variante seiner Office-Suite veröffentlicht. Damit kann man überall und jederzeit auf Dokumente zugreifen und diese auch bearbeiten. Wie die Web Apps genau funktionieren und was sie taugen, erfahren Sie im Test auf Seite 52.
Die Office Web Apps sind nur ein Teil der Vision von Microsoft, Office-Dokumente in Zukunft jederzeit und überall bearbeiten zu können. Sie eignen sich vor allem für PCs, obwohl sie auch auf Smartphones ganz gut laufen und aussehen. Allerdings lassen sie sich hier nicht bearbeiten. Deshalb hat Microsoft neben Office 2010 für PCs und den Office Web Apps auch noch Office Mobile 2010 veröffentlicht, mit einer speziell auf Smartphones angepassten Oberfläche.
Office Mobile 2010 bietet neben der Möglichkeit, Powerpoint-, Excel- und Word-Dateien auf dem Handy zu lesen und zu bearbeiten, einige nette Zusatz-Features, eine Bluetooth-Fernsteuerung für Präsentationen beispielsweise. Die Mobile-Version arbeitet aber natürlich vor allem auch eng mit Sharepoint Server 2010 und Windows Live zusammen, um die erwähnte universelle Collaboration sicherzustellen. Herunterladen kann man die Software im Windows Marketplace für alle Geräte mit Windows Mobile 6.5 oder neuer.
