Eine effiziente Kommunikation ist für die internen und externen Geschäftsprozesse unabdingbar. «Im heutigen wirtschaftlichen Umfeld, das von einem ständigen Auf und Ab geprägt ist, müssen Unternehmen ihre Geschäfts- und die damit verbundenen Kommunikationsprozesse kontinuierlich optimieren», ist Carl Mühlner, Geschäftsführer des Düsseldorfer Servicepartners Damovo, überzeugt.
Unified Communications (UC) würde hierbei genau die dafür notwendigen Technologiebausteine und Methoden bereitstellen. Unternehmen könnten mit Hilfe von Unified Communications unter anderem die Kommunika-tions- und Geschäftsprozesse mit Lieferanten, Partnern und Kunden optimieren. Bei der Einführung einer UC-Lösung dürfen aber gewisse grundlegende Aspekte nicht vernachlässigt werden. Der Hersteller-neutrale Integrations- und Servicepartner Damovo zeigt, welche das sind.
? Den Anfang bildet eine möglichst exakte Erfassung der Kommunikations- und Geschäftsprozesse sowie der zugehörigen Applikationen. Die Bestandsaufnahme schafft Transparenz und verdeutlicht Kommunikationsdefizite in den internen und unternehmensübergreifenden Arbeitsabläufen.
? In einem Masterplan muss der anzustrebende Idealzustand dokumentiert werden. Begleitend dazu gilt es, die notwendige technische Ausstattung und die organisatorischen Rahmenbedingungen zu definieren. Der Plan beschreibt, welchen Beitrag UC zur Optimierung der Geschäftsprozesse leisten soll. Denn die Qualität der Kommunikations-prozesse spielt eine wichtige Rolle für die Effizienz der Abläufe.
? Im Bereich Technologie entscheidet sich der Erfolg eines UC-Projekts an der Leistungsfähigkeit des Netzwerks und seiner Komponenten. Die IT-Verantwortlichen müssen bereits in der Konzeptions- und Designphase prüfen, ob die vorhandene Infrastruktur dem steigenden Sprach- und Datenaufkommen gewachsen ist. Hier ist auch ein Check der gültigen IT-Security-Richtlinien durchzuführen und wo nötig eine Nachbesserung vorzunehmen.
? Schon frühzeitig muss ein Unternehmen darüber entscheiden, ob UC im Eigenbetrieb, als Managed Service oder als externe Dienstleistung genutzt wird. Eigenbetrieb bedeutet: Das interne Personal des Unternehmens übernimmt den Betrieb und die Administration der neuen UC-Infrastruktur. Beim Managed-Services-Modell gibt es einen externen Dienstleister, der für den Betrieb und die Wartung der beim Kunden installierten Infrastruktur verantwortlich ist. In der dritten Variante wird UC as a Service durch einen Dienstleister bereitgestellt.
? Aus der technischen Perspektive betrachtet müssen die Schnittstellen von UC zu den anderen in die Geschäftsprozesse involvierten Programmen und Systemen überarbeitet und angepasst werden. Dazu gehören E-Mail, Instant Messaging, betriebswirtschaftliche Standard-Software, CRM-Applikationen und TK-Anlagen. Ziel ist es, eine möglichst effektive Bündelung von UC mit den Geschäftsprozessen zu erreichen.
? Der Vorstand oder die Geschäftsleitung eines Unternehmens müssen die Einführung von Unified Communications in der Organisation klar und eindeutig unterstützen. Damit wird die strategische Tragweite einer langfristig angelegten UC-Lösung verdeutlicht: UC muss zu einem Herzstück der gelebten Unternehmenskultur werden.
? Die oberste Führungsebene und die Fachbereichsleiter müssen mit gutem Beispiel vorangehen und wo immer möglich die neuen Technologien und Funktionalitäten wie Webkonferenzen, Desktop und Application Sharing oder Präsenzanzeige im Alltag nutzen. Dies fördert die Unternehmenskultur.
? Wo vorhanden, gilt es die Geschäftsleitung so früh wie möglich einzubinden. Als Multiplikatoren tragen deren Mitglieder sehr viel zum Gelingen des UC-Projekts bei. Zusätzliche Multiplikatoren sind die Poweruser in einer Fachabteilung. Auch sie müssen dafür gewonnen werden, die UC-Funktionalitäten im Tagesgeschäft einzusetzen.
? Die Beziehungen zu Lieferanten und Kunden lassen sich sehr effektiv mit Webportalen verbessern. Beispielsweise können damit Unterbrechungen in den Logistikprozessen viel schneller behoben werden. Ergänzend werden den Kunden auf einer Webseite detaillierte Informationen zu Produkten und deren Verfügbarkeit bereitgestellt und sie erhalten im Servicefall sofort Antworten auf ihre Fragen. Damit verbessert sich die Reaktionsgeschwindigkeit eines Unternehmens.
? Die nachhaltige Wirkung ist abhängig von der kontinuierlichen Verbesserung der Geschäfts- und Kommunikationsprozesse. Je mehr sich die Mitarbeiter mit den zusätzlichen Möglichkeiten vertraut machen und sie auch ohne allzu enge Restriktionen nutzen können, umso stärker steigt die Akzeptanz. Im Idealfall kommen dann von den Mitarbeitern Vorschläge für Verbesserungen und zusätzliche Funktionen.
«Um UC-Projekte zum Erfolg zu führen, müssen Technologie, Organisation und Mitarbeiter bestmöglich zusammenwirken», fasst Damovo-Geschäftsführer Mühlner abschliessend zusammen.
