Derzeit sind im Unternehmensumfeld zwei Schlagworte besonders aktuell: Web 2.0 und das daraus resultierende Enterprise 2.0. Web 2.0 bezeichnet gemeinhin den Einbezug von interaktiven und kollaborativen Elementen des Internets. Was bedeutet das im Klartext? Wesentlich für Web 2.0 ist die soziale, kommunikative Komponente. Bilder auf Facebook, Kurznachrichten an mitlesende Freunde mit Twitter, Videos auf Youtube sowie Foren und Chats zählen dazu. Der bestimmende Faktor des Web 2.0 ist die aktive Mitgestaltung der Internetnutzer, währenddessen die Internet-Inhalte im «alten» Web noch überwiegend unidirektional waren.
Der Begriff Enterprise 2.0 umschreibt derweil die Betonung sozialer Funktionen durch den Einsatz von entsprechender Software. Einzelne Mitarbeiter sollen stärker einbezogen werden. Der Schöpfer des Begriffs, der Harvard-Professor Andrew P. McAfee, subsummiert die Komponenten von Enterprise 2.0 unter dem Begriff «SLATES» (Schiefertafeln). SLATES steht als Akronym für «Search, Links, Authoring, Tags, Extensions and Signals». Hier wird ausgedrückt, dass Informationen durch die Verlinkung besser verbunden werden. Durch die eigenständige Erstellung von Inhalten (Authoring) sowie von Schlagworten (Tags) durch die Nutzer kann somit auf das Wissen vieler Menschen zurückgegriffen werden. Soweit die Theorie.
Was bedeutet das für ein Unternehmen? Die heutige Realität von internen IT-Systemen zur Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Teams besteht aus der Nutzung von E-Mail, gemeinsamen Excel-Listen, diversen Dateien auf zentralen Servern und – soweit vorhanden – einem Intranetportal mit Informationen sowie Online- oder Offline-Formularen. Dabei kann ein Intranet noch viel mehr sein.
Wo liegt der besondere Reiz von Enterprise 2.0 für kleine und mittlere Unternehmen? Zunächst ist die Einführung von neuen Informationsstrukturen ein Anlass, eigene Prozesse aufgrund des Machbaren zu überdenken und dem tatsächlichen Bedarf anzupassen. Oft begrenzen die technischen Möglichkeiten das Denken und Handeln. Enterprise 2.0 hebt diese formalistischen Limitationen auf. Mitarbeiter können sich durch die erweiterten Infrastrukturen besser und vernetzter einbringen. Informelle Austausche, wie beispielsweise das Gespräch zwischen Kollegen in einer Kaffeeküche, finden künftig auch im Intranet statt. Im Gegensatz zu dem heutigen Modell, wo Informationen zentral administriert werden, ist eine föderale Struktur der Kommunikation möglich. Hier bietet sich eine Collaboration Software an. Sie bietet die Chance, Informationen und Wissensbeiträge Themen- anstatt Hierarchie- beziehungsweise Abteilungs-orientiert zu organisieren. Ausserdem erhöht diese neue Art der Kommunikation die Motivation der einzelnen Mitarbeiter, da sich jeder einbringen kann. Enterprise 2.0 mit seiner starken Interaktivität passt die Kommunikationssituation also an das «natürliche» private Umfeld an. Mitarbeiter können ihren Gedankenaustausch zu beruflichen Fragestellungen pflegen, ohne durch starre Vorgaben eingeengt zu sein beziehungsweise ohne in eine unstrukturierte Informationsanarchie flüchten zu müssen. Nicht zuletzt wird die vorhandene IT-Umgebung effizienter genutzt und die vollen Potentiale auch der Technik ausgeschöpft.
Im Verhältnis zu externen Partnern kann die Einrichtung eines Extranets die Kommunikationsstruktur verbessern, indem die für den Abgleich mit Kunden oder Lieferanten notwendige Zeit minimiert wird. Ein Unternehmen kann Informationen in genau demselben Umfang im Extranet wie Intranet zur Verfügung stellen und damit zur Erhöhung der Servicequalität beitragen. Natürlich ist bei der Auswahl der dafür nötigen Software auf eine ausgeklügelte Benutzerverwaltung zu achten, damit Informationen nicht unkontrolliert fliessen.
KMU haben andere Anforderungen an die Einführung einer neuen Software. Dabei geht es weniger um den Funktionsumfang – von den meis-ten Enterprise 2.0-Features können Unternehmen jeder Grösse profitieren. Vielmehr stellt sich die Frage des Aufwands – für Installation, Anpassungen und Schulung. Wo Grossunternehmen eigene Abteilungen abstellen können, um das Projekt zu stemmen, müssen KMU kleinere Brötchen backen und die Software nebenbei einführen.
Generell haben Unternehmen die Wahl zwischen zwei Ansätzen. Neben dem klassischen Lösungsansatz gibt es die offene Entwicklung auf Plattformen. Der Vorteil von Plattformen ist die individuelle Gestaltung und Anpassung der Software an die Bedürfnisse des Unternehmens. Sie sind hoch skalierbar und erlauben die Integration in bereits bestehende IT-Infrastrukturen. Ein Set von Werkzeugen für die Erstellung von spezifischen Strukturen mit einer detaillierten Dokumentation und einem speziellen API für die Entwicklung zusätzlicher Module gestaltet eine Plattform sehr offen. Sie ist ferner flexibel und verfügt über ein zentrales Management.
Leider ist dieser Ansatz am Beginn sehr arbeitsaufwendig. Es müssen neue Mitarbeiter angestellt oder bestehende Mitarbeiter ausgebildet werden, um überhaupt anfangen zu können. Ausserdem stellt sich das Problem, dass die dafür ausgebildeten Experten im weiteren Verlauf unverzichtbar sind. Fallen sie beispielsweise wegen Krankheit oder Urlaub aus, kann diese Situation für das Unternehmen eine Gefährdung darstellen. Bei Fluktuation dieser Mitarbeiter verlässt wichtiges Know-how das Unternehmen, das Wissen muss teuer nachgebildet werden.
Im Gegensatz hierzu der Lösungsansatz: Lösungen sind – da schon vorgefertigt – leichter und schneller zu implementieren. Sie verfügen über fertige definierte Funktionen, die sofort nach der Installation einsatzfähig sind. Vorlagen und Demonstrationsdaten erleichtern die Einarbeitung in das System. Doch leider sind sie in ihrem Umfang beschränkt und erlauben eine Erweiterung, wenn überhaupt, oft nur durch ein kostenpflichtiges Zusatzmodul.
Die ideale Situation beinhaltet eine Kombination aus beiden Ansätzen. Eine Plattform, mit der man mit einer Standardlösung anfängt und diese dann unter laufendem Betrieb langsam ausbaut und individualisiert. Der Vorteil ergibt sich hier aus einer schnellen Implementierung, einer leichten und schnellen Einarbeitung auch eines grösseren Personenkreises und der Beibehaltung einer grösstmöglichen Flexibilität des Systems. Zusätzlichen Mehrwert bietet es, wenn anfänglich plausible Testdaten zur Verfügung stehen, die nach den ersten Schritten auf Knopfdruck verschwinden, so dass die Einrichtung der Software unter realen Bedingungen stattfindet. Die Benutzung eines solchen Systems erfolgt sehr intuitiv. Gerade für KMU ist das der Königsweg, er spart Zeit und Kosten. Da sich ein solches Unternehmen im Gegensatz zu einem Grosskonzern keinen IT-Stab leisten kann, ist dieser Ansatz ausserdem der praktikabelste. Doch auch Grossunternehmen fahren mit dieser Variante kostengünstiger. Und auch für sie ist die schnelle Einarbeitung ein Argument.
