Viele Unternehmen fahren mehrspurig: Neben ihrem Warenwirtschaftsprogramm betreiben sie noch eine Finanz-Software oder auch eine Business-Intelligence-Lösung. Damit handeln sie sich Schnittstellenprobleme ein, riskieren Fehler durch mehrfache Dateneingabe und nehmen unübersichtliche, ineffiziente Prozesse in Kauf. Und teurer sind zusammengewürfelte Insellösungen meistens auch.
Natürlich gibt es Gründe, warum Unternehmen in unwirtlichen IT-Landschaften fest-sitzen. Meistens sind es historische. Für das alte ERP-System gibt es keine Finanzmodule. Und es wird auch in Zukunft keine geben, weil der ERP-Hersteller seine Software inzwischen nicht mehr weiterentwickelt. Die betriebswirtschaftliche Auswertungs-Software wurde damals auf das Notebook des Chefs installiert, und der findet es auch ganz gut so, dass niemand sonst draufgucken darf. Inzwischen gibt es natürlich wesentlich schlauere Formen der Rechteverwaltung.
Die Controller und Buchhalter im Unternehmen haben wenig Berührungspunkte mit den Vertrieblern und Verkäufern und sehen keinen Grund, weshalb sich diese zwei Welten begegnen sollten. Man lebt und arbeitet in aller Freundschaft nebeneinander her. Das ist das Gegenteil von Datenintegration. Doch Datenintegration, gerne mit dem Zusatz «vollständige», ist Voraussetzung für die sprichwörtlich schlanken und effizienten Prozesse und damit Ziel jedes Unternehmens und jedes engagierten ERP-Anbieters.
Wenn ein Unternehmen seine IT-Insellandschaft verlassen möchte, um die umfassende Festland-Lösung zu erreichen, fällt der Abschied oft schwer. Man liebt, was man kennt, und Umzüge sind lästig. Da müssen vorhandene Daten sortiert, strukturiert, eingepackt oder weggeworfen werden. Und im neuen ERP-System müssen die Datenregale so aufgestellt werden, dass alles seinen Platz hat und jeder, der darf, schnell darauf zugreifen kann. Muss man sich so etwas wirklich antun? Manche Unternehmen haben tatsächlich keine andere Wahl, weil ihr Insel-Software-Hersteller untergegangen ist und ihnen die Datenflut nun bis zum Hals steht. Andere sind einfach nur genervt vom «Daten-Fährefahren». Doch für alle Benutzer von Insellösungen gibt es eine gute Nachricht: Moderne ERP-Systeme bieten heutzutage alles, was sich Finanzverantwortliche nur wünschen können, und mit einer ausfallsicheren Lösung gehören auch Datenuntergangsszenarien der Vergangenheit an.
Was einem ERP-System oft am wenigsten zugetraut wird, ist ein leistungsfähiges Business-Intelligence-Modul. Bei ERP-Programmen heisst dieses meistens Management Information Sys-tem (MIS). Doch das Vorurteil ist unbegründet. Inzwischen wurden die ERP-MIS-Module qualitativ sehr viel besser. Manche ERP-Hersteller arbeiten mit weltweit ausgewiesenen BI-Spezialisten zusammen und haben sogar deren analytische Datenbankmodelle übernommen.
Ein Management Information System informiert – wie der Name schon sagt – das Management über wichtige Vorgänge im Unternehmen: welche Kunden die profitabelsten sind, welche Artikel besonders gut laufen oder welche Firmenbereiche wachsen respektive schrumpfen. Der zugriffsberechtigte Anwender kann die durchschnittliche Zahlungsmoral der Kunden ebenso ablesen wie die Resonanz auf die letzte Marketing-Aktion.
Mit ein paar Mausklicks lassen sich übersichtliche Grafiken anzeigen, im BI-Sprachgebrauch gerne «Cubes» (Würfel) genannt. Würfel deshalb, weil sie auf der Grundlage einer multidimensionalen Online-Datenanalyse (MOLAP) entstehen. Diese vieldimensionalen Datenbank-Extrakte ermöglichen ganz verschiedene Sichten auf Informationszusammenhänge. Es gibt vordefinierte Datenwürfel zum Beispiel für die Abfragemöglichkeiten Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung, Marketing, Kos-tenrechnung oder Produktionsplanung (PPS). Bei einem komfortablen MIS kann das Management auch zusätzliche, beliebige Dimensionen definieren und abfragen oder gar selbst in die Datenbank schreiben und damit auch jenseits der vordefinierten Abfragen Plan-analysen durchführen.
Meistens lassen sich mit den Datenwürfeln sehr schön Erträge, Umsätze, Absatzmengen, Planzahlen, Prozesskosten oder andere Kennziffern analysieren. Manche MIS bieten eine Drill-Down-Funktion, mit der man einzelne Würfel- oder Tabelleninhalte anklicken kann, um sie bis auf die Belegebene hinunter zu verfolgen. Nützlich ist auch die Möglichkeit, sich die Entwicklung der thematisch geordneten Zahlen im zeitlichen Verlauf zeigen zu lassen. Auf der Grundlage dieser vieldimensionalen Würfelinformationen kann das Management nachhaltige Entscheidungen für das gesamte Unternehmen treffen.
Manche ERP-Anbieter verfügen über langjährige Erfahrung mit Business Intelligence. Das süddeutsche Software-Haus Nissen & Velten beispielsweise – Hersteller von Enventa ERP – beschäftigt sich seit 1997 mit dem Thema MIS. Damals nannte man es noch Data Warehouse. Dank zwölf Jahren Erfahrung bei der Integration von Controlling-Aufgaben in ein ERP-System kann man da eine gewisse Kompetenz in Sachen Business Intelligence erwarten. Damals wie heute war der Wunsch der Datenintegration eine treibende Kraft für die Entwicklung. Dem MIS sollte derselbe Datenbestand wie der ERP-Finanzbuchhaltung zugrunde liegen. Schon allein die gemeinsame Datenbasis machte einen himmelweiten Unterschied zu früher üblichen Insellösungen, versicherte der damalige Pilotanwender Raphael Herbig vom Baubeschlagsgrosshändler von der Heydt. Auch heute hat ein integriertes ERP-MIS-Modul neben den überzeugenden technologischen Vorteilen auch den Charme, dass alles unter der gleichen Oberfläche läuft und dadurch sehr bedienfreundlich ist.
Bei von der Heydt nutzt nicht nur die Chefetage das MIS. Auch jeder Aussendienstler kann eine topak-tuelle Auswertung mit interessanten Kundendaten am Vorabend seines Besuchs schnell ausdrucken, bei Web-basierten Lösungen sogar vom Hotelzimmer aus. Auch für die einzelnen Profitcenter erstellt das MIS einen monatlichen Soll-Ist-Vergleich und kontrolliert ihn gleich selbst mit Warnfunktion. Dabei fliessen die Daten direkt aus der ERP-Kostenrechnung ein. Als Profitcenter fungieren bei von der Heydt zum Beispiel die Fachbereiche Beschläge, Sanitär/Heizung oder Rollläden/Markisen. Das Management nutzt das MIS zur Jahresplanung für die Vertriebssteuerung und -planung. Monatliche Auswertungen gibt es für die Aussendienststeuerung und die Erfolgskontrolle im Zusammenhang mit der Zielplanungsprämie.
Auch ein gutes MIS kann und sollte immer besser werden, um Inselbegehrlichkeiten der Anwender vom sicheren Hafen des ERP-Sys-tems aus gar nicht erst zu wecken. Dazu gehört nicht nur die technologische Zukunfts-fähigkeit der Software, sondern auch ein verlässlicher Hersteller, den es auch noch in den nächsten Jahren gibt, selbst bei schwankenden Märkten und in stürmischen Krisenzeiten. Die Unternehmensstrategie eines Software-Herstellers muss genauso stimmen wie sein fachliches und branchenspezifisches Know-how.
So lassen sich die Auswertungen im Bereich Einkauf zum Beispiel noch um Lieferzeit, Termintreue oder Qualität ergänzen. Im Verkauf können Nebenkosten, Ertrag oder Liefertreue berücksichtigt werden. Im Bereich Finanzen gibt es die Möglichkeit, die Eigenkapitalquote, das Umlaufvermögen, die Eigenkapitalrentabilität oder den ROI zu ermitteln. Natürlich gehören zu einem leistungsfähigen und datenintegrativen ERP-System auch Module für Finanz- und Anlagenbuchhaltung sowie Kostenrechnung. Erst dann ist die umfassende Datenintegration gewährleistet.
