Im noch jungen Schweizer Verlagshaus Vogel Business Media, das 2007 durch den Zusammenschluss der Fachpresse Zürich und Compress entstand, stehen aktuell 15 Dokumenten-Output-Geräte für rund 25 Mitarbeitende. Bei den Druckern, Scannern, Multifunktionsprintern, Kopierern und Fax-Geräten handelt es sich um 12 unterschiedliche Modelle von fünf verschiedenen Herstellern (HP, Lexmark, Xerox, Ricoh/Lanier, Brother). Eine typische, natürlich gewachsene heterogene Gerätelandschaft also. Einige der Geräte haben ihre besten Zeiten zudem schon hinter sich.
Dass diese Situation nicht das Optimum darstellt, wusste man schon lange, doch hatte das Projekt nicht oberste Priorität. Im Januar dieses Jahres jedoch stellte sich heraus, dass im Mai eines der älteren und aktuell sehr häufig eingesetzten Geräte ersetzt werden muss. «Wenn wir schon ein neues Gerät evaluieren müssen, dann können wir auch gleich den gesamten Print-Park unter die Lupe nehmen und optimieren», dachte sich Verlagsleiter Stefan Biedermann. Er beauftragte Ricoh Schweiz, einen langjährigen Kunden des Verlags, der bereits ein Gerät der Firma betreut, damit, eine Analyse durchzuführen.
Die Analyse von Ricoh Schweiz gliederte sich in mehrere Schritte. In einem ersten haben die beiden Ricoh-Business-Consultants Claudia Huldi und Peter Müller vor Ort, in den Räumlichkeiten von Vogel Business Media in Thalwil, den Ist-Zustand erfasst. Die gesamte Flotte an Dokumenten-Output-Geräten wurde bis ins kleinste Detail untersucht. Festgehalten wurden Daten wie Hersteller und Modell, aber auch Installations- und Fabrikationsdatum, Zählerstände, Ausstattung etc. Weiter hat man sich durch Kopien verschiedener Verträge Informationen über eventuelle Mieten oder Services verschafft. Zusätzlich wurden die Geräte auf einem Grundrissplan lokalisiert, um die Wege und Distanzen zu den Arbeitsplätzen analysieren zu können.
«Die Datenerfassung ist nicht immer einfach, oft gibt es keine Verträge mehr oder sind Daten aus irgendwelchen anderen Gründen nicht mehr aufzufinden», erklärt Claudia Huldi. Das zeigte sich auch bei Vogel Business Media. «Bei vielen älteren Geräten, was hier der Fall war, ist es beispielsweise sehr schwer, den exakten Stromverbrauch herauszufinden», so Huldi. Diese Zahlen benötigte man aber, um die Werte mit neuen Geräten vergleichen zu können. Also nahm Ricoh Durchschnittswerte zur Hilfe. Auch bei den monatlichen Service-Aufwendungen nahm man, wo keine Verträge vorhanden waren, Erfahrungswerte.
Natürlich wurden in dieser ersten Phase der Analyse auch ein paar allgemeine Informationen zum Betrieb, wie Anzahl Mitarbeiter und PC-Arbeitsplätze erfasst. Anhand einer IT-Checklist wurden zudem das Netzwerk, die eingesetzten Betriebssysteme, Druckersprachen, Anwendungen etc. zusammengetragen.
Schliesslich gehörten in den ersten Analyseschritt auch Mitarbeiter-Interviews. Die beiden Business Consultants unterhielten sich je 15 Minuten mit einem Vertreter aus einer der verschiedenen Geschäftsabteilungen von Vogel Business Media. Im Gespräch analysierte man, was die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter sind, wie sie die Geräte nutzen, ob sie zufrieden damit sind, ob sie Verbesserungswünsche haben und wie veränderungswillig sie sind.
Der gesamte erste Analyseschritt dauerte einen halben Tag und ging damit recht schnell vor sich. Natürlich ist die Dauer sehr stark von der Grösse des Unternehmens und der Anzahl eingesetzter Geräte abhängig. Im Schnitt dauert eine umfangreiche Vor-Ort-Analyse gemäss Ricoh einen bis mehrere Tage und umfasst mindestens 25 bis mehrere 100 Geräte. In kleineren Unternehmen wie Vogel Business Media ist es laut Peter Müller deshalb durchaus auch möglich, dass man überhaupt gar keine solch detaillierte Analyse durchführt und die Situation für den Kunden kosteneffizienter und schneller beurteilt. «Wichtig ist aber in jedem Fall, dass wir die Situation vor Ort sehen», erklärt Müller.
Bereits nach dem Rundgang durch den Betrieb und nach den Interviews war den beiden Ricoh-Vertretern einiges klar: «Wir haben sofort erkannt, dass die vorherrschende Situation nicht optimal ist. Zudem spürten wir, dass die Bereitschaft für Veränderungen da war», erklärt Claudia Huldi. Peter Müller ist aufgefallen, dass sich viele Geräte ihrem End-of-Life nähern. Dann werde es schwer, noch Ersatzteile zu finden und je älter ein Gerät sei, desto anfälliger sei es bekanntlich für Reparaturen.
Ausserdem wurde die Situation mit fünf Herstellern und zwölf verschiedenen Modellen als «nicht optimal» beurteilt: «Dies hat eine aufwendige Verwaltung, beispielsweise beim Verbrauchsmaterial zur Folge», erklärt Claudia Huldi. Zudem gebe es mehrere Ansprechpartner, was den Support nicht vereinfache. Weiter entstehe eine unnötige Vielfalt an Druckertreibern, die bei möglichen Störungen und bei der Einführung von neuen Applikationen einzeln getestet werden müssen.
Diese vor Ort gemachten Feststellungen bestätigten sich in den definitiven, detaillierten Ergebnissen der Ricoh-Analyse. Diese wurde drei Wochen nach der Vor-Ort-Analyse im Rahmen einer rund einstündigen Präsentation bei Vogel Business Media erläutert und abgegeben.
Gemäss der Studie werden im Thalwiler Verlagshaus monatlich fast 15’000 Seiten gedruckt. Das sind über 175’000 Seiten pro Jahr und ungefähr 35 Seiten pro Mitarbeiter und Arbeitstag. Betreffend des Alters stellte man fest, dass sechs der insgesamt 15 Geräte älter als fünf und fast zwei Drittel älter als drei Jahre waren. Die Infrastruktur ist also tatsächlich zu einem erheblichen Teil überaltert.
Die Befragung der Mitarbeitenden ergab, dass man mit der aktuellen Situation mehrheitlich zufrieden ist. Gewünscht wurden aber trotzdem leistungsfähigere, zuverlässigere Multifunktionsgeräte (MFP) mit neuen Features wie Scan-To-E-Mail oder -Folder. Einige Mitarbeitende beschwerten sich zudem über häufige Papierstaus oder Einzugsprobleme. Von Seiten des Marketing- und Sales-Teams wurde zudem der Wunsch geäussert, ein MFP mit Broschüren-Finisher zu erhalten, um kleinere Mailings und Flyer künftig in-house drucken zu können. Weiter wünschte man sich ganz allgemein eine einfachere und intuitivere Bedienung.
Soweit der Ist-Zustand. Wie aber sah der von Ricoh empfohlene Soll-Zustand aus? Ricoh legte Vogel Business Media nahe, den Gerätepark von aktuell 15 auf deren sechs zu reduzieren. Darin inbegriffen sind drei vor kurzem angeschaffte Drucker von HP, die speziell für die Fakturierung notwendig sind, ein separater, bereits installierter Scanner und zwei neue A3-Multifunktionsprinter von Ricoh. «Theoretisch wäre auch ein einziges MFP-Gerät denkbar gewesen», meint man bei Ricoh, mit zwei habe man aber eine deutlich grössere Flexibilität, die nicht zu unterschätzen sei.
Natürlich interessierten sich die Verantwortlichen bei Vogel Business Media aber nicht nur für die Geräte, in erster Linie wollte man im Rahmen der TCO-Analyse wissen, ob und wie viel man durch die neue Dokumenten-Output-Infrastruktur sparen kann. Über 400 Franken monatlich oder rund 25 Prozent weniger als aktuell sind es, wenn man den von Ricoh vorgeschlagenen Soll-Zustand 1:1 umsetzt (mehr Details finden Sie in der Tabelle links). Auch in Sachen Energie könnte man viel sparen: Wie die Studie zeigt, werden die jährlichen Stromkosten um fast 400 Franken sinken, bei einer CO2-Reduktion um 440 kg pro Jahr.
Für Verlagsleiter Stefan Biedermann war schnell klar: Dieser Lösungsvorschlag ist etwas. Man spart Kosten und kriegt gleichzeitig einen Mehrwert durch neue Geräte mit vielen neuen Funktionen. Ein paar Drucker werden verschwinden, was kein Problem darstellt. Die Wege von den Arbeitsplätzen zu den gedruckten Dokumenten sind weiterhin kurz. Einzig das Weglassen des Fax-Gerätes, das Ricoh in einen der MFP integrieren würde, kommt nicht in Frage. Erstens, weil man es bislang nicht ins VoIP-Netzwerk einbinden konnte und weil man zweitens Angst davor hat, dass, wenn das MFP ausfällt, man neben Kopierer, Scanner dann auch noch ohne Fax auskommen muss.
Mitte Mai wird bei Vogel Business Media umgesetzt, was Ricoh im Rahmen der Analyse ans Tageslicht gebracht und empfohlen hat – mit der erwähnten, kleinen Anpassung betreffend Fax-Gerät. Die Mitarbeitenden freuen sich bereits auf die neuen Geräte und die Geschäftsführung über die hoffentlich eintretenden Kostenersparnisse.
(mv)
