Von Dr. Monica Dell’Anna
Vor einigen Jahren beschränkte sich die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern auf einen einzigen Ort – das Bürogebäude. Doch die Zeiten, in welchen Sitzungen ausschliesslich in den eigenen vier Wänden abgehalten und Verträge im Büro unterzeichnet werden, sind vorbei. Mobilität ist heute längst zu einer Selbstverständlichkeit in unserem (Arbeits-)Alltag geworden. Studien belegen, dass nur noch jeder vierte Arbeitnehmer in der Schweiz ausschliesslich im Büro arbeitet. 43 Prozent sind heute bereits an zwei Arbeitstagen oder mehr von zu Hause oder von unterwegs aus tätig.
Gleichzeitig mit der Mobilität wird auch der Anspruch an kürzere Reaktionszeiten immer grösser. Grund dafür ist, dass der Wettbewerb zunehmend härter wird und damit der Druck steigt, sich gegenüber der Konkurrenz zu behaupten. Laut «Netzreport 2008» stufen denn auch über 80 Prozent der Schweizer KMU die Wettbewerbssituation in ihren Zielmärkten als zunehmend intensiv ein. Ständige Erreichbarkeit und kurze Reaktionszeiten werden zur wichtigen Voraussetzung, um sich im heutigen Wirtschaftsumfeld gegenüber der Konkurrenz behaupten zu können.
Wie aber können Mitarbeiter, die immer mobiler werden, trotzdem ständig für Kunden, Partner und Lieferanten erreichbar sein? Immer mehr Unternehmer sehen die Lösung in sogenannten Mobile Workers, das heisst mobilen Mitarbeitern. Das bedeutet nichts anderes, als dass Mitarbeiter an den verschiedensten Orten produktiv arbeiten können – sei es im Café, im Zug oder am Flughafen.
Damit dieser Anspruch zur Realität wird, muss in einem ersten Schritt die Kommunikationsinfrastruktur des Unternehmens angepasst werden. Dieser Umstand schreckt bereits viele Geschäftsführer ab, da sie dies mit grossem Aufwand verbinden. Zu Unrecht: Bereits in drei Schritten lässt sich ein mobiles Büro einrichten.
Der erste Schritt zur Einrichtung eines mobilen Büros ist die Verfügbarkeit eines sogenannten Exchange Servers (oder eines alternativen Sys-tems, wie auf S. 33 beschrieben). Mit diesem Server ist der Zugriff auf alle Outlook-Funktionen überall und jederzeit möglich – sofern man ans Internet angebunden ist. Jeder Unternehmer muss dabei für sich den Entscheid treffen, ob er diesen Server selber kaufen und verwalten will, oder ob er ihn von einem Anbieter «hosten», also mieten möchte. «Hosting» bietet sich für KMU dann an, wenn ein Unternehmer keine eigene IT-Infrastruktur aufbauen kann oder will und trotzdem stets über die neuste Software und Technologie verfügen möchte.
In einem zweiten Schritt muss definiert werden, mit welchem Gerät die Mitarbeiter auf die Daten zugreifen können. Bereits mit dem Handy lassen sich alle Grundfunktionen des mobilen Büros gebrauchen:-E-Mails, Termine, Kontakte und Aufträge sind immer verfügbar. Da Handys trotz ihrer vielseitigen Funktionen an Grenzen stossen können – beispielsweise aufgrund der kleinen Tastatur oder des Bildschirms – besteht die Möglichkeit, auf ein Notebook auszuweichen. Dies empfiehlt sich dann, wenn unterwegs zusätzlich Office-Dokumente wie Powerpoint-Präsentationen gelesen, bearbeitet und verschickt werden sollen.
Der dritte Schritt betrifft die mobile Anbindung der Geräte, also die Verbindung über das Internet zum Exchange Server. Will man von zu Hause aus arbeiten, kann man sich über den privaten Internetzugang mit dem geschäftlichen Outlook verbinden. Für den Gebrauch unterwegs sollte man sich für ein mobiles Datenabonnement entscheiden. Das Portfolio reicht hier von Prepaid-Angeboten bis hin zu monatlichen Flatrates, die unbegrenzten mobilen Internetzugang gewähren.
Die Aufzählung zeigt: Bereits mit wenigen Anpassungen lassen sich die Vorkehrungen für ein mobiles Büro treffen. So weit, so gut: Wie profitieren Unternehmen nun aber überhaupt von mobilen Mitarbeitern? Die wesentlichsten Vorteile lassen sich in vier Bereiche zusammenfassen: Steigerung der Effizienz, Verbesserung des Kundenservices, Kostenersparnisse sowie bessere Work-Life-Balance. Der erste Vorteil – die Steigerung der Effizienz – liegt auf der Hand: Da Mitarbeiter überall und jederzeit arbeiten können, entfallen unproduktive Leer- und Transferzeiten. Zudem sind die Mitarbeiter jederzeit für Anfragen und Auskünfte erreichbar und können so schnell auf Kundenwünsche reagieren. Auch die Entscheidungswege werden kürzer: Der jederzeit erreichbare Mitarbeiter hat nämlich unterwegs auch Zugriff auf alle wichtigen Firmendaten.
Der zweite Punkt – die Verbesserung des Kundenservices – äussert sich in verschiedenen Facetten. Mitarbeiter können beispielsweise bei den Kunden arbeiten und so die Vorteile der persönlichen Kommunikation nutzen. Dabei bleiben sie für weitere Fragen und Anliegen erreichbar und haben vor Ort immer die aktuellsten Daten griffbereit. Dank dem Zugriff auf alle Outlook-Funktionen können sie Termine gleich vor Ort vereinbaren oder Bestellungen auslösen. Die Präsenz bei Kunden hat wiederum einen positiven Effekt auf das Image eines Unternehmens.
Mit dem mobilen Büro lassen sich aber auch Kosten sparen: Laut einer Studie von Sieber&Partner aus dem Jahr 2009 kann ein KMU mit Mobile Workers zwischen 230 und 460 Stunden pro Jahr im Wert von 12’000 bis 30’000 Schweizer Franken sparen. Dies ist unter anderem auf geringere Kosten bei der Arbeitsplatzinfrastruktur zurückzuführen. Zudem können bei einer Auslagerung der Infrastruktur, zum Beispiel dem Exchange Server, an einen externen Anbieter auch Einsparungen beim Unterhalt und der Wartung realisiert werden.
Der vierte Vorteil bezieht sich auf den Mitarbeiter selbst: die verbesserte Work-Life-Balance. Da Mitarbeiter bei der Wahl des Arbeitsortes flexibler werden, profitieren sie von einem besseren Gleichgewicht zwischen Arbeit und Erholung. Dieses fördert die Zufriedenheit der Mitarbeiter und wirkt sich letztendlich auch wieder positiv auf das Unternehmen aus, in Form von motivierten Mitarbeitern.
Nach all diesen Vorteilen stellt sich die Frage: Warum rüsten nicht alle KMU ihre Mitarbeiter mobil aus und profitieren? Gemäss der Studie von Sieber&Partners sind es vor allem Sicherheitsbedenken, die viele Geschäftsführer zurückhaltend sein lassen. 27 Prozent der befragten Unternehmer befürchten, dass sie ihre Firmendaten unnötigen Risiken aussetzen. Die Sorge ist verständlich, gehören die Unternehmensdaten doch zum wichtigsten Gut eines Unternehmens. Dennoch sind die Bedenken in den meisten Fällen unnötig, jedenfalls was den Datenaustausch betrifft. Verschlüsselte Daten und sichere Übertragungswege sorgen dafür, dass Unbefugte keinen Zugriff auf die Daten haben. Weniger kontrollierbar ist in diesem Zusammenhang jedoch der Faktor Mensch. Vergessene Notebooks oder Handys bergen tatsächlich ein gewisses Sicherheitsrisiko. Auch hier kann jedoch mit entsprechenden Massnahmen wie Passwörtern etc. das Risiko minimiert werden.
Damit wären wir auch schon beim nächsten und wohl kritischsten Punkt bei der Einführung des mobilen Büros: Der Sensibilisierung der Mitarbeiter. Oftmals wird bei der Einführung des mobilen Arbeitsplatzes vergessen, dass eine technische Implementierung alleine nicht ausreicht. Die Mitarbeiter müssen unbedingt einbezogen und für den richtigen Umgang mit den Hilfsmitteln des mobilen Büros geschult werden. Das beinhaltet auch, dass sie beispielsweise die Sicherheits-Richtlinien kennen und wissen, wie sie die Geräte und Anwendungen richtig einsetzen.
Der letzte Punkt, den es zu bedenken gilt, betrifft die Natur der Mitarbeiter: Mobile Workers müssen ihr Zeitmanagement im Griff haben, da sie sonst schnell in Dauerstress geraten. Dies bedingt, dass sie fähig sein müssen, ihren Arbeitsalltag zu organisieren und Prioritäten richtig zu setzen. Ansonsten droht ganz schnell mal die Gefahr, dass das Bedürfnis nach persönlicher Erholung hinten ansteht und die Work-Life-Balance aus den Fugen gerät. Das hätte dann wiederum negative Auswirkungen auf das Unternehmen als Ganzes.
Mit dem mobilen Büro lassen sich die beiden Komponenten Mobilität und stetige Erreichbarkeit vereinen. KMU, die sich rechtzeitig für das mobile Arbeiten rüsten, bieten ihren Mitarbeitern nicht nur eine zeitgemässe Infrastruktur, sondern schaffen auch die Voraussetzungen, den Ansprüchen von Geschäftspartnern und Kunden gerecht zu werden. Wer das mobile Arbeiten allerdings nachhaltig einführen will, darf auf keinen Fall die Mitarbeiter vergessen: Nur mit ihrer Unterstützung können Unternehmen letztendlich von den Vorteilen des mobilen Arbeitens profitieren.
Dr. Monica Dell’Anna ist Leiterin Produktentwicklung bei der Swisscom, Geschäftsbereich KMU.
