Viele Unternehmen setzen heute auf Business-Portale, wissen aber kaum, welchen konkreten Nutzen sie aus solchen Plattformen ziehen, da sich jener nur schwer quantitativ abschätzen lässt. Noch immer stehen qualitative statt quantitativ-monetäre Aspekte im Vordergrund. Der folgende Artikel präsentiert einen methodischen Ansatz, um Business-Portale quantitativ zu bewerten.
Durch die Einführung eines Business-Portals werden letztlich die Geschäftsprozesse elektronisch unterstützt. Ausserdem kann mit solchen Plattformen die Abwicklung von Geschäftsprozessen optimiert werden. Business-Portale er-möglichen basierend auf Webtechnologien den zentralen Zugriff auf personalisierte Inhalte, rollenbasierte Prozesse sowie Funktionen und stellen entsprechende Kollaborationswerkzeuge bereit. Charakterisierend für Business-Portale sind auch die Verknüpfung von Geschäftsprozessen sowie der Austausch von Informationen zwischen heterogenen Anwendungen und verteilten Anwendern über eine Portalplattform.
Mit Business-Portalen lassen sich Fehler-, Infrastruktur- und Schulungskosten reduzieren und Prozesszeiten verkürzen. Aber auch eine Erhöhung der Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit oder ein verbesserter Informationsgrad können durch Business-Portale erreicht werden.
Es existieren Ansätze, die versuchen, einige dieser Effekte zu messen. Allerdings gibt es noch keinen Ansatz, der konsistent versucht, Effekte einer Portaleinführung so weit wie möglich zu quantifizieren. Bei IT-Investitionen ist es immer noch weit verbreitet, Nutzenaspekte eher qualitativ zu beschreiben und wenn überhaupt nur einzelne Aspekte monetär zu beziffern. Es ist zwar wichtig, qualitative Nutzenargumente in die Entscheidungsfindung einfliessen zu lassen, der Schwerpunkt sollte aber auf quantitativ-monetären Nutzen- und Kostenaspekten liegen. Sogenannte ROI-Berechnungen von IT-Dienstleistern sind allerdings streng genommen Etikettenschwindel. Wirtschaftlichkeitsberechnungen fokussieren insbesondere den Total Cost of Ownership (TCO); Ertrags- und Nutzenaspekte bleiben eher vage. Dies ist oft auf die Interessen von IT-Anbietern sowie Schwierigkeiten bei der monetären Quantifizierung zurückzuführen. Gerade die Quantifizierungsprobleme werden allerdings oft überbetont.
Ein methodischer Ansatz, um Business-Portale zu bewerten, soll im Folgenden dargestellt werden. Ausgangspunkt ist die Erarbeitung der Bereiche eines Unternehmens, die von einer Portaleinführung tangiert werden. Dieser erste Schritt nennt man «Definition of Subjects». Subjects können bestimmte Prozesse, Teilprozesse oder Funktionalbereiche darstellen. In diesem ersten Schritt sind Unternehmen oftmals in der Lage, spontan Prozesse oder Abteilungen zu benennen, welche hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität Defizite besitzen und insgesamt effizienter ausgestaltet werden könnten. Wichtig ist es dabei, die zu optimierenden Prozesse in ganz konkrete Einzelprozesse zu zerlegen. Damit ist die Grundlage geschaffen, die Kosten, aber auch den Nutzen von Business-Portalen, möglichst ge-nau zu quantifizieren.
Im zweiten Schritt (Determination of Effects) geht es darum, zu bestimmen, welche Effekte durch eine Portaleinführung entstehen. Diese können sowohl intra- als auch interorganisationaler Ausprägung sein.
In einem dritten Schritt (Determination of Values) werden die abgeleiteten Effekte dann monetär quantifiziert.
Dieser methodische 3-Schritte-Ansatz und damit die Ermittlung des Value of Change (VOC) für eine Portallösung sollten mit einem Mix an Hilfsmitteln und Ins-trumenten erarbeitet werden. Hilfreich sind Workshops und Interviews für die erste Phase (Definition of Subjects).
Für den zweiten Schritt sind insbesondere Checklisten zur Identifikation der Effekte zu empfehlen, während der dritte Schritt prinzipiell durch den Value of Change gekennzeichnet ist. Dieser ist der Barwert aller Mehrumsätze und Einsparungen, die durch eine Portaleinführung ausgelöst werden. Er kann berechnet werden, wenn man von in etwa gleichbleibenden jährlichen Effekten ausgeht und den TCO in einmalige Investitionen und laufende Betriebskosten trennt.
Mittelständler müssen flexibel sein, um langfristig im Geschäft zu bleiben. Ein mittelständischer Händler (Verkauf und Vermietung) aus dem Bereich Baumaschinen und Zubehör ist Vertriebspartner eines weltweit agierenden Herstellers. Das Wachstum des Händlers ist strukturbedingt begrenzt, so dass die führende Position des Unternehmens nur gestärkt werden kann, indem die Firma die vorhandenen Ressourcen effizienter nutzt und zusätzlich neue Geschäftsfelder erschliesst.
Um effizienter zu werden, hat das Unternehmen das Optimierungspotential sämtlicher Arbeitsabläufe analysiert. Alle betroffenen Mitarbeiter wurden bei der Analyse und Neugestaltung der relevanten Teilprozesse im Rahmen von Workshops und Interviews direkt einbezogen. Das Unternehmen hat als «Subjects» den Funktionsbereich «Vertrieb/technische Beratung» sowie den Auftragsabwicklungsprozess definiert. In der zweiten Phase wurden anhand von Checklisten die folgenden «Effects» identifiziert:
? Reduktion der Durchlaufzeiten, was zur besseren Wettbewerbsposition und damit zu Mehrumsatz respektive zu mehr Deckungsbeiträgen führt
? Reduktion der Fehlerkosten im Vertrieb und der technischen Beratung
? Einsparungen in der IT-Infrastruktur
? Einsparungen von Überstunden
? Mehrumsatz in Vertrieb und Management durch Zeitersparnis
Wichtig erscheint in Phase zwei eine zwanglose und rein inhaltliche Diskussion der Effekte. Eine Quantifizierung bereits in dieser Prozessphase wirkt sich üblicherweise negativ aus. Die Zielsetzung der zweiten Phase sollte lediglich die Ableitung der inhaltlichen Effekte einer Portaleinführung sein. Einen Nutzen stiftet bereits die bewusste Auseinandersetzung mit den Effekten einer Portaleinführung.
Im dritten Schritt (Determination of Values) wird die Grundlage für die Berechnung des Value of Change (VOC) geschaffen. Je festgelegtem Effekt wird ein Wert (Einsparung oder Mehrumsatz) zugeordnet. Wenn zum Beispiel die laufenden Betriebskosten pro Jahr rund 300’000 Franken betragen und von einem jährlichen Value of Change von 800’000 Franken ausgegangen wird, dann ergibt sich bei Einführungskosten, die zwischen 500’000 und einer Million Franken liegen, noch ein Payback von unter zwei Jahren.
Der Nutzen von Business-Portalen ist also durchaus monetär abschätzbar. Dazu müssen insbesondere die Effekte der Portaleinführung aufgezeigt werden, wie beispielsweise weniger Fehlerkosten, Einsparungen bei der IT-Infrastruktur sowie die Reduktion von Prozesszeiten, was wiederum zu geringeren Lagerkosten und einer verbesserten Wettbewerbssituation führt. Allerdings sind hier auch die Deckungsbeiträge zu berücksichtigen, die nun zusätzlich zu erzielen sind.
