Wir bewegen uns in einer nie gekannten, schnelllebigen und von starker Konkurrenz geprägten Geschäftslandschaft. Mit Enterprise-Resource-Planning- oder kurz ERP-Lösungen bleiben Unternehmen wettbewerbsfähig und behalten Schlüsselkomponenten im Griff; darunter Buchhaltung, Lieferketten-, Projekt- und Servicemanagement sowie Vertrieb und Compliance.
Moderne ERP-Systeme erfüllen dabei die spezifischen Anforderungen von Unternehmen, ohne dass aufwändige Individualisierungen erforderlich sind. Sie lassen sich nicht nur gut in unterschiedliche Geschäftssysteme integrieren, sondern ermöglichen eine schnelle Datenverarbeitung auch in mobilen Umgebungen. Schlankere ERP-Varianten sind dabei prädestiniert für den Einsatz in mittleren und kleinen Unternehmen. Vor allem dann, wenn diese in besonders volatilen Umfeldern agieren.
Mittlerweile erschwert jedoch das grosse ERP-Tool-Spektrum für sämtliche Branchen die Wahl der besten Lösung. Deshalb hilft eine graduelle Sondierung im Vorfeld, um mögliche Kostenfallen zu umgehen. Zunächst sind die Ziele des eigenen Unternehmens und die spezifischen Anforderungen zu bestimmen, die an das ERP-System gestellt werden. Das schliesst auch konkrete Probleme und Engpässe innerhalb der bestehenden Geschäftsprozesse ein. Ebenfalls zu stellen ist die Frage, welcher Etat und Zeitrahmen für die ERP-Implementierung zur Verfügung steht. Bei der Finanzplanung sind Lizenzkosten, Implementierungskosten, Schulung des Personals und Unterstützung seitens des Anbieters zu berücksichtigen.
Ein ERP-System sollte skalierbar, benutzerfreundlich und integrationsfähig sein. Unternehmen sollten also auf eine Lösung setzen, die qualitativ und quantitativ mit dem eigenen Wachstum mithalten kann. Dazu zählt auch, dass die Benutzeroberfläche für Mitarbeiter in den wesentlichen Punkten intuitiv bedienbar und flexibel genug ist.
Bevor Mitarbeiter effizient mit dem ERP-System arbeiten können, müssen allerdings die branchenspezifischen Anforderungen erfüllt sein. Zu fragen wäre also: Inwieweit entspricht eine Lösung den Anforderungen des jeweiligen Marktumfelds und welche spezialisierten Module oder Funktionen bietet sie? Neben den marktspezifischen Anforderungen müssen ERP-Systeme darüber hinaus übergeordneten Erfordernissen entsprechen. In Zeiten von Cyberkriminalität haben Informations- und Datensicherheit Priorität.
Erfüllt ein ERP-System die genannten Kriterien, steht eine weitere wichtige Entscheidung im Raum: Ist eine Cloud- oder eine On-Premises-Lösung passender? In einem weiteren Schritt müssen die Reporting- und Analysefunktionen des ERP-Systems untersucht und mit dem Bedarf abgeglichen werden. Das kontinuierliche Monitoring sollte wesentlicher Bestandteil der ERP-Nutzung sein. Ebenso wichtig ist die umfassende Schulung für Mitarbeiter, schliesslich sind sie es, die täglich mit dem ERP-System arbeiten werden. Das Change-Management sollte bei ERP in jedem Falle mitgedacht und Angestellte vor und auch während der Nutzung fortgebildet werden.
Ein ERP-Projekt ist ein fortlaufender Prozess, der kontinuierlichen finanziellen Aufwand, regelmässiges Monitoring und gutes Change-Management bedarf. Nur wer die ERP-Reise gut vorbereitet angeht, wird auf lange Sicht das aus ERP rausholen, wofür es gedacht ist: Kostenersparnis, Effizienzsteigerung und Wettbewerbsfähigkeit.
