Vom persönlichen Headset bis zum Collaboration-Board

Hybrides Arbeiten ist längst zur Normalität geworden. Gemäss einer aktuellen Studie von Unisys sind 87 Prozent der Mitarbeitenden der Meinung, dass ein Hybridmodell ein effektives Arbeitsumfeld schafft. Einer der wichtigsten Motivationsfaktoren für die Belegschaft ist gemäss der Studie die Standortflexibilität, die die Vereinbarung von Beruf und Privatleben vereinfacht. Aber auch die Arbeitsleistung wird dadurch positiv beeinflusst.

Die Ausgangslage ist somit klar und als Unternehmen sollte man sich die Frage stellen, welche Komponenten es braucht, um hybrides Arbeiten möglichst sinnvoll umzusetzen. Nur wenn die Hardware und die Technologie auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden sowie die Software abgestimmt sind, können die Vorteile von Hybrid Work ganz ausgeschöpft werden.


Welche Hardware also brauchen die einzelnen Mitarbeitenden und wie sollte das Büro ausgestattet sein, um einen effizienten Einsatz moderner Communication- und Collaboration-Lösungen wie Microsoft Teams zu ermöglichen? Hierauf gibt es keine allgemeingültige Antwort. Folgendes Equipment ist jedoch unabdingbar und, obwohl es zum Teil vielleicht offensichtlich klingt, heute längst noch nicht überall Standard, wie die Praxis zeigt.

Notebook: Das Herzstück der Grundausstattung für hybrides Arbeiten ist ein leistungsstarkes und leichtes Notebook, das zudem über einen anständigen Akku verfügt, um mehrere Stunden damit arbeiten zu können. Für Videocalls unterwegs ist zudem eine Webcam Pflicht – oder man nimmt eine externe Webcam mit, die noch optimaler platziert werden kann. Um komfortabler arbeiten zu können, ist weiter ein externer, also zweiter Bildschirm zu empfehlen, der einfach via USB-C angeschlossen wird. Zudem kann darauf in einer kleinen Runde auch etwas präsentiert werden, wenn zum Beispiel kein Beamer oder Monitor zur Verfügung steht. Diese mobilen Monitore finden in der Notebook-Tasche Platz und lassen sich somit problemlos mitführen.

Dockingstation: Um einfach zwischen stationärer und mobiler Arbeitsweise wechseln zu können, gehört auch eine ­Dockingstation zur Grundausstattung. Sinnvollerweise hat man eine fixe Dockingstation im Büro und eine im Home Office. Falls das Notebook noch etwas älter ist, sollte die ­Dockingstation über eine Vielzahl zusätzlicher Anschlüsse verfügen, wie zum Beispiel USB-, HDMI- oder Displayport-­Schnittstellen, Ethernet-Ports sowie Audio-Buchsen. Dadurch können zusätzliche Peripheriegeräte wie Tastaturen, Monitore und Drucker problemlos angeschlossen werden. Immer mehr setzt sich aber der USB-C-Anschluss durch, über welchen die Stromversorgung sowie die Datenkommunikation gewährleistet ist.


Zusätzliche Monitore: Bei der Arbeit im Büro und auch im Home Office empfehlen sich zusätzliche Monitore, idealerweise mit gebogenen Screens. Curved-Bildschirme bieten den Vorteil, dass sie ein immersives Seherlebnis ermöglichen. Aufgrund der Krümmung wird ausserdem das optimale Sichtfeld eines Betrachters im Gegensatz zu einem flachen Monitor komplett ausgenutzt. Es kommt somit zu keiner Verzerrung am Bildrand. Dank der zusätzlichen Bildschirmfläche kann man verschiedene Dokumente und Anwendungen gleichzeitig geöffnet haben und muss nicht immer hin und her wechseln. Dies ermöglicht ein besseres Multi-Tasking und vereinfacht die Übersichtlichkeit. Ausserdem ist die Arbeit mit verschiedenen Monitoren auch ergonomisch gesehen besser. Durch die Grösse der zusätzlichen Monitore nimmt man eher eine aufrechte Position ein und auch für die Augen sind Screens mit einem breiteren Durchmesser von Vorteil.

Kommunikationsgeräte: Headsets mit Mikrofon sind wichtig, um eine einwandfreie Audioqualität zu gewährleisten. Besonders für die Arbeit in Grossraumbüros empfehlen sich Kopfhörer mit Rauschunterdrückung, die Umgebungsgeräusche herausfiltern. Ebenfalls ist im Büro eine externe Webcam notwendig. Selbst wenn beim Notebook eine Kamera eingebaut ist, öffnet man dieses am Arbeitsplatz in der Regel nicht, wenn es an die Monitore angeschlossen ist.

Zusätzliche Peripherie-Geräte: Für jeden Mitarbeitenden unabdingbar sind eine Maus und eine Tastatur, egal ob das Notebook bereits mit einem Touchdisplay ausgestattet ist oder nicht.

Weitere mobile Geräte: Smartphones oder Tablets sind nicht Pflicht, aber sehr hilfreich, gerade um auf E-Mails und Daten auch ohne Laptop Zugriff zu haben.

Neben der genannten Hardware ist es natürlich wichtig, auch sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden effektiv ortsunabhängig, zeitgleich und auf verschiedenen Geräten auf Unternehmensdaten zugreifen und diese bearbeiten können. Microsoft Teams in Kombination mit Sharepoint und Onedrive ist wohl die bekannteste Plattform dafür. Es gibt aber auch Alternativen von Herstellern wie Cisco, Google oder Zoom, welche je nach Anforderungen sinnvoll sind.

Smarte Videokonferenzlösungen für Meetingräume

Nachdem die Mitarbeitenden ausgerüstet sind, stellt sich die Frage, mit welcher Technik das zentrale Büro versehen werden soll. Gerade die Ausstattung der Meetingräume ist von grosser Bedeutung für die Zusammenarbeit in hybrid arbeitenden Teams. Es braucht smarte Videokonferenzlösungen, sodass es bei ­Meetings nicht drauf ankommt, ob jemand im Raum sitzt oder remote teilnimmt. Diese Lösungen müssen einfach bedienbar sein, sodass auch Personen ohne IT-Kenntnisse mit einem Klick eine Videokonferenz starten können. Für Meetingräume empfiehlt sich daher folgende Hardware und Software:

Monitore an der Wand: Im Idealfall gibt es für Videokonferenzen zwei grosse Monitore an der Wand oder auf Rollwagen. Auf einem werden die Teilnehmer eingeblendet, auf dem anderen kann man eine Präsentation teilen. Beamer, um eine Präsentation an die Wand zu projizieren, werden immer weniger eingesetzt. Moderne Monitore müssen auch nicht mehr manuell eingeschaltet werden, sondern sie starten beim Betreten des Meetingraums von sich aus und schalten sich nach einer bestimmten Zeit auch wieder selbst aus. Das lästige ­Suchen von Fernbedienungen gehört der Vergangenheit an.


Kamera mit integrierten Lautsprechern und Mikrofonen: Eine gute Bildqualität ist wichtig, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer im Meetingraum gut sichtbar sind. Eine Kamera muss deshalb mindestens eine Full-HD-Auflösung aufweisen. Die Kamera sollte ausserdem einen breiten Blickwinkel haben, damit sie den ganzen Raum abdeckt und so alle Teilnehmer erfasst werden. Eine Schwenkfunktion ermöglicht es zusätzlich, dass sich die Kamera bewegen und so den Fokus auf den Sprecher richten kann. Gute Lautsprecher und eine deutliche Audiowiedergabe sind ebenfalls wichtig.

Collaboration Boards: Diese «digitalen Flipcharts» bieten viele Vorteile: Man kann darauf unendlich viel notieren und skizzieren. Zudem ist damit auch gleich alles digitalisiert und man muss keine Papier-Charts abfotografieren und archivieren. Je nach Integration können die erarbeiteten Themen direkt per E-Mail verschickt oder gespeichert werden.

Touchdisplay: Die heutigen Videokonferenzsysteme lassen sich mit nur einem Klick starten. Dazu befindet sich auf dem Meetingtisch ein kleines Touchdisplay, auf dem die anstehenden Termine angezeigt werden. Diese werden automatisch, beispielsweise aus den Outlook-Kalendern, gezogen.

Sharing-Adapter: Mittels eines Sharing-Adapters, der am Notebook eingesteckt wird, kann eine Präsentation mit einem Klick kabellos auf einen Monitor geteilt werden.

Raumreservationssystem: Mit einem Raumreservationssystem, das sich direkt mit Outlook synchronisiert, kann man gleichzeitig den Raum buchen und den Videokonferenztermin aufsetzen. Zudem wird der Termin automatisch auf dem Touchdisplay im Meetingraum angezeigt, was die Organisation eines Videocalls sehr effizient gestaltet. Ein Raumreservationssystem ist aber keine Voraussetzung für ein erfolgreiches Videomeeting, sondern mehr ein praktischer Zusatz.

Mit diesen Geräten ist man sehr gut aufgestellt. Es gibt heutzutage ausserdem noch einige zusätzliche Features, um hybride Meetings noch interaktiver zu gestalten als noch vor ein paar Jahren. Bei Microsoft Teams gibt es beispielsweise das Front Row Layout, das in Microsoft-Teams-Meetingräumen verfügbar ist und die Verbindung zwischen persönlichen und virtuellen Meeting-Teilnehmern fördert. So wird die Videogalerie am unteren Rand des Bildschirms auf Augenhöhe platziert, womit die Teilnehmer im Meetingraum mit den Remote-Teilnehmern natürlicher interagieren können – ähnlich, wie wenn sie sich im Raum befänden. Das Layout maximiert ausserdem den Screen und der geteilte Inhalt wird auf dem Bildschirm zentriert. Nebst den teilnehmenden Personen werden auch zusätzliche Meeting-Funktionen wie der Chat und Live-Reaktionen auf dem Hauptbildschirm angezeigt.

Stabile Upload- und Download-Geschwindigkeiten sind Pflicht

Nebst der Meetingraum-Ausstattung macht es Sinn, im zentralen Büro auch gedämpfte Telefonboxen aufzustellen. Diese bieten den Mitarbeitenden Raum, um vertrauliche Gespräche zu führen oder sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, ohne von anderen gestört zu werden.

Eine zentrale Komponente, die man beim Ausbau eines hybriden Arbeitsumfeldes bedenken muss, ist zudem die Cybersicherheit. Das A und O ist dabei die Sensibilisierung der Mitarbeitenden. Schulungen zu den Gefahren von Phishing-Angriffen und betrügerischen E-Mails spielen dabei eine grosse Rolle. Selbstverständlich ist auch eine zuverlässige und schnelle Internetverbindung unerlässlich, um sowohl im Büro als auch von einem Remote-Arbeitsplatz aus effektiv arbeiten zu können. Stabile Upload- und Download-Geschwindigkeiten sind die ­Basis, um reibungslose Videokonferenzen und den Zugriff auf Cloud-Dienste sicherzustellen.


Wenn man all diese Punkte beachtet, ist man als Unternehmen auf jeden Fall bereit für ein effizientes Arbeiten und eine erfolgreiche Zusammenarbeit, auch wenn nicht alle im selben Raum sitzen.

Der Autor

Christian Funke ist Business Development Manager Communication Services bei Ricoh Schweiz. Das für seine Druck- und Dokumentenmanagementlösungen bekannte Unternehmen bietet inzwischen auch zahl­reiche Communication Services, AV- und Collaboration-Lösungen an, die hybrides Arbeiten effizient gestalten und eine optimale Zusammenarbeit ermöglichen.