Effiziente Geschäftsprozessoptimierung mit Microsoft-Tools

In den vergangenen Jahren hat sich die Microsoft Power Platform zu einer der bedeutendsten Integrationslösungen für Geschäftsanwendungen entwickelt. Sie ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse durch Anwendungen wie Power BI, Power Apps, Power Automate, Power Pages oder Power Virtual Agents zu optimieren und zu automatisieren.

Durch eine immer tiefere und umfangreichere Integration innerhalb des Microsoft-Ökosystems, wie zum Beispiel in Dynamics 365, Forms, Planner oder Excel, bietet die Power Platform Firmen umfangreiche Möglichkeiten und Optimierungspoten­ziale für ein effizienteres und effektiveres Arbeiten. Auch Drittsysteme können über sogenannte Data Connectors nahtlos angebunden werden, ohne die Notwendigkeit individueller Programmierung.


So konnten in den letzten Jahren zahlreiche Innovationen erheblich beschleunigt werden, auch hierzulande. Aber schauen wir uns die verschiedenen Elemente der Power Platform doch zuerst im Detail an.

Power BI: Leistungsstarke Datenanalyse und Datenvisualisierung
Power BI ist ein leistungsstarkes Werkzeug für die Datenanalyse und -visualisierung, das es ermöglicht, komplexe Datenmengen in verständliche, interaktive Dashboards und Berichte zu verwandeln. Diese Funktionen helfen Unternehmen, fundierte Entscheidungen zu treffen, indem sie Einblicke in Echtzeit gewinnen und zukünftige Trends vorhersagen können. Die Integration von Power BI in die Power Platform eröffnet zudem die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und zu analysieren, um ganzheitliche Geschäftserkenntnisse zu gewinnen.

Power Apps: Anpassbare Geschäftsanwendungen für alle
Mit Power Apps können Unternehmen massgeschneiderte Geschäftsanwendungen erstellen, ohne auf komplexe Programmierung zurückgreifen zu müssen. Die Low-Code-Plattform ermöglicht es Anwendern, Apps für mobile und Desktop-­Geräte zu entwickeln, indem sie einfach vorgefertigte Komponenten per Drag-and-Drop kombinieren. Power Apps integriert sich nahtlos in andere Dienste der Power Platform und unterstützt die Verwendung von Daten aus verschiedenen Quellen, einschliesslich Dynamics 365, Sharepoint, Excel und mehr.


Power Automate: Effiziente Prozessautomatisierung
Power Automate, ehemals bekannt als Microsoft Flow, ist ein Dienst zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, der es ermöglicht, repetitive Aufgaben und komplexe Arbeitsabläufe zu automatisieren. Durch die Verwendung von vorgefertigten Konnektoren kann Power Automate nahtlos in über 300 Anwendungen und Dienste integriert werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Unternehmen können von dieser Automatisierung profitieren, indem sie menschliche Fehler reduzieren, die Effizienz steigern und den Mitarbeitern ermöglichen, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.

Power Virtual Agents: Intelligente Chatbots für den ­Kundensupport
Power Virtual Agents ist ein Tool zur Erstellung von KI-basierten Chatbots, die den Kundensupport und die Interaktion automatisieren können. Mit einer einfachen, visuellen Schnittstelle und ohne Programmierkenntnisse können Unternehmen Chatbots erstellen, die Kundendaten abrufen, Fragen beantworten und Probleme lösen können. Die Integration von Power Virtual Agents in die Power Platform ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen Chatbots und anderen Anwendungen, um den Kundenservice weiter zu verbessern.

Power Pages: Revolution der Anwendungsentwicklung
Power Pages baut auf der Microsoft Power Platform auf und erweitert deren Funktionalität durch die Integration von benutzerfreundlichen Webdesign-Tools und flexiblen Gestaltungsmöglichkeiten. Mit Power Pages können Anwender ohne tiefgehende Programmierkenntnisse ansprechende und funktionale Webseiten erstellen, indem vorgefertigte Komponenten und Vorlagen genutzt werden. Die Drag-and-Drop-Oberfläche ermöglicht eine intuitive Bedienung und erleichtert den Einstieg.

Zu diesen Anwendungen gesellt sich der erst vor Kurzem neu vorgestellte Co-Pilot für die Power Platform, der nun übergreifend das Erstellen einer Prozessautomatisierung mit einer «natürlichen», also menschlichen Eingabe, ohne Code-Kenntnisse ermöglicht. Die KI-Unterstützung im Zusammenspiel mit der Power Platform vermindert somit die Hürde für technisch nicht so versierte Anwender, in Eigeninitiative logische und kreative Prozesse sowie Apps zu erstellen. Man spricht dabei auch vom sogenannten Citizen Developer.

Methodik und Symbiose mit Power Platform

Soweit zum Aufbau der Power Platform und ihren Anwendungen. Um die Arbeitsabläufe innerhalb eines Unternehmens zu analysieren, optimieren und effizienter zu gestalten, ist es in einem ersten Schritt notwendig, die Geschäftsprozesse zu modellieren. Die Modellierung solcher Prozesse kann auf verschiedene Weise erfolgen. Hier einige der traditionellsten Methoden und Techniken:

Business Process Model and Notation (BPMN):
BPMN ist eine standardisierte grafische Notation zur Darstellung von Geschäftsprozessen in Diagrammen. Sie bietet eine leicht verständliche, visuelle Darstellung der Abläufe und ermöglicht es, die Prozesse auf einer höheren Ebene zu analysieren. BPMN umfasst verschiedene Elemente wie Aktivitäten, Ereignisse, Gateways und Datenobjekte, um die verschiedenen Aspekte eines Prozesses abzubilden.


Data Flow Diagrams (DFD):
DFDs sind eine weitere visuelle Technik, um Geschäftsprozesse darzustellen. Sie konzentrieren sich auf den Fluss von Daten innerhalb eines Systems und die Interaktionen zwischen verschiedenen Komponenten. DFDs helfen dabei, die Struktur eines Prozesses besser zu verstehen und mögliche Schwachstellen oder Engpässe zu identifizieren.

Unified Modeling Language (UML):
UML ist eine allgemeine Modellierungssprache, die zur Darstellung von Software- und Geschäftsprozessen verwendet werden kann. UML umfasst eine Reihe von Diagrammtypen, wie Aktivitätsdiagramme, Sequenzdiagramme und Anwendungsfalldiagramme, die zur Modellierung von Geschäftsprozessen eingesetzt werden können.

Prozesslandkarten (Process Maps):
Prozesslandkarten bieten eine grafische Darstellung der Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Geschäftsprozessen innerhalb eines Unternehmens. Sie helfen dabei, die Gesamtstruktur der Prozesse zu verstehen und mögliche Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Was hat all dies nun mit der Power Platform zu tun? Der richtige Schraubendreher zur richtigen Schraube. Genauso wie die in diesem Abschnitt erwähnten Methoden und Techniken jeweils ein Werkzeug sind, ist die Power Platform ein enorm starkes Universaltool für die Umsetzung. Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt eine Prozess-Abbildung in Power Automate oben auf dieser Seite.

Prozessintegration bei GS1 Schweiz

Wie eingangs erwähnt, setzen bereits auch viele Schweizer Unternehmen auf die Power Platform von Microsoft. Zu ihnen gehört beispielsweise die Schweizer Niederlassung der international bekannten Organisation GS1 aus Bern, die die Power Platform unternehmensweit implementiert und nahtlos mit der etablierten Schweizer ERP-Lösung Abacus verknüpft hat.

GS1 hat insbesondere in der Bildungsabteilung Prozesse und Abläufe einheitlich und systematisch über die Power Platform abgebildet. Dieser Schritt führte dazu, dass diverse Insellösungen überflüssig wurden und heute stattdessen eine einheitliche, zentrale Plattform zum Einsatz kommt. Zudem umfasste die Implementierung auch die Integration einer spezifischen Schulverwaltungssoftware. Dies alles trägt zu einer verbesserten Koordination und Organisation innerhalb der Bildungseinheit bei, die infolgedessen effizienter und zielgerichteter arbeiten und sich auf die Erreichung ihrer strategischen Ziele konzentrieren kann.


Neben der Bildungsabteilung konnten aber auch die restlichen Geschäftseinheiten der GS1 erheblich von der Einführung der Power Platform sowie Dynamics 365 profitieren. Die Interaktion mit externen Kunden konnte erhöht, vereinfacht und gewisse Abläufe wie zum Beispiel die E-Mail-Ablage, Terminplanung, allgemeine Notizen sowie die Dokumentenablage optimiert werden. Stammdaten können nun dank Systemunterstützung und der Prozessoptimierung schneller erstellt und Änderungen ebenso einfach und schnell nachvollziehbar gemacht werden. Dies schaffte insgesamt Transparenz und Verständnis, was vor der Implementierung nicht gänzlich und aufgrund der Limitierungen des alten Systems nicht möglich war.

Optimierung von Kontrollen bei der Gebäudeversicherung St. Gallen

Auch die Gebäudeversicherung St. Gallen profitiert von der Microsoft Power Platform. Ihr obliegt unter anderem die Verantwortung in Bezug auf die Überwachung und Umsetzung der gesetzlichen Vorschriften für Blitz- und Brandschutzkontrollen im Kanton St. Gallen. In diesem Zusammenhang wurde für die Kontrolleure als auch für den Innendienst mit Power Apps eine neue, mobile Anwendung als zentrale Plattform zur Planung und Durchführung der Kontrollen entwickelt, die über eine Integration in eine bestehende Legacy-Lösung verfügt.

In Bezug auf die Geschäftsabläufe wurden alle Berührungspunkte der Kundeninteraktionen sorgfältig untersucht und die Prozesse entsprechend an diesen zentralen Abläufen ausgerichtet und modelliert. Dank klar differenzierbarer Nutzergruppen wie Immobilienverwaltern, Eigentümern und beauftragten Unternehmen im Bereich Brand- und Blitzschutz war es möglich, die Kernprozesse dieser Anspruchsgruppen zu identifizieren und adäquat abzubilden. Auch das Zusammenspiel der unterschiedlichen Nutzergruppen konnte in einem einheitlichen Prozessfluss abgebildet werden.


Darüber hinaus wurde die App mit diversen kartografischen Anwendungen kombiniert, die den WMTS-Standard (Web Map Tile Service) nutzen, und auch eine Anbindung an SAP und eine Kundenplattform wurde realisiert. Diese Integration erweitert die Funktionalität der Anwendung und ermöglicht es den Mitarbeitenden der Gebäudeversicherung St. Gallen unter anderem, auf geografische Daten und Kartenmaterial zuzugreifen, um ihre Inspektionen und Kontrollen präziser und effektiver durchzuführen. Insgesamt konnte die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden so deutlich erleichtert und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet werden.

Erhöhte Effizienz und besserer Kundenservice

Die Beispiele zeigen: Die Power Platform hat sich als wertvolle Lösung für KMU etabliert, die ihre Geschäftsprozesse optimieren und automatisieren möchten. Durch die Integration von Power BI, Power Apps, Power Automate, Power Pages und Power Virtual Agents bietet Microsoft eine umfassende und benutzerfreundliche Umgebung zur Datenanalyse, Anwendungsentwicklung, Prozessautomatisierung und Kundeninteraktion. Firmen können von einer erhöhten Effizienz, einer besseren Entscheidungsfindung und einem optimierten Kundenservice profitieren und so ihren digitalen Wandel vorantreiben.

Der Autor

Lukas Frischknecht ist Gründer und Partner von Avantic, einem Microsoft-Partner im Bereich Dynamics 365 sowie Power Platform. Sein umfassendes Wissen und seine Erfahrung machen ihn zu einem geschätzten Berater für Unternehmen, die ihre Kernprozesse durch den Einsatz von Microsoft-Services optimieren und verbessern möchten.