Die Arbeitswelt hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Die Digitalisierung ist dank der Pandemie schneller vorangeschritten als ursprünglich erwartet. Dies hatte und hat auch Auswirkungen auf das Druckverhalten der Mitarbeitenden und entsprechende Printing-Infrastrukturen, die modernisiert werden müssen.
Die erste Frage, die man sich stellen sollte, wenn es darum geht, das Thema Drucken angesichts des geänderten Arbeitsumfeldes in Unternehmen neu zu gestalten, lautet: «Was ist der aktuelle Bedarf an Printing-Infrastruktur und wie wird sich dieser in den nächsten Jahren entwickeln?». In den letzten Jahren konnte ein Rückgang beim Druckvolumen beobachtet werden. Dieses hat sich zwar im weiteren Verlauf etwas erholt, jedoch ohne das vorherige Niveau zu erreichen. Das liegt zum einen an einer breiten Akzeptanz von Home-Office-Ansätzen und zum anderen an einer gestiegenen Nachfrage nach Digitalisierungslösungen.
Wichtig ist, sich als Unternehmen ausserdem darüber klar zu werden, welche Prozesse in Zukunft noch durch Printing-Funktionalitäten unterstützt werden müssen, um ein effizientes Arbeiten im hybriden digitalen Arbeitsumfeld zu ermöglichen. Was bedeutet aber ein hybrides Arbeitsumfeld in diesem Zusammenhang? Ein zentraler Punkt ist, dass Mitarbeitende von überall her und zu jeder Zeit Zugriff auf ihre Dokumente haben müssen. Dabei spielt es keine Rolle, ob sie im Büro oder im Home Office arbeiten. Für die Ausarbeitung einer modernen Printing-Infrastruktur gilt es somit zwei unterschiedliche Ebenen zu berücksichtigen: die Infrastruktur am Remote-Arbeitsplatz, also zum Beispiel im Home Office, sowie die Infrastruktur im zentralen Büro.
Drucken am Remote-Arbeitsplatz zulassen?
Printing am Remote-Arbeitsplatz bedeutet in vielen Fällen, dass Dokumente unkontrolliert ausgedruckt und möglicherweise liegen gelassen werden. Dies ist aus einer Sicherheitsperspektive bedenklich, da je nach Wohnsituation vertrauliche Dokumente Mitbewohnern oder Besuchern in die Hände fallen. Darum müssen sich Firmen zum einen fragen, ob sie das zulassen wollen und zum anderen, wo der Sinn darin besteht, Dokumente im Home Office auszudrucken. Was passiert mit den ausgedruckten Dokumenten? Wieso kann der Mitarbeitende sie nicht digital nutzen?
Gedruckte Dokumente können nach der Bearbeitung auch nicht mehr einfach mit anderen geteilt werden. Somit sollten sich Firmen gut überlegen, ob es im dezentralen Remote-Office wirklich noch Printer braucht oder ob es nicht sinnvoller wäre, stattdessen in eine Software für das Dokumentenmanagement zu investieren. Dies hat den Vorteil, dass Dokumente wie Rechnungen, Gutschriften oder Mahnungen digital verschickt werden. Das spart Zeit, Geld und Ressourcen und die Arbeitsabläufe lassen sich schneller und effizienter gestalten. Durch die Vergabe von Benutzer- und Administratorenrechten regelt das Dokumentenmanagementsystem ausserdem, wer Informationen einsehen, bearbeiten und weitergeben darf. So wird dem Sicherheitsaspekt Rechnung getragen.
Printing im zentralen Büro überdenken
Nebst dem Remote-Arbeitsplatz gilt es, bei einer modernen Printing-Infrastruktur wie erwähnt auch die Umgebung im Büro zu berücksichtigen. Hier stellt sich die Frage, wie viele Printer nötig sind und mit welchen Apps und welchen Software-Lösungen diese ausgestattet werden.
Je mehr man sich mit der Sinnhaftigkeit des reinen Papierdruckens auseinandersetzt, desto mehr wird man zum Schluss kommen, dass die Printing-Infrastruktur zu zentralisieren und zu redimensionieren ist. «Comfort Printing», also Drucken aus Gewohnheit und weil es gerade bequem erscheint, gilt es zu vermeiden. Die Multifunktionsprinter werden im Laufe dieser Entwicklung mehr und mehr zum Kommunikationshub, der die Mitarbeitenden untereinander vernetzt.
Bei der Implementierung einer modernen Printing-Umgebung muss man sich ebenfalls überlegen, ob eine On-Premise-, eine Cloud- oder eine Hybridlösung für das Unternehmen geeignet ist. Man sollte sich dabei unter anderem die folgenden Fragen stellen:
- Wie sollen die Verwaltung von Druckeranschlüssen, die Speicherung von Druckertreibern, Zugriffskontrollen und Authentifizierungen geregelt sein?
- Ist das Unternehmen in der Lage, alle Drucker immer auf dem neuesten Stand der Technik und gut gewartet in Betrieb zu halten?
- Wie viel Zeit benötigt das IT-Team für die Überwachung und Wartung aller Druckgeräte?
- Wie werden Druckaufträge in der Warteschlange gehandhabt?
- Wie sieht es mit dem Thema Pull Printing aus und wie können Sicherheitsstandards eingehalten werden?
Lokale vs. Cloud-basierte Drucklösungen
Im Hinblick auf ein hybrides Arbeitsumfeld macht eine Cloud-Lösung auf jeden Fall Sinn und je nach Unternehmen ist es empfehlenswert, dazu noch eine On-Premises-Infrastruktur beizubehalten. Die Vorteile einer Cloud-Lösung sind zum einen, dass man keine Kosten für einen eigenen Server aufwenden muss. Ebenfalls sind bei einer Cloud-Lösung die Kosten für die IT-Mitarbeitenden geringer, denn notwendige Updates und Wartungsarbeiten sind bereits inkludiert. So ist die Software immer auf dem neuesten Stand. Auch zusätzliche Funktionen oder Schnittstellen lassen sich einfach zur Cloud-Lösung hinzubuchen.
Cloud-basierte Drucklösungen ermöglichen es den Mitarbeitenden ferner, von jedem Ort aus auf gemeinsame Drucker zuzugreifen und drucken zu können, solange diese in das Unternehmensnetzwerk eingebunden und entsprechend konfiguriert sind, um mit der Cloud-Lösung zu arbeiten. Die Sicherheit der Daten und Backups sind durch den Provider gewährleistet. Wichtig ist das Thema Datenschutz. Je nach Land und Gesetzen müssen die Cloud-Server im eigenen Land oder der EU gehostet sein.
Die Vorteile einer On-Premises-Lösung hingegen sind die besseren Monitoring- und Reporting-Funktionalitäten sowie die Steuerungs- und Gruppierungsfunktionen. Ausserdem ist man unabhängiger bei der Konfiguration und der individuellen Weiterentwicklung der Lösung. Einigen Firmen ist es zudem wichtig, dass die Daten auf ihren eigenen Servern gespeichert sind, was bei On-Premises natürlich gegeben ist.
Sicher Drucken dank Pull Printing
Bei der Implementierung einer modernen Printing-Infrastruktur ist es also wichtig, sich der Vor- und Nachteile von On-Premise- sowie Cloud-Ansätzen bewusst zu werden. Der Anbieter einer Cloud-basierten Druckmanagement-Plattform sollte die Druckinfrastruktur besser beziehungsweise mit weniger Aufwand verwalten und überwachen können als das eigene IT-Team. Er sollte ausserdem proaktiv Vorschläge einbringen, wie Druckprobleme remote gelöst und damit Ausfallzeiten minimiert werden können.
Das Thema Sicherheit ist ein weiterer, entscheidender Aspekt bei der Erneuerung der Print-Infrastruktur. Wie kann sichergestellt werden, dass die Daten und Dokumente von den richtigen Personen eingesehen werden? Pull Printing, auch Follow-me Printing genannt, ist von zentraler Bedeutung, da Mitarbeitende so bei allen Druckern im Unternehmen, bei denen sie freigeschaltet sind, drucken können. Das Unternehmen behält den Überblick über die Anzahl der Druckaufträge und auch die Vertraulichkeit ist gewährleistet. Der Mitarbeitende identifiziert sich mit einem Badge und kann diejenigen Dokumente am Drucker abholen, die nur für ihn bestimmt sind.
Ein weiterer Vorteil des Pull Printings ist, dass Druckjobs auch gelöscht werden können, da sie vielleicht schon nicht mehr aktuell sind oder sich nach dem Absenden des Druckjobs als fehlerhaft herausgestellt haben. Unnötig gedruckte Seiten werden so vermieden. Nach der Authentifizierung können auch weitere Funktionen gewählt werden wie das Scannen von Dokumenten und das direkte Versenden an eine E-Mail-Adresse.
Mobile Printing und weitere individuelle Bedürfnisse
Eine weitere Möglichkeit, die Mitarbeitenden heute zur Verfügung gestellt werden sollte, sind Lösungen, die mobiles Drucken ermöglichen. Mitarbeitende oder Gäste können mit ihrem Smartphone oder Tablet ihre Dokumente auf einem gewünschten Gerät ausdrucken. Dies bringt mehr Flexibilität und Informationen können schneller miteinander geteilt werden. Ein BYOD-Ansatz (Bring your own Device) bringt aber auch Herausforderungen mit sich, wenn es darum geht, mobile Drucklösungen in die Netzwerkinfrastruktur eines Unternehmens zu integrieren. Deshalb ist es wichtig, klare Richtlinien aufzustellen hinsichtlich der Sicherheit der gewählten mobilen Printlösung.
Vor allem grössere Unternehmen wählen häufig eine hybride Printing-Infrastruktur, da sie von den Vorteilen von Cloud- und On-Premises-Lösungen profitieren möchten. Wichtig ist auf jeden Fall, dass die Modernisierung der Printing-Umgebung sorgfältig bedacht und den individuellen Bedürfnissen eines Unternehmens gerecht wird. Vor der Implementierung einer modernen Printing-Infrastruktur sollte man sich also vor allem über eine Frage im Klaren sein, nämlich welche Infrastruktur noch benötigt wird und wie die Mitarbeitenden diese nutzen werden.
Der Autor
Stefan Knup ist Business Consultant bei
Ricoh Schweiz. Das Unternehmen bietet Services und Beratungsleistungen sowie Software und Hardware für das Dokumentenmanagement und begleitet Firmen mit Tools, Technologien und Expertise auf dem Weg zu einem vollständig digitalen Arbeitsplatz.
Stefan Knup, Business Consultant, Ricoh Schweiz (Quelle: Ricoh)
