Umfangreiche Online-Geschäftslösung für KMU

Die Reihe neuer Online-Geschäftslösungen für KMU reisst nicht ab. Nach Bexio, Swiss21.org und Klara ging im September 2021 eine neue Lösung namens Atlanto ins Netz. Das gleichnamige Start-up, das für die Entwicklung und den Betrieb der Plattform verantwortlich zeichnet, ist ein Spin-off der Helvetia Versicherung. Atlanto verspricht Vorteile wie «Einfache Buchhaltung» und «Auf ins digitale Zeitalter» und will einfache Bedienung mit professionellen Systemen im Hintergrund kombinieren.

Vier Grundlösungen, unzählige Funktionen

Die Atlanto-Plattform teilt sich in vier Module für unterschiedliche Unternehmensaspekte auf, die getrennt abonniert werden können. Das Herzstück nennt sich Verkauf und Buchhaltung, besteht eigentlich aus zwei Untermodulen und deckt von der Offerte bis zur Rechnung den gesamten Verkaufsprozess und das Rechnungswesen ab, inklusive Finanzbuchhaltung und Banking-Anbindung sowie ein Produkte- und Dienstleistungskatalog. Der Funktionsumfang dieses Moduls ist äusserst umfangreich und dürfte die meisten administrativen Bedürfnisse von kleinen und grösseren KMU befriedigen. Dementsprechend ist es das «teuerste» Modul von Atlanto. Für bis zu drei User sind 39 Franken pro Monat zu entrichten, zehn User kosten monatlich 67 und 100 User 427 Franken pro Monat. Alle Preise gelten beim Abschluss eines Jahresabonnements und ohne Mehrwertsteuer, im Monatsabo sind die Kosten pro Monat, wie bei vielen Online-Diensten üblich, höher. Auf Frühling 2022 ist geplant, dass das Modul zusätzlich auch die Lohnbuchhaltung ermöglicht.

Im Abonnement für Verkauf und Buchhaltung ist das Zeitmanagement-Modul inbegriffen. Es dient dem Zeit- und Abwesenheitsmanagement mit Funktionen für die Zeiterfassung und Verwaltung der Arbeitszeit sowie die Administration von Ferien- und anderen Absenzen der Mitarbeitenden zu Preisen ab monatlich zehn Franken für drei User. Der Kontaktmanager, der völlig gratis genutzt werden kann, unterstützt die anderen Atlanto-Module als zentrales Tool fürs Kontakt- und Aufgabenmanagement mit einem Sales Funnel als Zusatzfunktion.


Das vierte Modul hilft beim Erstellen eines Businessplans und gibt ein Raster vor, das mit den wesentlichen Informationen gefüttert wird und als Resultat ein komplettes Businessplan-Dokument liefert – Anzahl User unbegrenzt, 10 Franken pro Monat. Die gesamte Plattform lässt sich einen Monat lang kostenlos testen, das Businessplan-Tool sogar sechs Monate lang. Über einen integrierten Marktplatz können weitere Dienste von Drittanbietern dazugebucht werden. Im Moment stehen hier ein Mailchimp-Export-Tool und eine Telefonie-Integration mit Leansync zur Wahl. Dazu kommt ein kostenpflichtiger Einrichtungsservice: Ein zertifizierter Atlanto-Treuhänder setzt zum Fixpreis von 450 Franken die Grundeinstellungen von Atlanto auf und richtet die Buchhaltung ein.

Einrichtung einfach, aber umfangreich

Bevor man Atlanto wirklich nutzen kann, muss zunächst ein User registriert und die Plattform danach mit den elementarsten Firmen- und Kontaktdaten auf das zu verwaltende Unternehmen personalisiert werden. Dabei erfasst man Angaben wie Firmenname, Sprache, Rechtsform und Firmenlogo. Als Nächstes folgen die Einstellungen für das Modul Verkauf und Buchhaltung. Für die Buchhaltung ist eine Vielzahl von Grundinformationen zu erfassen, von der Erstellung des Kontenplans – ein einfacher Kontenplan ist vordefiniert – über Angaben zu Bank- und Kassenkonten, Nummernkreisen, Mahnstufen und Mehrwertsteuer bis zur Erfassung einer Eröffnungsbilanz. Sodann können die restlichen Mitarbeitenden als User samt Rollen und Rechten erfasst werden. Für jeden Mitarbeiter lässt sich dabei festlegen, auf welche Module er zugreifen kann, ob er Administratorrechte hat und wer sein Vorgesetzter ist.

Nicht weniger umfangreich sind die Grundeinstellungen für den Verkaufsprozess. Für den Produktkatalog lassen sich etwa zusätzliche Produktfelder wie Farbe und Dimensionen aktivieren und Angaben wie Produktgruppen, Einheiten, Preistypen, Lieferarten und Zahlungsfristen definieren. Auch die Erfassung von Standardtexten für Offerten, Auftragsbestätigungen, Rüst- und Lieferscheine erfolgt in den Moduleinstellungen. Für die meisten Punkte sind allerdings bereits ziemlich sinnvolle Default-Werte voreingestellt, die man zunächst so übernehmen kann und allenfalls etwas später anpasst, bevor Aufträge und Buchungen en Masse hinzukommen.


Grundeinstellungen benötigt auch das Zeitmanagement-Modul. Hier muss man sich zuerst zwischen einer einfachen Zeiterfassung oder der Zuteilung der erfasstem Arbeitszeiten zu verschiedenen Projekten entscheiden. In unserem Test haben wir uns für Letzteres entschieden. In diesem Fall müssen als Erstes ein oder mehrere Projekte samt Stundensatz sowie dem jeweiligen Projekt zugeordnete Aufgaben erfasst werden. Bei der Erfassung der Arbeitszeiten ordnen die Mitarbeitenden dem Eintrag jeweils ein Projekt und eine Aufgabe zu – dies ermöglicht die Abrechnung des Arbeitsaufwands pro Projekt.

Auftragsbearbeitung komplett

Das Verkaufsmodul unterstützt das gesamte Auftragswesen von der Offerte über Auftragsbestätigung, Rüstschein und Lieferschein bis zu Rechnung und Gutschrift. Die Basis für alle Dokumente bilden die im Katalog erfassten Produkte und Dienstleistungen. Dabei lassen sich für jeden Eintrag zahlreiche Informationen erfassen, darunter Produkt-ID, Name, Bild, Beschreibung, Verkaufseinheit als Stückzahl, Gewicht, Volumen, Länge, Fläche oder Zeit, Lieferant, Ein- und Verkaufspreise mit Ertragskonto und Rabattierbarkeit sowie ergänzende Dateien.

Bei der Erfassung einer Offerte gibt man zunächst das passende Forderungskonto und den Kunden mit diversen Parametern wie Ansprechpartner, Lieferart und -datum an, danach die einzelnen Positionen und allenfalls einen Gesamtrabatt und einen Fusstext. Nach dem Speichern ist die Offerte im Status Entwurf erfasst. Später lässt sich der Status auf Gestellt und dann auf Angenommen oder Abgelehnt ändern. Hat der Kunde die Offerte angenommen, kann sie in die weiteren Dokumententypen Auftragsbestätigung, Rüstschein, Lieferschein und Rechnung umgewandelt werden. Dies alles geschieht in der Auftragsübersicht mithilfe eines Aufklappmenüs, das beim Klick auf die drei Punkte links in der Auftragszeile erscheint. Dieses Menü bietet zudem weitere Funktionen wie den Versand des Dokuments per E-Mail, die Erstellung eines PDF und die Anzeige des Verlaufs im Auftragsprozess.


Die Buchhaltung führt Atlanto beim Ausstellen von Rechnungen und bei Bankbewegungen automatisch nach. Beim Banking wird neben Direktanbindungen an verschiedene Banken und die Übermittlungen von Dateien in den ISO-20022-Formaten Pain.001 und Camt.053/054 auch das Postfinance-­E-Banking via EZAG unterstützt.

Zeiterfassung und Absenzenmanagement

Im Modul Zeitmanagement erfassen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten, je nach Einstellung entweder generell oder auf einzelne Projekte und Aufgaben heruntergebrochen. Dabei ist zu beachten, dass einem Projekt ein Start- und Enddatum zugeordnet sein kann. Dann lässt sich Arbeitszeit nur innerhalb dieses Intervalls auf das Projekt buchen. Es empfiehlt sich, für allgemeine Arbeiten mindestens ein Projekt und eine Aufgabe ohne zeitliche Einschränkung zu definieren, sonst können Aktivitäten allenfalls nicht erfasst werden.


Erfasst werden Arbeitszeiten entweder durch Starten/Stoppen eines Timers über den blauen Button oder durch manuelle Eingabe von Arbeitsbeginn und Arbeitsende. Gebucht werden kann nur zu den Zeiten, die beim aktuellen Arbeitsverhältnis definiert wurden. So lässt sich zum Beispiel ausschliessen oder erlauben, ob jemand am Sonntag oder spätabends Aktivitäten einbuchen darf. Die zweite Funktion des Moduls ist die Absenzenverwaltung. Mitarbeitende tragen hier ihre Abwesenheitsanfragen ein, die Vorgesetzte dann bestätigen oder ablehnen können. Dabei unterscheidet Atlanto in der Grundeinstellung zwischen Ferien, Militär/Zivilschutz und Weiterbildung, zusätzliche Optionen kann der Administrator in den Einstellungen definieren.

Kontaktmanagement und Kristallkugel

Der Kontaktmanager steht für beliebig viele User gratis zur Verfügung und lässt sich auch ohne die übrigen Atlanto-Module nutzen. Das Modul ermöglicht solides Kontaktmanagement für alle Geschäftspartner. Jedem Kontakt lassen sich neben Post- und E-Mail-Adresse sowie Telefonnummern Informationen zur Funktion, ein Bild sowie Adressgruppen (Kunde, Lieferant sowie selbst definierte Gruppen) und Tags zuordnen.

In der Detailansicht eines Kontakteintrags listet Atlanto alle Aufgaben, Bankkonten, Forderungen, Verbindlichkeiten, Notizen und Dokumente auf, die dem Kontakt zugeordnet sind. Ebenfalls angezeigt werden all jene Einträge im Sales Funnel, in die der Kontakt involviert ist. Der Sales Funnel ist eine interessante Zusatzfunktion des Kontaktmanagers, eine Art Kristallkugel, die Einblick in die zukünftige Auftragslage geben soll.


Dazu erstellt man für jeden möglichen oder bereits existierenden Auftrag einen Sales-Funnel-Eintrag. Darin werden der zu erwartende Erlös, der Kunde samt Ansprechperson, der im eigenen Unternehmen zuständige Mitarbeiter sowie der aktuelle Status erfasst – stufenweise von Verloren über verschiedene Chancen in Prozent bis zu Gewonnen. Im Menüpunkt Sales Funnel werden die Einträge zusammengefasst und das Ergebnis anschaulich dargestellt.

Ein Sales-Funnel-Eintrag lässt sich entweder über den entsprechenden Menüpunkt oder direkt beim betreffenden Kontakt anlegen. Was leider nicht möglich ist: Im Modul Verkauf zu einer Offerte oder einem anderen Dokument einen passenden Eintrag für den Sales Funnel generieren. Hier lässt die Integration der Module zu wünschen übrig.

Wenn wir schon bei den Missliebigkeiten sind: Gelegentlich mussten wir uns, obwohl eingeloggt, beim Klick auf einen Button wie Hinzufügen gleich nochmals anmelden. Das stört den Arbeitsablauf dann doch merklich. Ansonsten läuft Atlanto reibungslos mit ansprechend raschen Antwortzeiten. Einzig die erste Einrichtung der Module nimmt serverseitig etwas Zeit in Anspruch – allerdings bloss im niedrigen Minutenbereich.

Fazit

Atlanto erweist sich im Test als umfassende, solide Lösung für die Administration im KMU und vereint alle wichtigen Funktionen unter einem Dach in Form einer Web-Anwendung mit zumeist übersichtlicher Oberfläche ohne optischen Schnickschnack. Unter den bisher getesteten vergleichbaren Online-Lösungen bietet Atlanto die wohl umfangreichsten Einstellmöglichkeiten – vorteilhaft für Firmen mit individuellen Konfigurationswünschen. Wer weniger Individualität benötigt, dürfte mit den Default-Einstellungen ebenfalls gut fahren. Und auch preislich kann sich Atlanto durchaus sehen lassen: Da beim Herzstück-Modul Verkauf und Buchhaltung die Zeiterfassung gratis mitkommt, der Kontaktmanager ohnehin nichts kostet und das Businessplan-Tool satte sechs Monate gratis getestet werden kann, steht die Lösung im Vergleich nicht ungünstig da.

Positiv
+ umfassende Funktionalität
+ unzählige Einstellmöglichkeiten
+ preislich attraktiv


Negativ
- Funktionsumfang anfangs etwas über­wältigend
- Web-Anwendung noch nicht für Smart­phones optimiert

Hersteller/Anbieter
Atlanto

Preis
Buchhaltung/Verkauf ab Fr. 39.–/Monat (3 User); Zeiterfassung ab 10.–/Monat (3 User); Kontaktverwaltung gratis; Business­plan-Tool Fr. 10.–/Monat (Jahresabo, ohne MWSt)

Wertung
Funktionalität 5 von 6 Sternen
Bedienung 4,5 von 6 Sternen
Preis/Leistung 5 von 6 Sternen
Gesamt 5 von 6 Sternen (ubi)