Wo und weshalb eine standardisierte IT Sinn macht

Die Schweiz ist ein Land, in dem es sehr viele kleine und mittlere Unternehmen gibt, die über Jahre, wenn nicht gar Jahrzehnte gewachsen sind, und mit ihnen auch die IT-Infrastruktur. Dies hat dazu geführt, dass in vielen KMU die IT-Landschaft sehr heterogen ist, weil sie es gewohnt sind, erst dann neue Hardware anzuschaffen, wenn die im Einsatz stehenden Geräte entweder defekt oder veraltet sind. Somit stehen in vielen Firmen Geräte unterschiedlichen Alters und mehrerer Hersteller. Es dürfte hierzulande nur wenige KMU geben, die ihre Hardware von sich aus in regelmässigen Zyklen jeweils komplett austauschen, um auf dem neuesten Stand der Technik zu bleiben. Die Kosten dafür sind schlicht zu hoch. Doch der Takt der technologischen Innovationen hat sich beschleunigt, und erst kürzlich hat die weltweite Verbreitung des Coronavirus gezeigt, dass die Unternehmens-IT in der Lage sein muss, sehr schnell und flexibel auf neue Herausforderungen zu reagieren. Schon länger gibt es Service-Modelle für den Bezug und den Betrieb von IT-Infrastruktur, die eine solche Flexibilität versprechen, doch viele KMU tun sich schwer damit, das alte Fahrwasser zu verlassen.

Eine Frage der Sicherheit

Einer, der diese Entwicklung schon länger beobachtet, ist Adrian Müller, Managing Director von HP Schweiz: «Die meisten Unternehmen haben eine Geschichte. Und oft haben sie deshalb noch immer ein Sammelsurium an Geräten verschiedener Marken und Hardware-Generationen im Einsatz, das sich über die Zeit angehäuft hat. Dazu oft noch einen Server mit einer Backup-Lösung im Keller. Solange diese Infrastruktur läuft, ist die Welt in Ordnung, wenn aber ein Defekt auftritt, bricht schnell Panik aus, weil man unter Druck steht, schnell neue Hardware anzuschaffen und ja keine Daten zu verlieren. Als die Cloud kam, in der man die Daten sicher aufbewahren kann, waren viele Firmen skeptisch. Heute führt man nur noch selten Diskussionen über die Cloud. Kaum ein Unternehmen, das heute gegründet wird, würde sich einen eigenen Server ins Haus stellen.» Schaut man sich die Lage am Arbeitsplatz an, so zeigt sich laut Müller ein ähnliches Bild: «Die Skepsis gegenüber neueren Entwicklungen wie dem Device-as-a-Service-Modell ist gerade bei älteren Unternehmen noch weit verbreitet, während neu gegründete Firmen kaum selber Hardware einkaufen und betreiben würden.»


Wie der HP-Chef zu bedenken gibt, müsse man beim Kauf von Hardware nach Bedarf nämlich einiges mit einrechnen, das nicht unbedingt offensichtlich ist. Ein Grundproblem dieses althergebrachten Beschaffungsmodells sei beispielsweise die Sicherheit der Geräte und somit der Daten. Denn unterschiedliche Gerätegenerationen erfüllen in der Regel nicht dieselben Sicherheitsstandards. Neuere Geräte kommen mit Komponenten, die besser gegen neue Arten von Cyber-­Gefahren gewappnet sind. Ausserdem verfügen viele Unternehmen gar nicht mehr über die personellen Ressourcen, um moderne Angriffe abzuwehren. «Die Sicherheit der Geräte in einem heterogenen Fuhrpark zu gewährleisten, verschlingt wertvolle Ressourcen, die man sinnvoller einsetzen könnte. Hat man hingegen nur Geräte desselben Typs oder derselben, neueren Hardware-Generation, die von Spezialisten verwaltet werden, ist man deutlich besser geschützt. Unternehmen, die schon einmal Opfer einer Ransomware-Attacke waren, braucht man nicht mehr davon zu überzeugen. Es sind also oft noch äussere Einflüsse, die Unternehmen dazu bewegen, umzudenken und sich für ein Modell wie DaaS zu entscheiden», betont Müller.

Die ewige Kostenfrage

Dass viele Unternehmen noch nicht von sich aus auf den DaaS-Zug aufspringen, hat laut Adrian Müller auch damit zu tun, dass sie die Initialkosten für die Umstellung scheuen. Denn es gilt, die gesamte Infrastruktur zu erneuern, weil es wenig Sinn macht, nur einen Teil der Hardware im DaaS-Modell zu beschaffen und zu betreiben. IT-Dienstleister würden aber zunehmend dem Umstand Rechnung tragen, dass viele Unternehmen über eine historisch gewachsene IT verfügen, sagt Müller. So hätten sie damit begonnen, Kunden anzubieten, die bestehende Hardware zu übernehmen, sofern sie noch von Wert ist. Dieser Betrag wird dann beispielsweise mit den ersten Monatsraten des DaaS-Vertrags verrechnet. «Es gibt auch immer mehr DaaS-Anbieter, die in ihren Verträgen vorsehen, dass die Kunden gemietete Geräte, die sie nicht mehr benötigen, weil sie beispielsweise personelle Ressourcen abgebaut haben, zurückgeben können. Bezahlt wird nur, was gebraucht wird», so Müller. Dienstleister würden auch dazu übergehen, den Kunden bei einer Anfrage für den Kauf von Hardware zunächst eine Offerte für einen DaaS-Vertrag zu unterbreiten. Möchte dies der Kunde nicht, erhält er eine zweite Offerte für den Kauf der Geräte.

«Man darf jedoch nicht vergessen: Kauft man ein Notebook für einen neuen Mitarbeiter und dieser verlässt nach zwei Jahren das Unternehmen, dann liegt dieses Gerät erst einmal ungenutzt da. Kommt dann ein neuer Mitarbeiter, sollte man sich schon die Frage stellen, ob man ihm ein in die Jahre gekommenes Notebook überreichen will. Das wird heute von den Arbeitnehmern generell nicht sehr geschätzt und macht keinen guten Eindruck», weiss Müller. Er räumt aber auch ein, dass das DaaS-Modell auf lange Sicht nicht per se weniger kostet als der Kauf von Hardware aus verschiedenen, möglichst günstigen Quellen. «Wenn man einen PC kauft und ihn acht Jahre nutzt, dann ist das vermutlich günstiger, als einen zu mieten. Doch rechnet man die Zeit, die man dafür aufwenden muss, den PC über all diese Jahre in Schuss zu halten, indem man Updates aufspielt oder ihn repariert, dann sieht die Sache anders aus», ist Müller überzeugt.


Und beim Kauf ist das Geld erst einmal weg und steht dem Unternehmen nicht mehr zur Verfügung. «Problematisch wird es, wenn man in einen finanziellen Engpass gerät und keine Ressourcen mehr hat, um neue Hardware anzuschaffen. Vielleicht kann man die bestehende länger nutzen, aber irgendwann wird ein Austausch unausweichlich. Spätestens dann sollte man ein anderes Beschaffungs- und Betriebsmodell wie beispielsweise DaaS ins Auge fassen, bei dem die Kosten jährlich in die Betriebsausgaben fliessen», erklärt Müller.

Nachhaltigkeit und Umwelt

Offenbar weit verbreitet ist die Meinung, dass der regelmässige Austausch von Hardware nicht nachhaltig ist und die Umwelt unnötig belastet. Dieser Auffassung widerspricht Adrian Müller, der auch im Vorstand von Swico ist und sich mit Recycling auskennt: «Consumer-Geräte landen im Schnitt nach rund acht Jahren im Recycling. Sie werden allerdings schon früher ausgemustert und liegen dann noch ein oder zwei Jahre im Keller, bevor sie entsorgt werden. Das ist schade, denn so liegen wertvolle Ressourcen brach, die man im Recycling gut gebrauchen könnte, wie seltene Erden, die in verschiedenen Komponenten verbaut sind. Business-Geräte werden hingegen nach rund drei Jahren im Einsatz oft an einen Broker verkauft, der diese instand setzt und dann weiterverkauft, oft ins Ausland, wo sie nochmals mehrere Jahre genutzt werden. Und auch DaaS-Anbieter haben ein Interesse daran, die Geräte möglichst lange zu nutzen, beispielsweise, indem sie nach dem Austausch bei einem anderen Kunden eingesetzt werden, der vielleicht nicht unbedingt die neueste Hardware benötigt.» In diesem Sinne ist Device-as-a-Service sehr nachhaltig. Nicht nachhaltig ist laut Müller hingegen, Geräte nicht voll auszunutzen oder sie nicht sachgerecht zu entsorgen.

Standardisierung senkt die Komplexität

Neuere Modelle wie Device-as-a-Service zielen auf die Standardisierung der IT-Infrastruktur ab, weil so das Management der Hardware enorm vereinfacht wird. Sie lohnen sich deshalb vor allem für Unternehmen, deren Mitarbeitende vornehmlich Standard-Hardware und -Software benötigen. Anders sieht es aus, wenn eine ­grössere Zahl von Mitarbeitenden spezifische Hardware benötigt, weil sie beispielsweise besonders leistungshungrige Software einsetzen. Hier stösst die Wirtschaftlichkeit von Beschaffungs- und Betriebsmodellen wie DaaS an ihre Grenzen. «Wenn ein Unternehmen ganz spezifische Anforderungen an die Hardware hat und viele unterschiedliche Geräte benötigt, womöglich noch von verschiedenen Herstellern, dann ist das im DaaS-Modell zwar unter Umständen möglich, doch es kostet dementsprechend», erklärt Müller. Je höher also die Heterogenität der benötigten Hardware ist, desto komplexer und kostspieliger wird die Umsetzung von Device-­as-a-Service.

Adrian Müller sieht im Betreiben einer homogenen IT-Landschaft weitere Vorteile: «Bei HP setzen wir eine Monitoring Software ein, mit der wir die Telemetriedaten der Geräte unserer Kunden überwachen und deren Leistung sowie Auslastung messen können. Dabei stellen wir immer wieder fest, dass in vielen Unternehmen die meisten Rechner für die ihnen zugedachten Aufgaben völlig überdimensioniert und deshalb eigentlich zu teuer sind, während man an anderen Orten Notebooks nutzt, die ständig am Anschlag laufen und die man eigentlich durch mobile Workstations ersetzen müsste.» Darüber hinaus ermöglichen solche Überwachungs-Tools auch, bei Komponenten wie beispielsweise SSDs erste Anzeichen ­eines Defekts zu erkennen. So können Techniker diese austauschen, bevor der Defekt auftritt. «Predictive Maintenance funktioniert jedoch nur dann wirklich gut, wenn ähnliche Geräte im Einsatz stehen, für die auch die entsprechenden Ersatzteile vorhanden sind», führt Müller aus.


Letztlich sei die Wahl einer Hardware-­Strategie aber auch eine Frage der Einstellung, sagt Adrian Müller: «Entweder ich traue mir zu, alles selbst zu machen, und bin auch bereit, die Zeit für die Beschaffung und den Betrieb der Hardware und Software für mein Unternehmen zu investieren, oder ich konzentriere mich auf mein Kerngeschäft und übergebe die Verantwortung für die IT-Infrastruktur in die Hände von Spezialisten. Es wird nach wie vor Unternehmen geben, die ihre Hardware lieber kaufen, wenn sie sie brauchen, aber Modelle wie DaaS sind klar auf dem Vormarsch.» (luc)