Managed Print Services ist der am weitesten verbreitete Fachbegriff für Dienstleistungen rund um die Druckinfrastruktur eines Unternehmens. In den meisten Fällen wird darunter verstanden, dass der Kunde eine Service-Dienstleistung bezieht, die er mittels dem sogenannten Click-Preis pro Kopie bezahlt. Diese Service-Dienstleistung beinhaltet bei den meisten Anbietern den Einsatz eines Service-Technikers vor Ort oder per Remote und die automatische Anlieferung des Toners zum Gerät. Verschiedene Hersteller bieten auch noch weiterführende Dienstleistungen wie ein einfaches Reporting oder die Aktualisierung der Firmware an. Mit Managed Document Services wird dieser Dienstleistungsbereich erweitert. Hier steht nicht mehr die Dienstleistung rund um den Drucker oder den MFP im Vordergrund, sondern die Betrachtung des vor- und nachgelagerten Informationsverarbeitungsablaufes eines Druckgerätes. Zusätzlich werden oft auch IT-relevante Themen für die Ein- und Anbindung des Druckers angeboten. Die ganzheitliche Betrachtung bezieht sich immer auf den gesamten Produktlebenszyklus, der über mehrere Jahre dauert. Welche Vorteile soll die Erweiterung von Managed Print Services zu Managed Document Services nun Unternehmen bringen?
Wirtschaftlicher Wandel, Druck auf die Gewinnspanne, geforderte Umsatzsteigerung bei gleichzeitig rigoroser Kostenkontrolle – dies sind die täglichen Themen, denen sich KMU in der Schweiz heute stellen müssen. Zusätzlich ist die Informationsflut eine stetig zunehmende Herausforderung für Unternehmen. Eine riesige Masse an Informationen steht mit einem Mausklick zur Verfügung. Diese Entwicklung kann zur Überforderung der Mitarbeiter führen. Zusätzlich kommen in IT-Abteilungen neue Aufgaben hinzu. Die IT muss sich nicht mehr nur um PC, Server und Software kümmern, sondern auch um Cloud-Lösungen, Informationssicherheit, Datenmanagement und Archivierung. Mit all diesen Änderungen stellt sich die Frage, ob sich die IT-Verantwortlichen noch auf ihre Prioritäten konzentrieren können. Erschwerend kommt hinzu, dass die Mitarbeiter typischerweise aus drei Generationen bestehen, den Baby Boomers, den Vertretern der Generation X und den Millenials. Die IT-Affinität und die Arbeitsweise dieser Generationen unterscheiden sich markant. Mobilität und Standortunabhängigkeit sind heute die gewünschten Standards. Dies verlangt – je nach Einsatzgebiet – nach neuen Fähigkeiten bei den IT-Mitarbeitern.
Nicht bloss eine Investition
Bei der Bewältigung all dieser Herausforderungen kommen die Managed Document Services ins Spiel. Mit dem Umsetzen eines entsprechenden Konzeptes können IT-Leiter die Verantwortung der ganzen Informationsverarbeitung rund um die Scan- und Printinfrastruktur an einen Partner abgeben. Was beinhaltet ein solches Managed-Document-Services-Konzept? Wichtig dabei ist, dass das Unternehmen bereit ist, das Konzept nicht nur als Investition in eine neue Hardware-Infrastruktur zu sehen. Es geht um mehr. Es geht darum, die Grundlage zu schaffen, um als KMU einen Schritt in die Richtung von digitalen Arbeitsplätzen zu gehen. Die Umsetzung erfolgt in drei Schritten: Der erste Schritt ist die Analyse und Optimierung des Geräteparks. Beim zweiten Schritt geht es um das Erbringen einer kontinuierlichen Serviceleistung, um die erzielten Verbesserungen und Einsparungen zu festigen. Der dritte Schritt widmet sich der Optimierung der Arbeitsabläufe.
Beim ersten Schritt, der Analyse und Optimierung des Geräteparks, sollen die verwendete Scan- und Print-Infrastruktur sowie auch die Arbeitsweise und die Bedürfnisse der Mitarbeiter integriert werden. Dies kann durch Vor-Ort-Begehungen und zusätzliche Online-Assessments erfolgen. Die eruierten Resultate geben die Grössenordnung und das Potential eines Managed-Document-Services-Konzepts vor. Die nachfolgende Umsetzung der Geräteoptimierung wird durch den Partner unterstützt mit der Vorkonfiguration der Geräte, einer reibungslosen Planung und Durchführung des Rollouts und mit Rücknahme der veralteten Geräte sowie einer bedürfnisgerechten Schulung der Mitarbeiter. Da viele Print-Infrastrukturen heute nicht mehr ohne Software-Applikationen auskommen, lohnt es sich, die Integration und Konfiguration davon im Back-end mit einem IT-Service-Dienstleister in Anspruch zu nehmen. Print Partner, welche ihr ganzes IT-Services-Know-how einbringen können, sind hier im Vorteil.
Mit dem gemeinsamen Definieren eines Service Operation Manual legt das Unternehmen mit seinem Printing-Partner im zweiten Schritt die Grundlage für eine Festigung der gesetzten Einsparungsziele. Die kontinuierliche Verwaltung und Optimierung des Gebrauchs der Geräte, ein standardisiertes Incident Management und Eskalationskonzept sowie ein aktives Reporting über die ganze Vertragsdauer sind dabei sinnvolle Inhalte.
Im dritten Schritt geht es nun darum, die Arbeitsabläufe zu optimieren. Ausgehend von dem Erfassen von Informationen (Capture – Scan), dem Verarbeiten von Informationen (Transform) und dem kundengerechten Ausgeben und Verteilen von Informationen (Manage the Output) können Unternehmen mit Hilfe eines Partners sinnvolle Dokumentenabläufe finden. Um einen Skalierungseffekt zu erreichen, lohnt es sich, den Fokus auf repetitive Abläufe zu legen. Solche Abläufe sind beispielsweise die Debitoren- und Kreditorenrechnungsabläufe, Lieferschein- und Logistikabläufe oder allgemeine Archivierungsabläufe. Mit Hilfe von Document Management Software können diese Abläufe automatisierter, sicherer und standortunabhängiger gestaltet werden.
Dies sind nur die ersten Schritte in Richtung eines digitalen Arbeitsplatzes. Weitere Möglichkeiten sind die mobile Verfügbarkeit von Informationen sowie die standortunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit der Mitarbeiter. Mit der Integration von hybriden Cloud-Diensten kann einerseits die Verfügbarkeit erhöht und andererseits die stufengerechte Datensicherheit garantiert werden. Mit interaktiven Whiteboards und modernen Kommunikationsmitteln werden die Kreativität, Flexibilität und Erreichbarkeit der Mitarbeiter erhöht. Einer modernen Work-Life-Balance steht somit nichts mehr im Weg.
Empfehlungen
Bei der Auswahl eines Partners ist es von Bedeutung, dass dieser die ganze Bandbreite der Dienstleistungen im Rahmen eines Managed-Document-Services-Konzeptes anbieten kann. Die Integration von IT-Services und Enterprise-Content-Management-Lösungen gehört ebenfalls dazu. Einen einzigen Ansprechpartner zu haben, gibt Sicherheit und notwendige Flexibilität.
Ein Managed-Document-Services-Konzept ist grundsätzlich unabhängig von der Firmengrösse. Die meisten Skalierungseffekte kommen aber erst ab 50 Büroarbeitsplätzen zum Tragen. Es gibt aber immer wieder Beispiele von kleineren Unternehmen, bei denen spezifische Veränderungen und Investitionen sehr stark zu einer gesteigerten Effizienz und erhöhten Zufriedenheit der Mitarbeiter geführt haben.
Als Fazit ist zu sagen, dass sich Unternehmen mit einem Managed-Document-Services-Konzept stärker auf ihr Kerngeschäft fokussieren können, indem sie einen Teil der Verantwortung für den digitalen Arbeitsplatz an einen professionellen Partner abgeben. Ein zeitgemässes Druck- und Dokumentenmanagement gibt die Möglichkeit, interne Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu erhöhen.
Der Autor
Luc Beaud, Ingenieur der grafischen Industrie und diplomierter Betriebswirtschafter, ist als Business Development Manager zuständig für die Entwicklung der Managed Document Services bei Ricoh Schweiz. Er unterstützt Firmen in der ganzen Schweiz in der Auswahl ihres Serviceportfolios auf dem Weg zum digitalen Arbeitsplatz.
