Notebooks und Smartphones gehören heute in den meisten Unternehmen zur Standard-ICT-Ausrüstung der Mitarbeitenden. Sie ermöglicht ihnen, über eine sichere Anbindung ans Unternehmensnetzwerk (Remote Access Services) zeitlich und örtlich unabhängig zu arbeiten. Neben den dafür notwendigen Minimalfunktionen wie E-Mails bearbeiten und Dokumente austauschen ist es inzwischen in vielen Unternehmen auch möglich, per Chat-Tool oder Videokonferenzen spontan mit Kolleginnen und Kollegen in Kontakt zu treten und die Bildschirm-Ansicht zu teilen.
Obwohl diese Voraussetzungen in vielen Unternehmen bereits seit mehreren Jahren gegeben sind und somit mobiles, ortsunabhängiges Arbeiten technisch möglich wäre, haben sich flexible Arbeitsmodelle bis heute nicht breit etabliert. Ein eindeutiges Indiz dafür sind die täglichen Pendlerströme, die sich jeweils morgens und abends in einem Zeitfenster von eineinhalb Stunden auf ein Maximum verdichten. Die Folge sind Platzmangel, Stau- oder einfach nur Ärger. Ergänzend zu kostenintensiven Ausbauten der Verkehrsinfrastruktur sucht die SBB als führendes Mobilitätsunternehmen der Schweiz nach neuen Lösungen die Hauptverkehrszeiten zu entlasten.
Mehr Produktivität, höhere Lebensqualität und weniger Ärger für Pendler
In der Feldstudie «WorkAnywhere» untersuchte die SBB in Zusammenarbeit mit Swisscom und unter wissenschaftlicher Führung der Fachhochschule Nordwestschweiz das Potenzial sowie verschiedene Einflussfaktoren mobilen Arbeitens zur Entlastung des Pendlerverkehrs. Dazu gestalteten 230 Versuchsteilnehmende ihre Arbeit so, dass sie die Hauptverkehrszeiten umgingen und stattessen zuhause oder zu anderen Tageszeiten von unterwegs aus arbeiteten.
Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass mit flexiblen Arbeitsmodellen die Arbeitszufriedenheit und Produktivität gesteigert werden können. Ein Grund dafür ist, dass Mitarbeitende die Arbeit zeitlich freier gestalten können und sie so eher in produktiven Phasen erledigen. Zudem wurde deutlich, dass bereits kleine Verhaltensänderungen der Pendler grosse Wirkung erzielen: Falls alle Bahn-Pendler mit grundsätzlich flexiblen Arbeitszeiten nur 20 Prozent ihrer Fahrten auf Zeiten ausserhalb der Stosszeiten verlagern, würden die Züge zur Hauptverkehrszeit um sieben Prozent entlastet. Die Möglichkeit, mobil und damit ortsunabhängig zu arbeiten, entspricht daher einer Win-Win-Win Situation: Arbeitgeber, Mitarbeitende und Pendler können davon profitieren. Aus diesem Grund steuert die SBB konsequent in diese Richtung und fördert – wo möglich und sinnvoll – flexible Arbeitsformen aktiv.
Ganzheitliche ICT-Arbeitsplatzkonzepte als Basis der flexiblen Zusammenarbeit
Für die Akzeptanz und damit den Erfolg ortsunabhängigen (Zusammen-)Arbeitens ist das ICT-Arbeitsplatzkonzept entscheidend: Ein ganzheitlicher Ansatz muss die Anforderungen am Arbeitsplatz, in Gebäuden und Räumen, unterwegs und zuhause berücksichtigen.
Folgendes Beispiel verdeutlicht dies: Die SBB ist im Begriff ihre Standorte zu zentralisieren: In Bern Wankdorf, Olten und Zürich-Altstetten entstehen neue Bürokomplexe, die alle nach dem sogenannten Multispace-Konzept gestaltet werden. Den Mitarbeitenden stehen in diesen Gebäuden je nach Art der zu erledigenden Arbeit verschiedene Umgebungen zur Verfügung: Es gibt Zonen, die für Projektarbeit ausgelegt sind, solche, die konzentriertes Arbeiten erlauben, und wieder andere, die den kreativen Austausch fördern. Daneben gibt es Begegnungszonen, Kommunikationsinseln zum Telefonieren oder eine Dachterrasse, um sich bei der Arbeit auch mal im Freien inspirieren zu lassen. Je nachdem, welche Arbeit man gerade verrichtet, platziert man sich in der dafür geeigneten Zone.
Die ICT Ausstattung im Gebäude und die persönliche ICT Ausstattung der Anwender sind auf diese Arbeitswelt ausgerichtet und unterstützen die Mobilität im und ums Gebäude optimal. Dazu gehören Bürotische mit einfachen Verbindungen für Laptops und Smartphones, Follow Me Print Services, um unkompliziert an einem x-beliebigen Drucker ausdrucken zu können oder die Inhouse-Abdeckung mit Mobilfunk für Smartphones, damit diese auch im Gebäude als primäres Telefon eingesetzt werden können. Für Heimarbeit oder das Arbeiten unterwegs sind die Mitarbeitenden mit Smartphones und Laptops ausgestattet, mit denen sie ohne Einschränkung auf das Unternehmensnetzwerk zugreifen können.
Flexibles Arbeiten erfordert einen neuen Führungsstil: Geführt wird nicht mehr nach Präsenzstunden, sondern leistungs- und ergebnisorientiert. Wichtig ist auch, dass Unternehmen ihre Erwartungen im Umgang mit der Technologie und an die Zusammenarbeit klar äusseren und den Mitarbeitenden sinnvolle Hilfen anbieten. . Genannt sei hier exemplarisch die Regelung der Erreichbarkeit zuhause, während und ausserhalb der Arbeitszeit oder der Umgang mit Heimarbeit und Präsenz im Team. Auch sind kulturelle Aspekte zu berücksichtigen: Als Grundvoraussetzungen für flexible Arbeitsmodelle in performanten und erfolgreichen Teams sehen wir eine Vertrauenskultur, die eigenverantwortliches Handeln und Arbeiten der Mitarbeitenden unterstützt.
Bring your own Device (BYOD): Individualisierung erlaubt
Bei der SBB ist der mobile Zugriff aufs Unternehmensnetzwerk mittels Smartphone, Tablet und/oder Notebook beim grössten Teil des Büropersonals bereits eine Selbstverständlichkeit. Viele nutzen dazu auch private Geräte. Das ist möglich dank eines etablierten BYOD-Services: Durch die sichere Einbindung ins Unternehmensnetzwerk können die privaten Tablets, Smartphones oder Notebooks problemlos als Komplementärgeräte neben der Standardausrüstung für die tägliche Arbeit verwendet werden. Die SBB übernimmt dabei die Kosten für die Integrationsleistungen und den Datenkonsum, die Mitarbeitenden kommen für die Beschaffung und den Unterhalt der Geräte auf. Der BYOD-Ansatz stösst auf grosses Interesse: Aktuell sind über 5000 private Tablets und Smartphones auf Basis iOS ins Unternehmensnetzwerk eingebunden, und rund 2000 Anwender nutzen Anwendungen auf privaten Laptops oder PCs über Remote Access. Die Anzahl der BYOD Endgeräte wird weiter steigen, wobei künftig auch Laptops oder PCs stärker angebunden werden sollen.
Mit einer sinnvollen, zielgerichteten Flexibilisierung des ICT-Arbeitsplatzes kann auch die demographische Entwicklung am Arbeitsmarkt berücksichtigt werden: Für junge Talente im Technologiebereich ist eine moderne und unkomplizierte ICT ein relevantes Entscheidungskriterium für einen Arbeitgeber und beeinflusst damit dessen Attraktivität am Markt. Für die SBB ein weiteres Argument, in einen modernen und flexiblen ICT-Arbeitsplatz zu investieren, um erfolgreicher im Wettbewerb um Talente bestehen zu können.
Den digitalen Graben schliessen
Die SBB geht aber noch einen Schritt weiter: Nicht nur das Büropersonal soll digital erreichbar sein, sondern auch die eher operativ tätigen Mitarbeitenden. Sie werden mit einem mobilen Gerät (Smartphone oder Mini-Tablet) ausgerüstet und so mit dem Unternehmen digital verbunden sein. Mit dieser Basisausstattung wird eine rasche Information der Mitarbeitenden gewährleistet, Vernetzung und Wissensaustausch gefördert und die Basis für eine flächendeckende Digitalisierung einfacher Prozessschritte gelegt. Die angebotenen Unternehmensfunktionen sind dabei bewusst einfach gehalten, um den Ansprüchen der verschiedensten Berufsgruppen mit teilweise tiefem Anwenderwissen gerecht
zu werden.
Um die Arbeit tatsächlich mobiler und flexibler zu gestalten, braucht es jedoch mehr als das Bereitstellen der Infrastruktur und der Technologie. Um deren effiziente Verwendung sicherzustellen, sind gezielte Change-Massnahmen unabdingbar. Und hier schliesst sich der Kreis wieder: Die besten ICT-Konzepte sind nur erfolgreich, wenn sie im Einklang stehen mit der Kultur und der übergeordneten Unternehmensstrategie.
Andreas Blum, Mitglied der Geschäftsleitung SBB Informatik
SBB Informatik
Die SBB Informatik steuert und entwickelt die konzernweite IT-Landschaft der Schweizerischen Bundesbahnen und ist mit 850 Mitarbeitenden eine der grössten IT-Arbeitgeberinnen der Schweiz. Die SBB Informatik setzt jährlich über 100 grosse IT-Projekte um mit einem Gesamtvolumen von über MCHF 200. Die zwanzig grössten Projekte haben eine strategisch wichtige Bedeutung für die SBB und damit für den gesamten Wirtschaftsstandort Schweiz.
