DMS-Akzeptanz dank Integration

Peter Kunz, Inhaber des Hotels Post im malerischen Sargans, darf mit Sicherheit als technikaffiner Hotelier bezeichnet werden. So hat Kunz beispielsweise seine kleine Hotelbar so ausgerüstet, dass ein IT-System Getränke automatisch tippt, sobald sie aus der Getränkeschublade genommen werden. Ausserdem wird abends automatisch nachbestellt, was während des Tages konsumiert wurde, und die Gäste haben sogar die Möglichkeit, die Musik in der Hotelbar über ihr iPhone mitzugestalten.
Die Technikaffinität zeigt sich aber auch in der IT, die Kunz für den Betrieb seines Hotels mit 50 Zimmern und 97 Betten einsetzt. Während Dokumentenmanagement primär ein Thema für Grossunternehmen ist und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) selbst bei KMU aus technologienahen Branchen eher eine Seltenheit sind, ist im Hotel Post seit einigen Monaten ein DMS im Einsatz.

Pilot-Kunde für Proffix

Der Grund, warum sich der Hotelier 2011 entschieden hat, ein DMS einzuführen, ist einfach. Bis im vergangenen Jahr kümmerte sich die Mutter von Peter Kunz um die Archivierung der Dokumente, die im Hotelbetrieb angefallen sind – ganz klassisch in Ordnern und Aktenschränken. «Als sich meine Mutter aus dem Betrieb zurückzog, war für mich klar, dass ich diese Aufgabe nicht übernehmen will», erklärt Kunz. Also ist er vergangenes Jahr auf den Schweizer Business-Software-Hersteller Proffix zugegangen. Dies aus dem Grund, weil er für seinen Hotelbetrieb bereits seit Jahren auf die Lösung von Proffix setzt, die sämtliche Bedürfnisse des Hoteliers abdeckt – angefangen bei der Buchhaltung, über das Buchungssystem, die Ressourcenplanung und das CRM bis hin zur Lohnbuchhaltung. «Ich wusste, dass Proffix daran ist, ein Angebot für die Archivierung einzuführen, allerdings waren sie damals noch nicht ganz so weit. Jedoch war ich mit den Proffix-Produkten bis jetzt so zufrieden, dass ich mich entschieden habe, zu warten, bis das Archivierungssystem soweit in die Lösung implementiert ist, dass ich es in Betrieb nehmen konnte», so Kunz.

Tatsächlich war Proffix im vergangenen Jahr unter anderem damit beschäftigt, das Dokumentenmanagement des Schweizer Anbieters Kendox in seine Software zu integrieren. So ist es seit Anfang dieses Jahres möglich, dass Proffix-Anwender dank Vollintegration des DMS von Kendox (beide Produkte basieren auf Microsofts .Net) ihre Dokumente und Daten zentral verwalten und archivieren können.
Da sich Kunz’ Anfrage mit dem Integrationsprojekt überschnitten hat, hatte Proffix mit dem Hotel Post auch gleich einen Pilot-Kunden. Auch wenn das Software-Haus mit der DMS-Integration quasi Neuland betrat, ein anderes System zu evaluieren, kam für Peter Kunz nicht in Frage. Der Grund dafür ist schnell erklärt: «Ich bin der Meinung, dass man möglichst alle Bedürfnisse über eine einzige Anwendung abdecken sollte. Somit gibt es weniger Schnittstellen und das Handling ist deutlich einfacher. Ich empfehle jedem kleinen Unternehmen, wenn immer möglich, auf eine integrierte Lösung zu setzen.»

Rasche Inbetriebnahme

Die Inbetriebnahme des DMS im Hotel Post erfolgte durch Proffix selbst. «Dies war aber eine absolute Ausnahme», wie Robert Caduff, Software-Entwickler und Mitinhaber von Proffix erklärt. «Normalerweise wird die Implementation durch unsere Partner vorgenommen. Doch weil das Hotel Post der erste Kunde war, der die integrierte Kendox-Lösung in Betrieb genommen hat, haben wir das Projekt selbst begleitet.» Während dieser Einführung habe man auch noch einige Erkenntnisse gewonnen, wie man das DMS noch besser integrieren könnte – beispielsweise im Bereich Suche, ergänzt Caduff. Ansonsten sei die Inbetriebnahme eine kurze Sache gewesen, berichtet Peter Kunz. Nach der Installation habe es eine kurze Schulung gegeben, und dann habe man das Programm rund zwei Wochen lang getestet. Dabei wurden primär Dokumente aus dem letzten Jahr ins DMS eingelesen, diese aber parallel noch in Ordnern abgelegt. «So habe ich testen können, ob das System auch funktioniert», erklärt Kunz. Seit Ablauf dieses Tests aber bewahre er praktisch keine Dokumente mehr physisch auf.

Anpassungen an der IT-Infrastruktur des Hotels seien für die DMS-Einführung eigentlich keine nötig gewesen. Einzig einen Etikettendrucker musste Kunz anschaffen, weil das DMS so funktioniert, dass ein Dokument eingelesen wird und der Etikettendrucker daraufhin automatisch einen Strichcode ausspuckt. Dieser Strichcode wird dann auf das entsprechende Dokument geklebt, und das Dokument wird abgelegt. Wenn sich ein Stapel Dokumente angesammelt hat, werden diese eingescannt und dank dem Strichcode im DMS automatisch richtig zugeordnet – in der Regel einer Adresse im CRM. Danach ist es möglich, dieses Dokument sekundenschnell wieder zu finden, sich anzeigen zu lassen oder es zu versenden. Mit der Suche zeigt sich Kunz besonders zufrieden. «Früher musste ich unzählige Ordner durchwälzen, um ein bestimmtes Dokument wiederzufinden. Heute suche ich – als Beispiel – nur die Adresse, über die ich etwas finden will, und schon werden mit alle damit verknüpften Dokumente angezeigt.»
Nebst den physischen Dokumenten werden auch elektronische Dokumente wie E-Mails oder Offertanfragen im Hotel Post digital abgelegt. Dies jedoch nicht im Kendox-DMS, sondern im CRM von Proffix. Für die Zukunft sei aber geplant, dass der Nutzer selber wählen will, ob die elektronische Post auch ins DMS wandern soll, erklärt Robert Caduff. Abgelegt werden die Daten auf dem hauseigenen Server – natürlich mit redundanter Datenspeicherung. Hier konnte der bestehende Server weiterverwendet werden, der Speicherplatzbedarf des DMS sei überschaubar, wie Kunz berichtet.

Auf der sicheren Seite

Rückblickend bereut Peter Kunz in keinem Moment, ein DMS eingeführt zu haben. «Ich schätze, ich spare täglich 15 bis 30 Minuten dadurch, dass ich alle Dokumente elektronisch abgelegt habe und deshalb sofort wieder finde. Hinzu kommt, dass ich viel Platz spare. Allein für die Kreditoren benötigte ich früher vier bis fünf Bundesordner, die ich dann für sechs Jahre aufbewahrt hatte. Sie können sich vorstellen, wie viele Ordner hier im Haus zu finden waren.»
Zum Thema Dauer und Art der Aufbewahrung fügt Robert Caduff noch einen interessanten Punkt an. Man habe im Vorfeld der Kendox-Integration abzuklären versucht, wie es um die gesetzlichen Rahmenbedingungen bezüglich aus Aufbewahrung von Dokumenten – beispielsweise Kreditoren – bestellt ist. «Was geregelt ist, ist die Aufbewahrungsdauer, die zehn Jahre beträgt. Jedoch ist nicht klar definiert, in welcher Art die Dokumente archiviert werden müssen – beispielsweise auf welche Datenträger. Hinzu kommen Fragen wie die, ob die Dokumente nach der Archivierung unveränderbar sein müssen, ob die verwendete Software zertifiziert sein muss oder ob man die physischen Dokumente nach der Archivierung ebenfalls noch aufbewahren muss.»
In diesem Zusammenhang ist auch ein zusätzlicher Vorteil erwähnenswert, den Kunz nennt: Mit dem DMS bewahre man Dokumente auf, die man früher vielleicht nicht abgelegt hätte. Als Beispiel nennt Kunz die Korrespondenz mit dem RAV (Regionalem Arbeitsvermittlungszentrum). Diese Korrespondenz wird heute komplett elektronisch archiviert, und wenn das RAV heute anruft, um mitzuteilen, dass ein Dokument fehlt oder verloren ging – «was ab und an passiert» wie Kunz lachend anfügt – sei es ein leichtes, zum einen nachzuweisen, ob und an welchem Datum das Dokument eingereicht wurde, und es zum anderen nochmals zu schicken. «Früher mussten wir in so einem Fall die Dokumente aufwendig suchen, und meist neu ausfüllen, weil wir sie nur selten abgelegt hatten.»

Integration als grosses Plus

Als weiteren Punkt, den er an seinem System schätzt, nennt Peter Kunz die einfache Bedienung. Robert Caduff ergänzt hierzu: «Was dieses System vielleicht von anderen DMS unterscheidet ist die Tatsache, dass der Benutzer das Archivierungssystem eigentlich gar nie zu Gesicht bekommt. Die Archivierung läuft dank des hohen Integrationsgrades der Kendox-Lösung im Hintergrund ab, und wenn der Anwender etwas sucht, muss er nicht das System wechseln und kann direkt via Proffix über die Adresse, auf der das archivierte Dokument hinterlegt ist, suchen.»
In den Augen von Kunz ist dies eine Grundbedingung, die man an ein DMS stellen sollte. Wenn jedes Mal ein separates Programm gestartet oder ein neuer Prozess ausgelöst werden muss, damit ein Dokument archiviert wird, dann besteht die Gefahr, dass das System nicht konsequent genutzt wird – und damit ist die ganze Archivierung hinfällig. Caduff bestätigt dies: «Wenn die Benutzer mit zwei Programmen arbeiten müssen, wird es schwierig, Akzeptanz für das DMS zu schaffen. Integration ist hierbei zentral.»
Gerade in einer eher technologiefremden Branche ist es ohnehin schwierig genug, Akzeptanz für moderne IT-Systeme zu schaffen, wie Peter Kunz selbst erfahren musste. «Bei der Einführung von Proffix und damit zusammenhängend eines neuen Kassensystems bin ich bei einigen Mitarbeitern schon auf Widerstände gestossen, was letztlich sogar dazu führte, dass drei Mitarbeiter das Unternehmen verliessen.» Die meisten Mitarbeiter hätten aber schnell gemerkt, dass das System ihre tägliche Arbeit erleichtert, sobald sie sich an die Nutzung gewöhnt haben – so, wie IT eigentlich sein müsste. (mw)