Auch im Jahr 2012 steht das Senken der Betriebskosten bei vielen Unternehmen weit oben auf der Prioritätenliste. Umso erstaunlicher scheint es deshalb, dass ein Posten, bei dem grosse Einsparungen ohne wirklichen Verzicht möglich sind, bei zahlreichen Firmen noch immer nicht unter die Lupe genommen wird: das Dokumentenmanagement. Prinzipiell sollten sich alle Unternehmen mit ihrer Dokumentenmanagement-Umgebung befassen, sind doch Dokumenten-basierte Prozesse wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Solche Kernprozesse – wie Bestellaufträge, Patientenakten oder Rechnungen – treten regelmässig und häufig auf und wirken sich direkt auf alle Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern aus. Die Effizienz des geschäftskritischen Dokumentenmanagements ist somit für jedes Unternehmen ein wesentlicher Faktor, wenn es um die eigene Zukunfts- oder Wettbewerbsfähigkeit geht.
Umfassender Ansatz mit MDS
Angesichts der hohen Kosten des Dokumentenmanagements im Vergleich zum Jahresumsatz lohnen sich Managed Document Services (MDS) bereits für Unternehmen mit mehr als zehn Dokumenten-Output-Geräten (MFPs). Anbieter von MDS setzen dabei auf einen umfassenderen Ansatz als nur die bereits seit längerem bekannten MPS (Managed Print Services).
Bei einem MDS-Konzept steht nicht ausschliesslich die Optimierung des Druckvolumens im Mittelpunkt, sondern auch die Optimierung der Dokumentenprozesse. Will heissen: Neben der Optimierung der Druckinfrastruktur als Teil der Dokumentenprozesse werden den Kunden massgeschneiderte Lösungen zur Digitalisierung und Weiterverarbeitung von Dokumenten, Archivierungslösungen oder Lösungen für die Verbesserung der Informationssicherheit angeboten.
Das Ziel jeder MDS-Lösung ist dabei eine klare Effizienzsteigerung, in deren Zentrum die drei Faktoren Reduktion der Total Cost of Ownership (TCO), Verminderung der CO2-Emissionen sowie die Verbesserung der Kopier- und Druckleistung stehen. Hinzu kommt, dass durch den Einsatz energieeffizienter Bürokommunikationssysteme in Kombination mit einer individuell auf die Bedürfnisse zugeschnittenen Lösung für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement die Umwelt messbar entlastet werden kann.
Kontinuierliche Verbesserung
Die Realisierung eines MDS-Projekts beginnt zunächst mit der Analyse der Ist-Situation im Unternehmen. Dazu gehören unter anderem die Kostenfaktoren und individuelle Prozessabläufe rund um das digitale und gedruckte Dokument, inklusive Arbeits- und Dokumentenabläufe, Rechnungen und Verträge sowie das Anwendungsverhalten. Im nächsten Schritt entwickelt der MDS-Anbieter gemeinsam mit dem Unternehmen einen massgeschneiderten Business Case, der individuelle Kundenanforderungen an digitale Dokumentenverarbeitung, Systemverwaltung, Druckvolumen und Kostenkontrolle berücksichtigt. Die Lösung wird daraufhin nicht nur einmalig implementiert, sondern kontinuierlich verbessert und weiterentwickelt. Die Bandbreite der Leistungen kann dabei Lösungsberatung und Projektbegleitung bis hin zu Managed Services sowie auch Change Management umfassen, um die Mitarbeitenden des Unternehmens eingehend über technische Veränderungen und Neuerungen in der Dokumenten-Infrastruktur zu informieren und einzubeziehen.
Den Dokumenten Beine machen
In erster Linie geht es bei einer MDS-Lösung aber darum, Dokumentenprozesse effizienter und gleichzeitig einfacher zu gestalten. In Unternehmen ist es heute immer wichtiger, die Flut an unterschiedlichen Papierdokumenten so schnell wie möglich in die richtigen Kanäle zu leiten und im Nachhinein bei Bedarf sofort wiederfinden zu können. Obwohl sehr viele Geschäftsprozesse noch durch die Papierdokumente beherrscht werden, zeichnet sich der Trend zur Digitalisierung von Arbeitsabläufen ab, um Prozesse zu beschleunigen und Informationen besser verfügbar zu machen. Zum Beispiel kann mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) und einer digitalen Archivierung ein schnellerer Zugriff durch einen grösseren Mitarbeiterkreis auf archivierte Dokumente gewährleistet werden. Dies verkürzt die Informations-Suchzeiten der Mitarbeitenden. Durch das Digitalisieren von vertraulichen und sensiblen Dokumenten wird das Mass an Sicherheit erheblich erhöht, denn diese Informationen können nach Bedarf nur einem festgelegten Mitarbeiterkreis zugänglich gemacht werden. Kurz: Durch die Vereinfachung der Verarbeitungsschritte für den einzelnen Nutzer entsteht eine schlanke Informationslogistik, die Zeit und Kosten spart. Wenn sich die richtige Information immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort befindet, können sich Unternehmen gezielter auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Zu MDS gehört noch mehr
MDS erweitern, wie bereits aufgezeigt, den Ansatz des reinen Dokumenten-Output-Managements (MPS). Sie beinhalten das gesamte, unternehmensweite Dokumentenmanagement von der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Ausgabe. Bestimmte Anbieter können unter dem Schirm MDS neben DMS ihren Kunden auch im IT-Bereich Beratung, Dienstleistungen und Support bieten. Diese Entwicklung über die reine Ausgabe-Infrastruktur hinaus ist naheliegend und sinnvoll, denn Unternehmen fordern von ihren Dienstleistungs-Anbietern vermehrt ergänzende Services für das Management und die Verbesserung ihrer komplexen Geschäftsprozesse.
Die Anbieter von MDS-Lösungen sind geradezu prädestiniert, das Dienstleistungsportfolio um IT-Services zu erweitern: Durch die Einführung von MDS sind sie bereits bestens mit der IT-Infrastruktur eines Unternehmens vertraut. Da liegt es auf der Hand, noch andere Bedürfnisse zu adressieren. Ein Pluspunkt dabei ist, dass der Kunde auf diese Weise einen einzigen Ansprechpartner hat, der sich um alle wesentlichen Belange der IT-Infrastruktur kümmert. In Frage kommen beispielsweise IT-Services in den Bereichen Netzwerk, Server, Client und Applikationen, die das Output-Management optimal ergänzen.
Steigerung der Produktivität
Ziel von IT-Services muss stets sein, dem Kunden einen langfristigen Nutzen und einen Mehrwert zu bieten und ihm dabei zu helfen, bessere Geschäftsentscheidungen treffen zu können. Die gesamte IT soll dadurch produktiver und auch sicherer werden. Durch IT-Services können Unternehmen insgesamt wirtschaftlicher arbeiten, ihre Produktivität steigern, die Kundenzufriedenheit verbessern und die Kosten senken.
IT-Services bieten eine ganze Reihe von Vorzügen. Am wichtigsten: Durch die Auslagerung an einen professionellen Anbieter können sich Firmen ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Sie geben nur die IT-Strategie vor und lassen sich den Rest durch einen kompetenten Partner abnehmen. Ausserdem erhöht sich die Flexibilität, weil IT-Services jederzeit der wirtschaftlichen Lage angepasst und Arbeitsplätze beziehungsweise ganze Standorte einfach hinzugefügt oder weggelassen werden können (Skalierbarkeit). IT-Services haben deshalb so viel Potential, weil sie das Geschäftsleben insgesamt einfacher machen, indem sie zum einen mehr Zeit für das Wesentliche und zum anderen echte Wettbewerbsvorteile schaffen.
