Orianda gibt Daten aus der Hand

Wenn aus einem Unternehmen plötzlich zwei eigenständige rechtliche Einheiten werden, dann steht zumindest eine der entstandenen Firmen vor der Aufgabe, eine neue IT-Infrastruktur aufzubauen. Mit dieser Situation sah sich Ende 2010 auch Orianda, ein Schweizer IT-Beratungsunternehmen im SAP-Umfeld, konfrontiert. Damals wurden aus der 1998 gegründeten Firma Orianda das auf Business Intelligence (BI) fokussierte Unternehmen Thinkbetter sowie Orianda, das den Schwerpunkt auf Unternehmensberatung im Bereich Instandhaltung und Logistik sowie Anwendungsentwicklung legt.

Keine eigene Infrastruktur

Die Geschäftsleitung von Orianda entschied in der Folge, in den neu bezogenen Büroräumlichkeiten keine eigene IT-Infrastruktur aufzubauen, sondern externe Dienste in Anspruch zu nehmen. So werden zum Beispiel E-Mails über Office 365 gehostet, während die SAP-Systeme und sonstigen Server bei Amazon und Cloudsigma liegen. Aber damit nicht genug: Auch die gesamten Unternehmensdaten hat die Beratungsfirma ausgegliedert. «Seit Anfang 2011 liegen unsere Daten beim Schweizer Online-Speicher-Anbieter Wuala», erklärt Michael Zangl, Leiter Technology Solutions bei Orianda.


Als Orianda noch ein Unternehmen war, war eine herkömmliche Infrastruktur im Einsatz. Sämtliche Firmendaten befanden sich auf Fileservern in den Büros. Doch laut Zangl gab es bereits damals Diskussionen, ob diese Lösung optimal sei. «Die Infrastruktur war für uns etwas schwierig zu administrieren. Wir hatten die Daten vor Ort, aber die Mitarbeiter mussten auch von unterwegs remote darauf zurückgreifen können. Es war eine Herausforderung, die entsprechenden VPN-Verbindungen aufzusetzen. Da aber Software as a Service und externe Speicher dazumal noch relativ neu waren, wurde eine entsprechende Lösung nie ernsthaft in Betracht gezogen», führt Zangl aus.

Daten in der Schweiz

Bevor bei Orianda schliesslich die Entscheidung für Wuala fiel, wurden verschiedene Anbieter verglichen – «nicht alle, aber eine Shortlist», so Zangl. In Betracht gezogen wurden die Dienste Brainloop, Livedrive, Mydrive pro, Diino, Driveonweb, Nomadeck, Hidrive pro und Wuala. Darunter habe es nebst Wuala durchaus auch andere gute Dienste gehabt, wie zum Beispiel Brainloop. Dieses Unternehmen habe gut abgeschnitten in der Evaluation, aber: «Für uns als mittelständisches Unternehmen war es zu teuer und somit nicht wirtschaftlich.» Inbesondere die Möglichkeiten zum kollaborativen Arbeiten mit Office-Dokumenten und der Vergabe von Berechtigungen respektive Bearbeitungsmöglichkeiten der einzelnen Dateien sei bei keinem andere Tool so ausgeprägt gewesen wie bei Brainloop. Allerdings sei Brainloop damit weit über die Anforderungen von Orianda hinausgeschossen. Zudem sei es nicht als gesamtheitliche Lösung in Betracht gekommen, da dieser Dienst nicht als Massenspeicher gedacht sei, führt Zangl weiter aus.

Wuala im Gegenzug sei relativ günstig, einfach strukturiert und biete ein hohes Mass an Sicherheit. Dies sind laut Zangl die entscheidenden Faktoren, die zur Wahl des zu Lacie gehörenden Online-Speichers geführt haben. «Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass die Daten in der Schweiz gelagert werden. Sie liegen nicht irgendwo in Irland oder auf einem anderen Kontinent», betont er.
Gerade die Sicherheit sei eigentlich das Hauptthema, wenn man – zum Teil sensible – Unternehmensdaten rausgebe. Hier ist Wuala laut Zangl recht gut aufgestellt: «Wuala legt die Daten verschlüsselt auf dem Server ab. Die Daten werden Client-Seitig ver- und entschlüsselt und der Schlüssel ist Wuala nicht bekannt. Dadurch bietet das Unternehmen im Vergleich zu anderen Anbietern ein hohes Mass an Sicherheit.»

Organisatorische Herausforderung

Nachdem der Evaluationsprozess, der rund drei Monate gedauert hatte, abgeschlossen war, ging es an die Migration der Daten. Diese war schliesslich eine Sache von zwei bis drei Wochen, wie Zangl angibt: «Die Migration ging relativ schnell, es war aber auch nur ein Volumen von knapp 200 Gigabyte.»
Während die technische Migration keine Probleme bereitete, war die organisatorische Umstellung eine etwas grössere Herausforderung. So musste jeder einzelne Orianda-Mitarbeiter selbst ein eigenes Benutzerprofil für den Online-Speicher anlegen. Dazu habe die Geschäftsleitung dann jeweils bei Wuala einen Promotions-Code anfordern müssen. «Wuala ist bezüglich Administrierbarkeit noch etwas schwach, weil es stark auf Privatanwender ausgerichtet ist. So gibt es keine zentrale Benutzerverwaltung, was für uns einen gewissen organisatorischen Aufwand bedeutet», führt Zangl aus.
Für das Problem soll aber der für Mitte Jahr erwartete neue Wuala-Release, der zusätzliche Business-Funktionalitäten verspricht, Abhilfe schaffen. Von der neuen Version des Online-Speichers erhofft sich Zangl, dass Orianda die Administration besser zentralisieren kann: «Dann ist es zum Beispiel nicht mehr nötig, dass jeder Benutzer einen Promotions-Code bekommt. Vielmehr gibt es dann einen zentralen Wuala-Speicher, auf den die Leute Zugriff bekommen. Das ist zwar aktuell bereits möglich, allerdings ohne das Management von Berechtigungen. Das bedeutet, dass alle Benutzer die gleichen Berechtigungen haben und auf alle Daten zugreifen können», erläutert Zangl.

Gruppen statt Verzeichnisse

Akzeptanzprobleme bezüglich des neuen Dienstes gab es keine. Dies liegt Zangl zufolge auch daran, dass Orianda ein sehr junges Team habe und ein IT-Unternehmen sei. «Unsere Mitarbeiter sind empfänglich für Neues», so der Technology-Solutions-Leiter. Zudem sei die Geschäftsleitung von Anfang an hinter dem Wechsel auf den Online-Speicher gestanden.
Einem Unternehmen, das einen ähnlichen Schritt in Betracht zieht, rät Zangl, die Administration gut zu planen. Zudem sei es wichtig, vorher zu verstehen, wie Wuala funktioniere. Die von herkömmlichen physikalischen Fileservern bekannten Verzeichnis- und Berechtigungsstrukturen sucht man beim Online-Speicher vergeblich. Vielmehr operiert man hier mit Gruppen. Dabei ist es laut Zangl wichtig, dass man ein Konzept für die Handhabung der Gruppen, aber auch für die Namen errichtet. «Wenn jeder Mitarbeiter seinen Benutzer selber festlegt, hat man sonst am Schluss Kraut und Rüben, wenn man keine Namenskonventionen vorgibt», so Zangl.

Backup auf Prüfstand

Abgesehen von der Administration, wo noch einige Wünsche offen sind, ist man bei Orianda mit Wuala zufrieden. Insbesondere die Performance und die Verfügbarkeit lobt Zangl. Zudem ermögliche Wuala eine Senkung der Kosten. «Wir konnten die Kosten für die Speicher-Infrastruktur um über 50 Prozent reduzieren», betont der Technology-Solutions-Leiter.
Was nun für das laufende Jahr ansteht, ist die redundante Sicherung der Daten. «Aktuell halten wir die Daten teilweise redundant in Wuala selbst, haben aber auch noch einen manuellen Prozess, um die Daten lokal auf einem Speicher zu sichern. Hier müssen wir noch mehr Automatisierung reinbringen», erklärt Zangl. Und: «Das Backup wird nicht vollständig automatisch durch den Speicherdienst bewerkstelligt.» Wuala habe keine Lösung im Angebot, die das Backup mit einer gewissen Redundanz und zu einem Aufpreis für Orianda bewerkstelligen würde, wie Zangl auf Nachfrage beim Online-Speicher-Dienst erfahren hat. Deshalb diskutiere man momentan darüber, welcher der beste Weg für das Backup sei. Dabei wird ein weiterer Speicheranbieter in Betracht gezogen, aber auch, die Sicherung so zu lassen, wie sie ist. «Wir wollen soviel Redundanz wie möglich, am besten bei zwei völlig unabhängigen Speichermedien oder -anbietern. Darüber müssen wir uns nun Gedanken machen», so Zangl abschliessend. (abr)